Оформление дел и передача их на архивное хранение

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление дел и передача их на архивное хранение». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Уточнение состава дела без изъятия «непрофильных» документов

2. Смысл внутренней описи

3. Где хранятся уголовные дела — Законники

4. Формирование дел в организации и их текущее хранение

5. Текущее хранение документов: порядок формирования дел

6. Особенности формирования в дела отдельных видов кадровых документов

7. Технологии прошивки дела Рис. 3

8. Исправление ошибок и опись документов

9. Как исправлять ошибки

10. Где обычно используют листы – заверители

11. Способы прошивки документов

12. Подшивка документов на предприятии

13. Сроки хранения документации в архиве

Форма приводится в Приказе Минкультуры России № 526 от 31.03.2015 (Приложение 27). Она состоит из таблицы с регистрационными данными (на каждую официальную бумагу), строк с указанием количества документов и строк, где приводится общее количество листов в папке.

Уточнение состава дела без изъятия «непрофильных» документов

Второй вариант исправления ошибки в формировании дела появился в практике работы коммерческих организаций, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов. Из сформированного дела в процессе передачи его на архивное хранение «непрофильные» документы не изымаются и в другие подразделения и дела не передаются. Но основная цель хранения – обеспечить рациональное использование архивных документов и быстрое исполнение различного рода справок, в т.ч. социально-правового характера, – вполне достигается за счет того же метода аннотирования документов дела.

Алгоритм исправления ошибок, выявленных в процессе передачи документов на архивное хранение, без изъятия документов почти такой же.

1. Во внутренней описи документов дела проставляются сроки хранения всех ошибочно включенных в него документов по личному составу, чтобы в последующем в архиве на заключительном этапе экспертизы ценности, можно было принять окончательное решение о судьбе всего дела и конкретных документов в его составе.
Оформляются сроки хранения так, как показано было в Примере 2, но, конечно же, никакие сведения об изъятии и передаче документов в графу «Примечание» не вносятся, иногда оформляется отметка об экспертизе ценности в архиве (см. Пример 6).
Итоговую запись к внутренней описи точно так же дополняют сведениями о количестве содержащихся в деле «непрофильных» документов по личному составу. Сделанное дополнение, как и любое изменение внутренней описи, как правило, подписывается сотрудником, сформировавшим дело.

2. В лист-заверитель дела вносятся изменения, но только не об изъятых, а о содержащихся в нем «непрофильных» документах. Изменения подписываются в обычном порядке (см. Пример 7).

3. Наконец, к приказам по личному составу, остающимся в деле постоянного срока хранения, формулируется аннотация. Но аннотируется не каждый «непрофильный» приказ, а только те приказы об изменении фамилии, которые будут служить основаниями для исполнения запросов и быстрый поиск которых необходимо обеспечить в будущем. Аннотация переносится на обложку дела (ниже заголовка с красной строки) и в опись дел постоянного хранения. Порядок оформления показан был в Примерах 4 и 5.

Смысл внутренней описи

Под делом понимается комплект документов, которые характеризуют отдельный вопрос или человека. Наглядный пример — личное дело сотрудника. В нем собраны все бумаги, касающиеся работника:

личные (копии паспорта, ИНН, СНИЛС (при условии, что они нужны по работе);
об образовании (дипломы, сертификаты, профессиональные аттестаты (аналогично, если требует работа, например для учителей);
кадровые (приказ о приеме на работу, трудовой договор, личный листок учета кадров);
прочие (благодарности, грамоты, рекомендации).

Все их нужно упорядочить. Важно указать, когда бумаги были предоставлены и зарегистрированы, на скольких листах. Также указывают, где именно в деле их можно найти.

Где хранятся уголовные дела — Законники

Вместе с приятелем подозреваюсь по ст. 161, ч. 2, УК РФ («квалифицированный грабеж») следствие длится больше года, хожу под подпиской, а второй подозреваемый — в федеральном розыске. Потерпевший согласен на мировую. Можно ли прекратить дело на этом основании? Следствие будет длиться, пока моего приятеля не поймают?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам:

7 доб. 987 (Москва и область)
7 доб. 133 (Санкт-Петербург и область)
8 доб. 652 (Регионы)

Это быстро и бесплатно!

