Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Об оформлении обходного листа при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чёткого определения этому понятию белорусское законодательство не даёт, так как ни в одном нормативно-правовом акте страны, в том числе – Трудовом кодексе – не упоминается ни слова – ни единого положения или требования, имеющего касательство к этому, с позволения сказать, документу. И уж тем более – ни о каком обязательном исполнении данного условия речи идти не может!
Обходной лист: что представляет собой?
Как показывает практика, обходной лист – это внутренний документ, который сотрудник предоставляет руководству перед увольнением (или уходом в отпуск и т.п.) с целью подтвердить: он не присвоил себе ничего из имущества компании, которое ещё недавно (при осуществлении трудовой деятельности) ему было предоставлено и числилось за ним! Прежде всего, спор может возникнуть из-за мобильного телефона, служебного ноутбука, пропусков и ключей, каких-то ценных бумаг, денежных средств и других важных предметов…
Суть документа – получение отметок (подписей и печатей) у самых разных должностных лиц организации (отделов), подтверждающих отсутствие той или иной материальной задолженности! Чаще всего засвидетельствовать факт отсутствия имущественных претензий должны такие подразделения, как бухгалтерия, отдел кадров, юридический отдел, служба безопасности и т.д.
Что такое обходной лист?
При увольнении работников часто возникает вопрос об обязательности применения обходных листов.
Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее — ТК) не содержит определения такого понятия, как обходной лист. На практике под ним понимают документ, на котором посредством сбора подписей заинтересованных должностных лиц нанимателя фиксируется факт наличия (отсутствия) у работника различных задолженностей (материальной, по передаче дел, документов, имущества, спецодежды и т. п.).
Справочно
Обходной лист в обиходе часто называют «бегунок» в связи с тем, что работнику приходится «оббежать» должностных лиц нанимателя, чтобы они поставили на этом листе свои подписи.
Несмотря на отсутствие законодательно установленного определения понятия обходного листа, оно употребляется в некоторых нормативных правовых актах (например, в п. 352 Перечня документов, образующихся в деятельности государственного объединения «Белорусская железная дорога» и входящих в его состав организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь и Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.04.2011 № 21/72).
Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Заработная плата» № 2 (134), февраль 2017 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.
Рекомендации для работодателей: лучше до, чем после
Поскольку принуждать увольняющегося труженика к оформлению «бегунка», угрожать ему карами за неисполнение этого требования противозаконно и за это можно быть оштрафованным, лучше поступить иначе. Современный предприниматель заполняет обходной непосредственно при трудоустройстве нового сотрудника. Это сразу погружает новичка в систему работы в данной компании: он знакомится со структурой организации, ее руководителями и коллективом.
Все ценности, с которыми ему придется в дальнейшем работать, описываются в обходном. Сопротивляться такому «бегунку» вряд ли станет человек, желающий здесь работать, ведь начни он упорствовать, ему могут сразу указать на дверь, а это не в его интересах.
Случись увольняться, на руках у сотрудника будет такой обходной, где прописаны все его долги перед компанией, финансовые и материальные. Останется только все вернуть по списку и расстаться друзьями.
Недостача при подписании обходного листа
Помимо того, что руководителей подразделений нужно найти, они могут еще и отказать в подписании. Оснований для этого существует несколько:
- личная неприязнь и желание подпортить увольнение работнику;
- наличие недостачи.
В первом случае уговаривать и унижаться не стоит, в отделе кадров можно сослаться на необязательность документа и спокойно получить свои материалы и деньги. Что касается недостачи, то ее надо компенсировать. Бывает, что человек взял что-то в компании, например, книгу и забыл об этом. Это вскрывается только при формировании бегунка. Из этой ситуации есть два выхода – найти взятый предмет или компенсировать финансово.
У руководства компании есть три пути разрешения вопроса по недостаче:
- Внести стоимость вещи в расчет и получить компенсацию из заработной платы.
- Получить обратно предмет, если он не был утерян или испорчен.
- Простить долг сотруднику, нигде его не фиксируя.
Последний вариант применяет, если речь идет о недорогом имуществе, а сотрудник в течение всего времени проявлял себя хорошо. Что касается серьезных недостач, то дело может дойти и до суда, где работника обвинят в воровстве.
Правомерность невыдачи трудовой без обходного
Согласно 84 статье Трудового кодекса нарушение процедуры увольнения, в частности, незаконное удержание трудовой книжки, грозит компании серьезными штрафами. Предприятие в этом не заинтересовано, притом у фирмы есть право не выплатить часть денежных средств в счет погашения долга. Проблема в том, что руководство не всегда знает об обязательствах сотрудников перед предприятием. Именно по этой причине внедряется обходной лист.
Совет! В некоторых ситуациях и самому сотруднику выгодно оформление бегунка. При его сдаче компания не вправе производить каких-либо удержаний из расчета. Отмечая, нужно ли подписывать обходной лист при увольнении, можно сказать, что это стоит сделать, если в этом присутствует выгода.
