Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «5 основных правил заполнения журнала регистрации трудовых договоров». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Журнал иначе называют книгой регистрации или учета трудовых договоров. Он, помимо предоставления отчетности, используется для внутреннего менеджмента предприятия. По книге можно оперативно определить текущее положение кадрового потенциала компании и собрать статистические данные.
Зачем нужен такой журнал на предприятии
Многие менеджеры и кадровики задаются вопросом: стоит ли вести журнал регистрации, ведь ответственности за его отсутствие нет. Этот вопрос очень актуален.
Такой журнал необходим для того, чтобы вести учет данных о трудовых договорах и доп. соглашениях, которые заключаются на данном предприятии или в организации.
В него вносятся сведения о документе, дата создания, факт отправки или получения.
Благодаря данному журналу на предприятии не потеряется документ, не могут быть уничтожены его копии, а значит и сам факт существования договора.
Журнал – незаменимый помощник в случае судебного разбирательства. Он может служить доказательством со стороны работника или со стороны работодателя. При необходимости его может истребовать и суд.
Журнал очень удобно использовать, поскольку он заменяет огромное количество трудовых договоров, которые нужно хранить в архиве, и дополнительных соглашений, находящихся в разном порядке. На его основе составляются статистические отчеты в крупных фирмах и компаниях.
Особенным нюансом является правильное хранение книги, где вписаны все трудовые договора и дополнительные соглашения. Если документ закончился, то на последней странице пишут дату, затем пломбируют журнал и спускают в архив. Там документация такого рода должна сохраняться в течение 75 лет.
Для нового документа оформляет приказ начальство. В нем обязательно указывают, в каком типе ведется книга: электронный вариант или бумажный, кто ответственен за заполнение документа и в какой форме происходит учет.
Для кадровых работников важно вести учет всех сотрудников, чтобы вовремя была возможность делать различные отчисления, например в ФСЗН, выдавать справки, контролировать текучесть кадров, а также их перемещение внутри подразделений по должностям. Для этого и ведется журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Туда вписывают все документы, заключенные о трудоустройстве с физическими лицами. Вести его должен работник кадровой службы в электронном или бумажном варианте.
Документ под названием «Журнал (книга, реестр) регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений» не входит в пакет обязательной кадровой документации. Ответ на вопрос: обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров, — нет, в законодательстве такого требования нет, унифицированная форма не утверждена. Но работодателям рекомендуется его оформлять в целях упорядочения документооборота. Это инструмент, позволяющий быстро найти контракт, уточнить информацию или внести изменения. Он необходим кадровикам крупного предприятия, на котором работает большое количество сотрудников. Решение о введении учета контрактов, утверждении формы документа принимается руководителем и оформляется локальным нормативным актом — приказом.
На практике ведение учета договоров осуществляется как в бумажном, так и в электронном виде. Чтобы выбрать правильную форму, важно определить цель ведения документа. Если он применяется в информативных целях, для контроля за сроком действия контрактов, например, то достаточно электронного варианта.
Если его планируется использовать для доказательства выдачи документации на руки работникам — в суде, для подтверждения своей аргументации во время спора или в ходе проверок, — ведите учет в бумажной форме. В этом случае его оформление должно отвечать стандартам делопроизводства: журнал прошивают, нумеруют страницы, заверяют подписью руководителя.
В законодательстве нет конкретных указаний, должен ли журнал регистрации трудовых договоров быть прошит и скреплен печатью, так как этот документ не является обязательным для работодателей. Но есть общие требования по делопроизводству, утвержденные ГОСТами и документами Росархива (Р 7.0.97-2016 от 08.12.2016 и приказ Росархива № 76 от 23.12.2009), в соответствии с которыми документ, в котором больше трех листов, нумеруется, и перед сдачей в архив сшивается и заверяется. В целях обеспечения достоверности вносимых данных, сохранности реестра контрактов рекомендуется его прошивать и заверять, предварительно пронумеровав листы.
Готовая, отпечатанная типографским способом книга регистрации продается в магазинах канцтоваров. Но удобнее создать шаблон в таблице и распечатывать листы по мере необходимости. На титульном листе указывают:
- наименование организации;
- наименование документа (журнал, книга, реестр);
- даты заполнения — начало и окончание;
- данные лиц, ответственных за ведение.
Где купить книгу учета трудовых договоров?