1. Примирение в вашем случае может повлиять исключительно на смягчение наказания, но не на освобождение от уголовной ответственности.

Будучи следователем, отвечу однозначно (и других вариантов нет). Уголовное дело (целиком, полностью, без каких либо «уничтожений оправергнутых Судом документов») хранится в суде первой инстанции.

Материалы дела на какой-то период могут находиться в другом месте (к примеру истребованы вышестоящей судебной инстанцией) но в итоге все равно возвращаются в суд.

Некоторые копии документов уголовного дела действительно могут храниться в соответствующем деле оперативного учета в органе, осуществлявшем ОРД по данному делу, но это никакого значения не имеет.

1 ответ. Москва Просмотрен 63 раза. Задан 2013-05-22 11:16:09 0400 в тематике «Уголовное право» Для чего уголовные дела хранятся ?например закрытые дела,зачем их хранят? — Для чего уголовные дела хранятся ?например закрытые дела,зачем их хранят. далее

1 ответ. Москва Просмотрен 99 раз. Задан 2012-09-09 10:47:31 0400 в тематике «Другие вопросы» Как поступить в такой ситуации? помогите! (в) — Как поступить в такой ситуации? помогите! (в).

Во время презентации процедуры оформления биометрических паспортов журналистам было продемонстрировано, что снятие биометрических данных (отпечатков пальцев рук) для изготовления биометрического паспорта будет занимать максимум 15-20 минут.

Выдача биометрических паспортов в Украине начнется с 12 января, а бланк паспорта (нового образца) гражданина Украины для выезда за границу будет производиться в форме книжечки и состоять из 32 страниц с дополнительной степенью защиты.

Таких не берут в космонавты(в архивариусы) Ну а если серьезно, то закон у нас создан так что можно посадить любого невиновного, хотя вроде как он же(Закон) гуманный и можно обжаловать приговор в любое время (даже через 20 лет), ну мы тебе при этом не дадим ознакомиться с делом, вспоминай, мол, сам всё.

Защита подсудимого Москва от 60000 руб. Похожие вопросы

Каков максимальный срок ведения уголовного дела? 11 Мая 2021, 14:08, вопрос №1633463 4 ответа
Сроки передачи уголовного дела из районного суда в Мосгорсуд 01 Апреля 2015, 17:50, вопрос №671814 3 ответа
Какой закон регламентирует сроки расследования уголовного дела? 08 Марта 2021, 20:33, вопрос №1564410 2 ответа
Какие законы регламентируют сроки восстановления уголовного дела? 24 Октября 2021, 10:09, вопрос №1789810 1 ответ
Сроки рассмотрения уголовного дела по ДТП с летальным исходом 24 Сентября 2021, 10:31, вопрос №1760232 1 ответ

Формирование дел в организации и их текущее хранение

В табличной части следует записывать:

порядковый номер (для конкретного дела);
регистрационный индекс (для внутрифирменного документооборота в целом);
дата (не выдачи документа, а его предоставления для включения в дело);
название (например, «Копия паспорта» или «Трудовой договор»);
номер листов дела (в целом по папке);
примечания (например, даты и причины изъятия и возврата).

Подписать форму должен ее составитель (например, кадровик).

В первом квартале по графику, утвержденному руководителем организации, началась процедура передачи дел на архивное хранение по описям, которые подготовлены ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В процессе реальной передачи дел даже после заранее проведенной архивом проверки качества их формирования и оформления часто выявляются ошибки, которые необходимо оперативно исправлять. Но на полное переоформление обработанных дел и подписанных описей, как правило, в подразделении и в архиве уже нет никаких ресурсов, а на процесс приема-передачи дел обычно выделяется не более 2 недель.

Что делать, если в дело оказались подшитыми документы с различными сроками хранения?

Как получить информацию о сроках давности в отношении уголовного производства? Для того чтобы узнать сроки прекращения разбирательств по уголовному делу, следует:

Найти в УК соответствующую статью, которая вам необходима, если в ней имеются подстатьи, то о соответственно часть данной статьи.
Изучить максимально строгое наказание, предусмотренное за подобное деяние, которое может быть назначено по данной статье уголовного законодательства, или необходимую вам часть данной статьи.
По самому строгому наказанию определитесь с тяжестью, совершенного вами или другим лицом преступления.
Определите сроки дознания по уголовным делам по тяжести совершенного преступного деяния. Здесь стоит руководствоваться правилами, согласно ст.