Многими работодателями бегунок ставится очень высоко. Руководство буквально запугивает сотрудников тем, что не выдаст без него трудовую книжку. Подобные действия неправомерны. Если такое указано во внутренних актах компании, значит, есть противоречие законодательству. Сотрудник вправе отказаться от обходного листа. Если работодатель из-за не предоставления бегунка не рассчитывает служащего, организации грозит административная ответственность и потенциально суд. На основании этого можно сделать вывод, что правомерность требования обходного листа при увольнении неоднозначна.
Что делать, если руководитель отказывается подписывать обходной лист
Согласно Трудовому Кодексу нашей страны, увольнение физических лиц может проводиться только при наличии приказа работодателя, заполненного по установленной законом форме. В законодательстве Российской Федерации содержится ряд положений, регулирующих правила расторжения трудового договора с работниками государственной службы и коммерческих организаций. В последнем случае процедура увольнения зачастую сопровождается подписанием обходного листа, так называемого бегунка.
Отметим также, что приказ об увольнении оформляется в двух экземплярах, один из которых отдаётся работнику на руки. В обязанности непосредственного начальства работника входит предупредить лицо об увольнении.Срок может меняться в зависимости от причин (это может быть ликвидация компании, банкротство или смена собственника).
Почему сотрудники соглашаются оформлять обходной лист?
Сотрудник подчиняется требованию руководства и собирает подписи на обходном документе по многим причинам:
- он не хочет создавать конфликтную ситуацию с бывшим работодателем, т. к. часто при устройстве на новую работу часто запрашивают характеристику с предыдущего места;
- после его ухода согласующие подписи на документе, поставленные ответственными сотрудниками, дают основание работодателю предъявлять претензии в случае выявленных впоследствии ошибок не ушедшему работнику, а подписавшим документ лицам. То есть оформленный обходной листок является гарантией для руководства того, что ответственные за прошлую деятельность работника после его ухода будут найдены.
Кто должен подписывать обходной?
Обходной состоит из таблицы, где в первом столбце списком представлены все подразделения фирмы, в которых он мог бы считаться должником. По работе он вполне мог и не обращаться никогда в большинство из этих отделов, однако подпись от их руководителя получить надо. Стандартный список, помещаемый в обходной, состоит:
- из бухгалтерии (нужна подпись главбуха);
- кадрового отдела (расписывается завотделом);
- хозчасти (требуется факсимиле завхоза);
- отдела, заведующего обеспечением инструментами, оборудованием и прочим «инструментарием» для работы;
- структурное подразделение, где работал бывший сотрудник и пр.
Список в обходном зависит от структурной сложности организации, в которой трудился гражданин.
Подпись каждого из начальников, проставленная в соответствующих графах обходного, будет доказательством того, что работник юридически перед ними чист.
Бесплатная консультация юриста Ответим на ваш вопрос за 5 минут!
Главными лицами, заинтересованными в заполнении рассматриваемого документа, выступают руководители и работники кадровой службы. Перед выдачей сотруднику трудовой книжки и иных бумаг они проверяют наличие на листе всех подписей и печатей. Для чего нужен обходной лист в этом случае? А чтобы убедиться, что:
- все ценные вещи, принадлежащие компании, рабочий сдал;
- у компании нет долгов перед сотрудником, а у сотрудника – перед этим нанимателем.
На практике в обходном листе можно отражать информацию о сдаче:
- рабочего телефона;
- пропусков;
- ключей;
- представляющих ценность или важных бумаг;
- ноутбука;
- других вещей, которые работодатель посчитает нужным включить в список.
Для сотрудника рассматриваемый документ тоже может быть полезным. Ведь он получает при увольнении обходной лист на руки. А он послужит доказательством того, что своему работодателю человек ничего не должен. Значит, и претензий к нему быть не может.
Также смотрите статью: «За что могут уволить по ТК РФ».
Рекомендации для работодателей
Как же поступить работодателю, которому необходимо подтвердить отсутствие материальной задолженности перед предприятием у увольняющегося сотрудника?
В первую очередь, следует помнить – обходной лист мера рекомендательная и не прописана в Трудовом Кодексе.
Нельзя заставлять сотрудника заполнять его в обязательном порядке и, тем более, угрожать не выдать ему расчет или оригинал трудовой книжки на руки. В данном случае, если сотрудник обратится в суд, неприятностей не избежать.
Многие предприятия вводят такую практику, при которой обходной лист заполняется сотрудником при поступлении на работу. Это помогает новому сотруднику, во-первых, лучше познакомиться с коллективном и его ключевыми фигурами, а во-вторых, сразу провести опись ценностей, к которым он в силу должностных обязанностей будет иметь доступ.
К тому же, человек, который хочет скорее приступить к работе в компании, обычно беспрекословно выполняет данное требование руководства.
Впоследствии, наличие такого обходного листа, заверенного подписью самого сотрудника и начальников соответствующих отделов, позволит быстро решить вопрос с возвратом переданных ему на ответственное хранение или во временное пользование данных и материальных ценностей.