Журнал можно купить в магазине по продаже готовых бланков, через Интернет или скачать удобную форму для вашего предприятия на выбранном сайте. Предприятие может вести книгу в произвольной форме, исходя из специфики его вида деятельности и ведения учета в бумажном виде или электронной форме.
Стоит этот журнал не дорого – около 300 рублей. Но эта незначительная сумма поможет организации упорядочить кадровый документооборот и повысить эффективность труда кадровика.
Вести или не вести журнал учёта трудовых договоров, а если вести, то как? Вопрос актуальный для многих менеджеров по персоналу. И ответ на него, скорее всего, утвердительный: да, лучше завести такой журнал и вносить туда все необходимые записи. Это упростит для вас вопрос регистрации и нумерации договоров и поможет быстро отыскать необходимую информацию и сам договор в архиве.
Предыдущая статья: Расчет пени по ставке рефинансирования Следующая статья: Самый прибыльный бизнес в России
Как заполнять журнал регистрации договоров и соглашений трудового типа
Правильное выполнение нумерации записей в регистрационном журнале играет важную роль в ведении документа, чтобы при ее проставлении не возникало проблем необходимо соблюдать определенные правила:
- В «Пункте по порядку» необходимо ставить порядковое число трудового договора в журнале, какая по счету запись, а не номер, указанный на контракте, для которого существует индивидуальная полоса;
Важно: внесение в данную графу номера соглашения является самой распространенной ошибкой.
- В графе 3 указывается исключительно порядковое число основного трудового договора, а вот уже номер дополнительного соглашения пишется в графе N10.
При заполнении журнала не обязательно придерживаться строгих правил в соответствии с его формированием, например, графу 3 с номером договора можно разделить на две части и указывать одновременно номер основного трудового договора и дополнительного соглашения или нескольких, это даст возможность в полной мере применять информацию о той или иной документации.
Важно: журнал формируется согласно общим правилам, принятым в российском делопроизводстве, и является основой для регистрации документов.
Его оформление не имеет никаких сложностей, необходимо только учитывать определенные нюансы.
Обложка журнала регистрации должна состоять из жесткого или полужесткого материала, это обеспечит ей долговечность.
- Бумагу для листов лучше применять офисную проклеенную с плотностью не менее 60 граммов на кв. метр.
- Титульный лист должен нести информацию о наименовании организации, названии самого документа с датой начала и конца ведения документа.
- Нумерация страниц выполняется перед началом применения.
- Первая страница остается не тронутой или применяется для образца заполнения документа в дальнейшем.
- Вторая страница содержит данные людей, которые имеют отношение к заполнению журнала:
- ФИО и личные данные;
- Номер;
- Период;
- Должности;
- Основание – приказ;
- Ставиться их подпись.
- Далее на каждом развороте документа указываются данные сотрудников:
- Порядковый номер записи;
- Номер трудового договора и дополнительных соглашений к нему;
- Необходимые данные и должность;
- Данные об образовании;
- Структурное подразделение;
- Даты заключения и расторжения соглашений;
- Информация о качестве выполняемой работы.
- Последняя страница регистрационного журнала несет сведения о периоде закрытия, прошивания, опечатывания и сдачи в архив.
Как исправить ошибку в журнале регистрации
Исправления в журнал регистрации нужно вносить таким образом, чтобы ошибочно внесенную запись можно было легко прочитать. Поэтому использовать корректоры-замазки, клейкие корректирующие ленты и сплошное зачеркивание нельзя. Новая запись вносится здесь же, под тем же порядковым номером.
При этом сотрудник, которые ведет журнал, в графе «Примечание» должен сделать отметку о внесении исправлений, например, «Исправлено в графе «Должность» 21.06.2021 И.А. Иванова».
***
Ведение журнала регистрации трудовых договоров поможет значительно улучшить функционирование кадровой системы предприятия. Он будет служить юридическим подтверждением наличия трудовых договоров и соглашений к ним. Составляется он в свободной форме и хранится на протяжении длительного времени.