УК РФ.Следует запомнить, что размер периода давности в отношении уголовного производства связано с категорией тяжести совершенного преступного деяния.

Согласно требованиям официального законодательства на территории РФ, все совершеннолетние граждане могут быть в любой момент привлечены к определенному виду ответственности, но только, если само расследование, привлечение были произведены до закрытия периода давности, определенного существующим законом.

В этом случае, стоит помнить, что к подобным обстоятельствам относятся только умышленные действия лица, осуществляемые для того, чтобы избежать назначения наказания за совершенное им преступное деяние, к примеру, смена инициалов, места постоянного проживания и другое.

Текущее хранение документов: порядок формирования дел

Формирование дел легко обеспечивается средствами «1С:Документооборота» с помощью справочника «Дела (тома)» в строгом соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. В карточку дела автоматически переносится информация из номенклатуры дел организации.

Электронная карточка дела содержит следующие сведения:

наименование по номенклатуре дел;
номер тома;
период, за который собраны документы, хранящиеся в деле;
количество листов;
место хранения.

Дата начала дела заполняется автоматически датой первого документа, отнесенного к делу.

Поле «Место хранения» содержит информацию о территории и кабинете, в котором хранится бумажный экземпляр дела.

После исполнения документов и окончания работы с ними бумажные документы, подлежащие архивному хранению, помещаются в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения их физической сохранности, а электронные документы и карточки документов списываются в дела непосредственно в «1С:Документообороте».

Документы внутри бумажного дела обычно располагаются в хронологической последовательности и по тематическому или корреспондентскому признаку. Например, переписка группируется за календарный год по хронологии решения вопроса: документ-ответ помещается за документом-запросом.

Также документы могут размещаться по хронологии и по видам. Так, распорядительные документы группируются с относящимися к ним приложениями. Локальные нормативные акты подшиваются в дела вместе с приказами, которыми они вводятся в действие. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы формируются в дела по видам заседаний, совещаний, собраний (по каждому виду отдельно) и по хронологии.

Организационные документы и локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, подшиваются в дела вместе с ними. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.

В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. Для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения.

Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить).

Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой. Например, можно:

отправить документы на переработку (утилизацию) в специализированную организацию;
избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя (офисного шредера, измельчителя бумаги и др.);
сжечь (однако это может повлечь проблемы с пожарниками).

Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса. Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов.

Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе.

Этот этап также подразумевает работу как с бумажными, так и с электронными документами. Ключевым действием является оформление. В зависимости от типов дел меняются и требования к тому, как их подготовить. Особо тщательно необходимо оформлять документы для постоянного хранения. Это вполне естественно, ведь они не должны утратить свой вид в течение длительного времени.

При подготовке следует правильно оформить обложку и составить лист-заверитель. Относится к каждому акту. Чтобы бумага со временем не испортилась, нужно избавить ее от соприкосновения с металлическими изделиями. Известно, что металл подвержен коррозии.

Важным аспектом является и нумерация. Здесь нельзя допускать много ошибок, страницы помечаются карандашом арабским цифрами по порядку.

Далее заслуживает рассмотрения внутренняя опись. В ней указывается количество принятых документов, сведения о них и итоговые значения. Имеет установленную форму.

Теперь подробнее про обложку дел. В ней указываются: название предприятия и конкретного подразделения, даты и срок хранения, количество листов, внутренние идентификаторы. В 1С имеется заранее подготовленная печатная версия (форма). Достаточно лишь грамотно заполнить карточку.

Дела, не подлежащие передаче в архив, должны храниться до 10 лет. Место их нахождения остается то структурное подразделение, где они были подготовлены. Подобные акты также не требуют и особого оформления. Тем не менее их стоит расположить так, чтобы в любой момент можно было найти нужные сведения. Для них составляются отдельные описи по заранее установленным правилам.