Если вы планируете оформить обходной лист при приеме сотрудника на работу, включите этот пункт его трудовой договор в обязательном порядке.
Как должен быть оформлен обходной лист
Если руководитель организации принял решение о том, что такой документ необходим при увольнении сотрудника, то кадровикам нужно его разработать и правильно оформить. Каких либо специальных форм законодательством не предусмотрено, но есть общие рекомендации, правила и практические образцы аналогичных документах, о которых мы сейчас кратко поговорим.
В обходной лист целесообразно внести только те подразделения, в которых вообще возможно образование задолженности (финансовой, документальной и др.).
Отметки об отсутствии задолженности должны ставить руководители служб, либо уполномоченные на то лица.
В случае невозможности возврата подотчетных материальных ценностей, решается вопрос о возмещении ущерба в установленном законом порядке. Если образовалась финансовая задолженность перед бухгалтерией, то она в определенных случаях, может быть удержана из его заработной платы работника.
Процедура оформления обходного листа при увольнении
О том, как именно происходит процедура оформления обходного листа, мы уже говорили чуть выше.
Теперь же рассмотрим этот процесс подробно, сделав акцент на обязательных шагах работника и работодателя.
Итак, при увольнении сотрудник должен направиться в отдел кадров и получить там бланк обходного листа для заполнения.
Подготавливается данный документ согласно внутренним распорядкам конкретной организации, так как единого установленного образца в данный момент не существует.
Обходной лист должен включать в себя следующие пункты:
- Информацию об устройстве рабочего места сотрудника, передаче ему ключей от данного кабинета, выделении служащему номера рабочего телефона (если применимо).
- Информацию о предоставлении служащему рабочей мебели, оргтехники, расходных канцелярских принадлежностей, служебного мобильного телефона.
- Информацию о предоставлении сотруднику доступа к корпоративным базам данных и программному обеспечению.
- Информацию о передаче необходимых документов, предоставлении печати.
- Информацию о выдаче на руки сотруднику пропуска на территорию и служебного удостоверения.
- О предоставлении сотруднику доступа к рабочему электронному почтовому ящику.
- Информацию о выдаче необходимых для работы материалов и инструментов (если применимо).
- Информацию о предоставлении сотруднику служебного автомобиля (если применимо).
Далее, сотрудник обходит с бланком обходного листа всех лиц, которые должны завизировать своей подписью факт сдачи сотрудником дел, документации, предоставленного ему во временное пользование оборудования.
Кто должен подписывать обходной?
Обходной состоит из таблицы, где в первом столбце списком представлены все подразделения фирмы, в которых он мог бы считаться должником. По работе он вполне мог и не обращаться никогда в большинство из этих отделов, однако подпись от их руководителя получить надо. Стандартный список, помещаемый в обходной, состоит:
- из бухгалтерии (нужна подпись главбуха);
- кадрового отдела (расписывается завотделом);
- хозчасти (требуется факсимиле завхоза);
- отдела, заведующего обеспечением инструментами, оборудованием и прочим «инструментарием» для работы;
- структурное подразделение, где работал бывший сотрудник и пр.
Список в обходном зависит от структурной сложности организации, в которой трудился гражданин.
Подпись каждого из начальников, проставленная в соответствующих графах обходного, будет доказательством того, что работник юридически перед ними чист.
Зачем нужны обходные листы при увольнении сотрудников
Руководство предприятия зачастую вводит в заблуждение сотрудников, мотивируя их на заполнение обходного листа тем, что это является обязательным началом процедуры увольнения. Данная практика позиционируется как необходимость проверки сотрудников на возможные задолженности перед предприятием.
Отметим, что только сотрудник решает, подписывать ему обходной лист или нет. В трудовом кодексе нет закона, который обязывает сотрудника собирать подписи ответственных лиц. Соответственно обходной лист как документ не имеет юридической силы, и, как следствие, работодатель не вправе применять меры дисциплинарного взыскания при отказе заполнения.
Существует всего лишь четыре организации, в которых требование обходного листа признаётся правомерным и носит обязательный характер:
- ФМС России;
- орган исполнительной власти России – Федеральная служба по военно-техническому сотрудничеству (ФСВТС);
- Федеральная служба по тарифам и её региональные представительства;
- отраслевые министерства (например, министерство спорта, молодёжной политики и туризма).
В связи с тем, что трудовое законодательство никоим образом не регулирует понятие «обходной лист», данный документ не имеет конкретного образца и установленной формы. Поэтому выглядит лист так, как устанавливает сама организация, и составляется он согласно внутренним локальным актам.
В обходном листе обычно указывают следующее:
- ФИО уволившегося сотрудника, его должность.
- Наименование организации.
- Дата, когда был уволен сотрудник и дата последнего рабочего дня (как правило, это одна и та же дата).
- Подтверждение факта сдачи рабочего имущества в полном порядке и сохранности и отсутствия долгов и недостачи.
- Перечень всех подразделений, которые нужно обойти и подписи их представителей.
- Отметка о выдаче трудовой книжки с подписью сотрудника и представителя отдела кадров.