Характеристики товара
- Бренд: Кадры в порядке
- Артикул: КД-03
- Тип: журнал
- Область применения: Кадровое делопроизводство
- Комплект: N
- Количество в упаковке: 1
- Формат: А4
- Количество листов: 32
- Ориентация: вертикальная
- Тип обложки: мягкая
- Материал обложки: золотистый картон
- Съёмная обложка: Есть
- Количество страниц: 64
- Нумерация страниц: да
- Тип бумаги: офсетная
- Плотность бумаги: 80 г/м2
- Печать: цифровая
- Рабочая поверхность листа: двусторонняя
- Тип крепления: скрепки
- Прошнурован: Да
- Тип шнуровки: Лента
- Опломбирован: Да
- Тип пломбы: Номерная голографическая
- Вес (грамм): 200
- Длина (мм): 288
- Ширина (мм): 210
- Высота (мм): 6
- Толщина (мм): 6
- Цвет : золотистый
- Страна изготовитель: Россия
Какую информацию рекомендуется включать в журнал учета трудовых договоров?
Работодатель самостоятельно определяет, в какой форме осуществлять ведение журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений и какую информацию туда включать. Информация может размещаться как в обычной тетради, так и на листах формата А4. В этом случае рекомендуется прошить документ, пронумеровать его и скрепить подписью руководителя или иного уполномоченного лица. Допускается ведение и электронного журнала, недостатком которого является лишь отсутствие подписей ответственных лиц.
Общие сведения, нужные для титульного листа журнала:
- наименование организации;
- Ф. И. О. сотрудника, ответственного за ведение;
- дата начала и окончания ведения документа.
Внутри журнал обычно содержит таблицу, куда вписываются:
- дата заключения договора (допсоглашения);
- номер договора (соглашения);
- Ф. И. О. и должность сотрудника, с которым заключен договор;
- наименование подразделения, где трудится работник;
- срок действия документа (срочный, с указанием даты, или бессрочный);
- характер трудоустройства (основная работа, по совместительству и пр.);
- информация о дате прекращения трудовых отношений с указанием основания.
Можно предусмотреть место для подписей сотрудников о получении оригинала документа. Хотя это необязательно, т. к. получение работником его экземпляра договора (допсоглашения) подтверждается соответствующей распиской на экземпляре работодателя (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).
Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?
Трудовое законодательство не включает нормы об обязательном ведении журнала регистрации трудовых отношений и дополнительных соглашений. Однако наличие такого учета в организации отвечает интересам самой компании и ее работников.
Это объясняется следующими обстоятельствами:
- Он дает возможность точно и в полном объеме контролировать заключение, изменение и расторжение трудовых договоров и дополнительных соглашений. Это важно при контроле сотрудничества с лицами, работающими по совместительству;
- Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений позволяет оформлять отчеты и отслеживать численность персонала;
- Данные журналы существенно упрощают поиск сведений по каждому сотруднику. Ведь в процессе текущей деятельности часто необходимо найти информацию об условиях договора или дополнительного соглашения с тем или иным работником;
- В журнале удобно делать отметки о получении сотрудником своего экземпляра или об ознакомлении с изменениями, отраженными в дополнительном соглашении.
Более того, ведение данного учета исключает манипулирование работодателем со стороны недобросовестных работников.
Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?
На крупных предприятиях количество трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним может быть огромным, и чтобы не держать их все под рукой, кадровому инспектору легче обзавестись дополнительным кадровым регистром — журналом учета, куда в хронологическом порядке вносится информация как о самих договорах, так и о допсоглашениях к ним.
О форме трудового договора подробно рассказано в этой статье.
Так систематизируются сведения о приеме и увольнении работников, а также об изменениях условий труда.
ВАЖНО! Ведение указанного журнала не является обязательным требованием трудового законодательства, однако оно может существенно помочь кадровику в его работе с персоналом.
Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно. Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4. Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица.
На журнале должно быть отражено следующее:
- наименование работодателя;
- даты начала и окончания ведения журнала;
- Ф.И.О. ответственного лица и его подпись.
В остальном оформление журнала будет зависеть от пожеланий самого кадровика и особенностей его работы.
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
Есть журналы и книги учета, которые вести в кадровой службе необходимо – например, журнал регистрации медосмотра работников, журнал регистрации инструктажей по охране труда. Существуют журналы, которые вести необязательно, но целесообразно, например, журнал учета справок, журнал регистрации приказов.
Законодательством не установлена обязанность компаний в обязательном порядке вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.
Однако данный журнал можно вести для удобства и упорядочивания хранения информации о подписанных с работниками документах, особенно в больших компаниях с наличием большого количества работников, в случае частой смены персонала, большой «текучки».
Если в организации трудятся работники по срочному трудовому договору, то вести журнал учета трудовых договоров очень удобно. Согласно Трудовому кодексу, о прекращении срочного трудового договора организация должна предупредить работника в письменной форме не менее чем за три календарных дня.