Перечень документов, которые необходимо уничтожить в связи с истечение�� срока их хранения, определяется той же экспертной комиссией на ежегодном заседании. Несмотря на то, что время их хранения истекло, перед утилизацией необходимо разрешение руководителя организации.

Необходимость утилизации возникает и электронных экземпляров. Как правило, у каждого акта есть столбцы с указанием срока хранения и фактически прошедшего времени с его начала. Если второе равно или превышает первое, то документ необходимо уничтожить.

Например, есть дела от 2012 года, которые были переданы на хранение в 2013-м. Их требуется держать в течение 4-х лет. Это значит, что составлять акт об уничтожении данных документов можно только в 2018-м году. Если рассматривать электронную версию, то программа 1С просто не даст включить в акт об уничтожении дела, которые еще должны храниться.

Создание хранилища с нуля является трудоемкой задачей. В любой компании в процессе деятельности накапливается множество бумаг, ориентироваться в которых без систематизации достаточно сложно. Для архивирования документов в организации привлекают сотрудника данной компании, который специализируется на архивации, либо обращаются в специализированную фирму, предоставляющую такие услуги. Хранилище может быть отдельной структурной единицей на фирме либо являться составной частью отдела делопроизводства.

Для учета необходимо завести журнал. В него записывают всех лиц, которым предоставляется доступ к архивной информации. Обязательно фиксируется дата выдачи из хранилища и возврата. Документация хранится в соответствии с номенклатурой в том виде, в котором она была изначально оформлена. Если накладная, например, была сформирована в электронном виде с цифровой подписью, то для сбережения ее не нужно распечатывать и повторно заверять. Ниже рассмотрим, как правильно организовать архив документов в организации в бумажном виде или на компьютере.

Уничтожение изданий с истекшим периодом выполняется по определенной процедуре. Каждое подразделение составляет список наименований, подлежащих ликвидации, на основании экспертизы ценности. Акт об изъятии и уничтожении включает дела, по которым даты истекли до 1 января того года, когда он составлен. Например, бланк с периодом сбережения до января 2021 года не может записываться в акт, написанный в 2021 году. Отвечая на вопрос о том, как вести архив документов в организации, отметим, что при изъятии первичной бухгалтерии и отчетности следует к акту приложить справку о проведении проверки контролирующими инстанциями на предмет соблюдения налогового законодательства.

Запрещается изымать издания только на основании номенклатурных записей или описи. Чтобы удостовериться, что будут уничтожены все единицы с истекшими периодами, выполняют постраничный просмотр содержимого папок. Иногда в такие папки случайным способом попадают бумаги длительного или постоянного хранения. Следует помнить, что за преждевременную ликвидацию их предприятие несет административную ответственность. Листы истребляются с помощью шредера с классом секретности три и выше. Измельченное сырье передается на повторную переработку в соответствующие фирмы.

Бланки в папках размещаются согласно номенклатуре. Последовательность раскладки документов для работы в архиве осуществляется по определенной системе: хронологической, по алфавиту, тематической, по субъектам или в другой последовательности, утвержденной в компании. После формирования папки приступают к ее оформлению. На обложке обязательно прописывают:

наименование компании и структурного подраздела;
индекс дела, номер части или тома, если их несколько;
период хранения: допускается надпись «хранить постоянно» и специальные пометки в исключительных ситуациях;
количество листов и крайние даты тома.

Если фирма изменила название, старая версия берется в скобки, а ниже записывают измененный вариант. Иногда внутрь вкладывают приложения, которые выходят за пределы крайних дат. В такой ситуации под этой строкой делается пометка вида: «В деле имеются документы за годы…».

В изданиях, состоящих из нескольких папок, общий заголовок на обложке прописывают на всех томах. Если после оформления архива организации содержимое будет передано на хранение за стены предприятия, на обложке предусматривают место для внесения соответствующей записи. Если возникла необходимость заменить обложку, новую следует подшить поверх старой.

К хранению документации выдвигаются жесткие требования и правила, за нарушение которых предприятию грозят штрафные санкции. Начинать работу по ведению архива следует с выделения помещения и назначения ответственных сотрудников. Все единицы прошиваются и нумеруются, укладываются в папки и коробки согласно временным периодам. Поддержание дел в порядке позволит быстро ориентироваться и находить искомые экземпляры в короткие сроки. При отсутствии помещений с соответствующими условиями ведение и сбережение хранилища рекомендуется доверить фирме, предоставляющей такие услуги.

Латинская пословица гласит: «закон суров, но это закон». На первом же допросе следователи переходят грани дозволенного и заставляют подозреваемого давать показания, которые только усугубят его положение. Главное, что нужно понимать – ничего без адвоката подписывать нельзя. Бесплатная консультация в данной ситуации поможет родственникам понять:

насколько серьезна проблема;
что следует делать;
как вести себя на допросах;
к чему готовится;
можно ли избежать или смягчить наказание.

Если узнали, что близкий вам человек попал в отделение, срочно об��ащайтесь за помощью. Чтобы подготовить материалы следователю нужно 3-4 часа. Это самый важный промежуток времени, когда от участия адвоката решается дальнейший исход дела.

Особенности формирования в дела отдельных видов кадровых документов

Дело осужбденного в 1984 г.-по 1993 г по статье 93 прим. Сколько хранятся в архиве?

Сроки хранения уголовных дел установлены вышеуказанным приказом судебного департамента.

Бессрочное хранение уголовных дел предусмотренных только по уголовным делам категории особо тяжких преступлений, и по которым назначено наказание в виде пожизненного лишения свободы.

184. Дела о преступлениях, за которые назначено наказание в виде пожизненного лишения свободы постоянно

Закон о бухучете говорит, что документы бухучета нужно хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ), а Налоговый кодекс устанавливает срок в 4 года для документов, которые были основанием для налогового учета и расчета налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а для расчета страховых взносов – 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Здесь возникает противоречие, т.к. некоторые документы, например, накладные, относятся и к бухгалтерскому, и к налоговому учету. В этих случаях безопаснее руководствоваться большим сроком.

В Перечне типовых документов от Минкультуры для некоторых документов назначены и более длинные сроки, вплоть до постоянного.

Если в организации во время проверки не окажется первичных документов (не оформляли, потеряли, уничтожили раньше времени и т.д.), фирму оштрафуют по статье 120 НК РФ на 10 тыс. руб., а если нарушение затрагивает больше одного налогового периода – на 30 тыс. руб. Если все это способствовало занижению налогов, минимальный штраф составит 40 тыс. руб.

1.2.1 . Протоколы, приказы, распоряжения, постановления и другие организационно-распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в соответствии с номенклатурой дел.

1.2.2. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

1.2.3. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и формируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

1.2.4 . Протоколы совещаний располагаются в делах в хронологическом порядке.

1.2.5. Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления (например: годовой отчет организации (баланс), планы организационно-технических мероприятий, публикаций и технической учебы организации, планы работы организации и структурных подразделений и т.п.).

1.2.6. Лицевые счета служащих и личные дела уволенных сотрудников группируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке.

1.2.7. Переписка с министерствами, ведомствами, организациями, а также переписка по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подшивается в дела по датам подготовки ответов, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием на копии ответа индекса дела предыдущего года.

1.2.8. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Технологии прошивки дела Рис. 3

Так получается «архивный сшив» документов дела на 4 прокола, который может быть оставлен без корешка, только с картонной обложкой. Рекомендуется также прошивать дела с первичными бухгалтерскими документами дня, книги покупок и книги продаж (со счетами-фактурами) и тому подобными документами, которые имеют в основном срок хранения до 10 лет включительно.

Дела с документами постоянного хранения, по личному составу или временного (свыше 10 лет), которые передаются в архив организации или в государственный архив, сначала сшиваются по указанной выше технологии, а потом осуществляется переплет дела по «типографской» технологии, при соблюдении которой необходимо применять клей ПВА, а синтетический клей — только при условии его защиты от разложения и плесневения.

Типографская технология подразумевает переплет с оформлением корешка дела (из коленкора или иных специальных материалов) (рис. 4). Оформление корешков дел не входит в понятие «архивное оформление дел». Корешки можно оформлять в любой форме либо не оформлять вовсе. Так как дела, как правило, хранятся в стоячем положении, в большинстве случаев для облегчения поиска дела на корешок выносятся номер фонда, номер описи и номер дела.