Если момент, когда срочный договор необходимо расторгнуть, будет упущен, то есть работник будет продолжать работу, условие о срочном характере трудового договора утратит силу. Трудовой договор будет считаться заключенным на неопределенный срок.
Поэтому работодателю необходимо внимательно следить за сроками расторжения срочных трудовых договоров, что удобно делать, упорядочив информацию с помощью журнала.
Журнал учета окончания срочных трудовых договоров и журнал учета трудовых договоров можно вести отдельно, разработав для этих целей две отдельные формы.
БухгалтерияОхрана труда и техника безопасностиМЧСКадровая работа: Журналы, бланки, формыЖурналы, бланки, формы документов для органов прокуратуры и суда, минюста, пенитенциарной системыЖурналы, бланки, формы документов МВД РФКонструкторская, научно-техническая документацияЛесное хозяйствоПромышленностьГостиницы, общежития, хостелыСвязьЖурналы и бланки по экологииЖурналы и бланки, используемые в торговле, бытовом обслуживанииЖурналы по санитарии, проверкам СЭСЛифтыКомплекты документов и журналовНефтебазыБассейныГазовое хозяйство, газораспределительные системы, ГАЗПРОМЖКХЭксплуатация зданий и сооруженийЖурналы и бланки для нотариусов, юристов, адвокатовЖурналы и бланки для организаций пищевого производства, общепита и пищевых блоковЖурналы и бланки для организаций, занимающихся охраной объектов и частных лицЖурналы и бланки для ФТС РФ (таможни)Журналы для образовательных учрежденийЖурналы и бланки для армии, вооруженных силБанкиГеодезия, геологияГрузоподъемные механизмыДокументы, относящиеся к нескольким отраслямНефтепромысел, нефтепроводыДелопроизводствоЖурналы для медицинских учрежденийАЗС и АЗГСЭлектроустановкиТепловые энергоустановки, котельныеЭнергетикаШахты, рудники, метрополитены, подземные сооруженияТуризмДрагметаллыУчреждения культуры, библиотеки, музеиПсихологияПроверки и контроль госорганами, контролирующими организациямиРаботы с повышенной опасностьюПожарная безопасностьОбложки для журналов и удостоверенийАптекиТранспортРегулирование алкогольного рынкаАвтодороги, дорожное хозяйствоСамокопирующиеся бланкиСельское хозяйство, ветеринарияСкладСнегоплавильные пунктыСтройка, строительствоМетрологияКанатные дороги, фуникулерыКладбищаАрхивыАттракционыЖурналы для парикмахерских, салонов красоты, маникюрных, педикюрных кабинетов
Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?
На крупных предприятиях количество трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним может быть огромным, и чтобы не держать их все под рукой, кадровому инспектору легче обзавестись дополнительным кадровым регистром — журналом учета, куда в хронологическом порядке вносится информация как о самих договорах, так и о допсоглашениях к ним.
О форме трудового договора подробно рассказано в этой статье.
Так систематизируются сведения о приеме и увольнении работников, а также об изменениях условий труда.
ВАЖНО! Ведение указанного журнала не является обязательным требованием трудового законодательства, однако оно может существенно помочь кадровику в его работе с персоналом.
Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно. Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4. Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица.
На журнале должно быть отражено следующее:
- наименование работодателя;
- даты начала и окончания ведения журнала;
- Ф.И.О. ответственного лица и его подпись.
В остальном оформление журнала будет зависеть от пожеланий самого кадровика и особенностей его работы.
Проверьте все ли обязательные кадровые журналы и книги учета ведутся на вашем предприятии с помощью справочно-правовой системы КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.
Ведение и внесение записей в журнал регистрации: как это происходит на практике?
Как уже было сказано, вопрос о ведении журнала регистрации остается на усмотрение работодателя. Вместе с этим, если в компании такой журнал предусмотрен, то чаще всего его ведет кадровик. Иногда эти обязанности могут возлагать на бухгалтеров.
Далее предлагаем разобрать, как правильно заполнить журнал учета.
Первый шаг:
сначала следует прошить журнал учета. В первую очередь на этапе подготовки прошейте все страницы и сделайте заверительную надпись. Для этого используйте прочную нить, которую следует пропустить в имеющиеся отверстия начиная сзади, а затем вверх, а после назад в среднее отверстие. Концы нити, выведенные назад, связываются узлом, обхватывая проходящую от верхнего до нижнего отверстия часть нити.