1.2.1. Протоколы, приказы, распоряжения, постановления и другие организационно-распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в соответствии с номенклатурой дел.

1.2.2. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

1.2.4. Протоколы совещаний располагаются в делах в хронологическом порядке.

Исправление ошибок и опись документов

В случае когда по ходу работы допущена некоторая не слишком серьезная погрешность (например, пропущена пара листов), вместо перенумерации всего массива заново можно воспользоваться буквенным обозначением. При этом цифры на других листах не изменяются. Устранение подобных ошибок возможно лишь по согласованию с сотрудниками архива. Если же обнаружены грубые погрешности, документ предстоит нумеровать заново.

Старые цифры при этом зачеркивают как можно аккуратнее и проставляют новые. При этом обновлённая нумерация опять утверждается заверительной надписью.

Без описи у вас ни одно архивное дело не примут. Информация, содержащая в ней, касается названия документа, даты составления, аннотации и непосредственно таблицы с указанием порядковых номеров листов, числа их и примечаний (в случае необходимости).

Как исправлять ошибки

Основное требование к подшитым документам – неприкосновенность. Если где-то допущена неточность – например, забыли приложить документ, то необходимо либо подшивать его в виде отдельного тома, либо разбирать все дело и перепрошивать по новой. В сброшюрованное дело не допускается никаких вложений и дополнений.

Если же ошибки возникли в нумерации, то допускается использование литерной нумерации. Это означает, что на пропущенный лист ставится та же цифра, но к ней добавляется буква, например: 15, 16, 16а, 16б, 17…

Если же нумерация нарушена более серьезно, то ее придется делать заново. Для этого необходимо аккуратно зачеркнуть неверно проставленные цифры и вписать новые.

Изменения нужно будет внести и в заверительную надпись: старые данные зачеркнуть, а рядом поставить новые.

Где обычно используют листы – заверители

В процессе деятельности организации создается огромное количество различных документов. Какие – то из них хранятся недолго и не имеют особенной ценности, а какие – то очень важны и должны оставаться в распоряжении организации долгое время.

Исходя из этого, принято выделять 2 вида всех документов организации:

Документы, которые должны храниться в организации более 10 лет или всегда
Документы, которые хранятся меньше 10 лет, то есть временно

Виды документов	Расшифровка
Документы со сроком хранения более 10 лет	Документы, входящие в эту группу являются очень важными для предприятия. Важно, чтобы в любой момент их можно было поднять и посмотреть. Именно такие документы подшиваются в дела и сдаются в архив. В этом случае составляется лист – заверитель к делу
Документы со сроком хранения меньше 10 лет	Документы второй группы имеют сравнительно небольшой срок хранения, поэтому их можно не объединять в дело, а листам не присваивать порядковые номера. Допускается их хранение в подшивках. Лист – заверитель в этом случае не составляется

На оформлении листа-заверителя заканчивается тома дела. Где взять его форму и как заполнить лист-заверитель дела, что такое литерные номера и какие особенности состояния дела нужно отражать в нем, а также образец листа-заверителя дела в статье.

Скачать форму тоже можно здесь.

Форма листа-заверителя дела является приложением №8 к .

Напоминаю: они обязательны для всех. Сама по себе форма простая. Сначала цифрами и прописью пишем, сколько листов дела подшито в том. Листы внутренней описи при этом не считаются. Затем указывают номера крайних листов дела, например: с №1 по №204. Затем идут литерные номера и пропущенные. Литерные номера – это номера с буквами: 10а, 55а и т.д.

Они образуются, если при нумеровании листов был случайно пропущен один (все люди, все ошибаются).

В этом случае не нужно ничего переделывать, а просто взять предыдущий номер и поставить на непронумерованный лист его же, но с буквой. Получится, например 54, 55, 55а, 56, 57….

То же и с пропущенными: случайно упустили про нумерации лист – ничего страшного, просто не забудьте отразить это в листе-заверителе. Если нет ни литерных, ни пропущенных листов, ставим в эти поля прочерки. Потом отдельно указываем количество листов внутренней описи.

Далее следует таблица об особенностях физического состояния дела. В левой колонке пишем, что за особенность, в правой – на каких листах. Особенности бывают разные: лист может быть порван, залит водой или чем-то еще, копия может быть очень бледной или, наоборот, темной на грани читабельности.

Способы прошивки документов

Сшить документы можно несколькими способами:

С помощью иглы и нитки. Подходит для документов небольшого объема. Сшивание производится в два прокола, на обороте концы нитки скрепляются. К нити крепится фрагмент бумаги с заверительной надписью и печатью.
С помощью нитки и дырокола. Способ аналогичен предыдущему, но так можно за раз скрепить дело большего объема. Обложку при этом обычно не затрагивают.
С помощью дрели или шуруповерта. Таким способом сшивают дела большого объема. В качестве нити может использоваться толстая веревка или шнур. Также такой способ применяют, если необходимо сшить дело вместе с обложкой.
С помощью переплетного станка и автонумератора. Этот способ доступен только в типографиях.

Журналы учета трудовых книжек перед сшиванием необходимо опечатать с помощью пломбы.

Подшивка документов на предприятии

На любом предприятии в течение года образуется различный объем документов, часть которых по истечении срока хранения должна быть передана в архив. К таковой категории можно отнести документацию, которая уже была исполнена, либо же бумаги, связанные напрямую с работниками организации. В соответствии со сложившимся порядком, документы подлежат сдаче в архив после того, как пройдет год с момента завершения их обращения в делопроизводстве.

Обязанности, которые включают в себя подготовку документов и их непосредственную сдачу в архив, могут быть возложены на сотрудников предприятия, которые являются лицами, ответственными за документооборот. В отдельных случаях такие обязанности могут быть закреплены за секретарем, бухгалтером или любым другим ответственным лицом. В любом из описанных вариантов, таковая обязанность должна быть закреплена приказом.

Помимо этого, в подготовке документации к сдаче в архив могут быть задействован секретариат обособленного подразделения. В любом случае, передача документации может быть осуществлена только после их окончательного и полного оформления, и никак иначе.

Сроки хранения документации в архиве

Законодательство строго регламентирует сроки, в течение которых должны храниться документы. Эти сроки напрямую зависят от типа документации:
• 75 лет должны храниться хозяйственные книги, записи нотариального характера, документация, имеющая отношение к персоналу;
• 75 лет хранят все документы, касающиеся процедуры приватизации (перехода объектов государственного фонда жилья в собственность частного лица);
• 20 лет хранится патентная документация на изобретения;
• 20 лет отлеживается документация, связанная с капитальным строительством;
• 20 лет архивируется документация, связанная с осуществлением конструкторской деятельности;
• 15 лет должны находиться на хранении различного рода научные труды и изыскания;
• 5 лет пребывает на хранении вся архивная документация организации, деятельность которой связана с сельским хозяйством;
• 5 лет находится на хранении различного рода документация, связанная с кино- и фотодеятельностью;
• 3 года – фото- и видеодокументация.

При размещении документов работник архива руководствуется правилами:

— все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилище на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел, документов;

— документы, температурно-влажностный режим хранения которых различен, должны размещаться в разных архивохранилищах;

— дела, имеющие твердый переплет, устанавливаются вертикально; с мягким переплетом или непереплетенные могут размещаться горизонтально;

— коробки не должны выступать за пределы полок стеллажей;

— на коробки приклеиваются ярлыки, на которых указываются: номер фонда, номер описи, крайние номера дел, размещенных в данной коробке, даты дел, находящихся в коробке, и номер коробки в пределах фонда;

— не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для хранения документов местах (п. 2.34., 2.35. Правил);

— документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются отдельно от других документов (п. 2.35. Правил).

Рекомендуется хранить электронные документы раздельно по видам электронных носителей, в разных коробках, боксах, ящиках, на разных полках шкафов.

Футляры с электронными носителями размещаются вертикально в контейнерах, ящиках специализированных шкафов или в коробках, боксах на полках стеллажей, шкафов. Расстояние между футлярами должно быть достаточным для того, чтобы электронные носители можно было свободно помещать и доставать из ящика или коробки, бокса.

Электронные документы могут храниться на серверах, принадлежащих организации или арендуемых организацией.