Самые распространённые ошибки в записях трудовой книжки и правила их исправления

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Самые распространённые ошибки в записях трудовой книжки и правила их исправления». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Работодатель может исправить ошибки или описки в любых сведениях о работнике — в фамилии, имени и отчестве, в дате рождения, образовании, профессии или специальности. Если в данных есть ошибка или опечатка, то её нужно исправить, чтобы в будущем при новом трудоустройстве или обращении человека в ПФР за назначением пенсии не возникло проблем.

Ошибки на титульном листе

Основные правила:

• Ошибки в образовании или специальности может исправить текущий работодатель, даже если не он их допустил.

• Если предыдущий работодатель допустил ошибку в личных данных, например, ошибся одной буквой в фамилии, вписал не то отчество или дату рождения, то желательно, чтобы он её и исправлял, так как только он знает, кому действительно выдавал эту трудовую книжку.

• Если нужно внести новую специальность или дополнительное образование, то делают это после имеющейся записи через запятую.

• Если трудовая оформляется впервые, и кадровик в личных данных допустил ошибку, необходимо списать испорченный бланк и завести новый.

Как исправлять ошибки на титульном листе:

• Зачеркнуть неверную запись одной чертой и рядом написать правильный вариант.

• На внутренней стороне обложки указать реквизиты документа, на основании которого внесены исправления (паспорт, свидетельство о регистрации или расторжении брака и др.).

• Рядом со ссылкой на документ поставить подпись работодателя или уполномоченного лица и печать (при наличии).

Как сделать запись об увольнении

Правила внесения записи об увольнении сотрудников прописаны в инструкции из постановления Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года (далее инструкция № 69). Они таковы:

• в графе 1 ставится порядковый номер записи;
• в графе 2 — дата увольнения;
• в графе 3 делается запись об увольнении с указанием причины;
• в графе 4 дается ссылка на основание (приказ об увольнении).

Основной вопрос, который обычно заботит специалистов кадрового дела в связи с этим — с какой формулировкой нужно вносить запись об увольнении? Правильно писать «уволен» или «трудовой договор расторгнут»?

Если обратиться к инструкции № 69, то сложится впечатление, что правильно применять формулировку «уволен». Именно такие примеры приводятся в пункте 5 инструкции:

• уволен по сокращению штата;
• уволен в связи с ликвидацией;
• уволен по собственному желанию;
• уволен в связи с неизбранием на должность и так далее.

Однако опираться на формулировки, данные в инструкции, было бы неправильно, и вот почему. Дело в том, что этот документ был принят еще в 2003 году и с тех пор практически не менялся. Уже давно Минтруд работает над новыми правилами ведения трудовых книжек, и, видимо, именно поэтому не спешит обновлять старое постановление.

Между тем инструкция № 69 входит в противоречие с правилами статьи 84.1 Трудового кодекса. Эта норма требует, чтобы в записи об увольнении делалась ссылка не только на статью закона и пункт, на основании которого сотрудник увольняется, но также и на часть, то есть на конкретный абзац. Однако в действующий инструкции № 69 в качестве примера приводятся записи, в которых отсутствуют ссылки на часть статьи (идет указание только на ее номер и пункт). Получается, что если работодатель укажет в трудовой книжке формулировки из инструкции, правила ТК РФ будут нарушены.

Как же быть в такой ситуации? Ответ дается в упомянутой статье 84.1 ТК РФ. Ее пункт 5 требует, чтобы запись о причинах и основаниях увольнения производилась в точном соответствии с Трудовым кодексом или иным законном, на основании которого это увольнение производится. Поэтому здесь применяется правило из юридической практики, суть которого в следующем: если 2 нормативных акта вступают в противоречие, то применяются нормы из вышестоящего документа. В данном случае это Трудовой кодекс.

Таким образом, получается, что более корректной будет запись о расторжении или прекращении трудового договора. Причем между этими двумя выражениями есть вполне конкретная разница, и заключается она в следующем:

• если на окончание трудовых взаимоотношений есть инициатива работника или работодателя, то имеет место расторжение договора;
• если такой инициативы нет, то есть трудовые отношения прекращаются из-за независящих от сторон обстоятельств, то идет речь о прекращении трудового договора (например, статьи 83, 79 ТК РФ).

При сомнениях можно открыть ту статью Кодекса, в которой описываются обстоятельства увольнения, и взять формулировку из нее. Если рассмотреть типичные причины увольнения, то формулировки такие:

• по соглашению сторон или по собственному желанию трудовой договор расторгается;
• если договор был срочным, то по истечении этого срока он прекращается.

Тем не менее формулировка «уволен» также сегодня применяется, и у нее есть свои сторонники. Более того, именно этот вариант подсказывает логика. Ведь когда работник поступает в компанию, в ТК делается запись «принят», а не «трудовой договор заключен». И раз первоначальная запись в книжке отражает процесс, который происходит с работником, то вполне логично, что и заключительная запись должна быть сделана в соответствующей формулировке. То есть работник принят — работник уволен.

Однако требования нормативных актов не всегда соответствуют законам логики. Поэтому во избежание лишних вопросов и сомнений специалисты рекомендуют ориентироваться на букву закона. Это значит, что надежнее применять формулировки о расторжении / прекращении трудового договора. Пример записи можно посмотреть на изображении ниже.

❌ Не отразили название компании и ошиблись в должности

Внесли запись о приеме, но забыли отразить наименование компании. Это тоже ошибка. Полное и (если есть) сокращенное наименование компании вносят в книжку в виде заголовка в разделе 3 «Сведения о работе» и нумеруют. Уже под этим заголовком ставят порядковый номер записи и дату приема, вносят сведения и реквизиты приказа о трудоустройстве (п. 3.1 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69).

Из-за ошибки в должности есть риск, что работник может лишится досрочной пенсии. На нее могут претендовать те, кто работал по профессии и должности из Списков 1 и 2 (утв. постановлением Кабинета Министров СССР от 26.01.91 № 10).

✅ Зачеркивать и писать «Исправленному верить» в бланке ни в коем случае нельзя (п. 30 Правил № 225, п. 1.2 Инструкции № 69). Все ошибки в разделе «Сведения о работе» исправляйте не так, как помарки на титульном листе.

Нужно сначала записать наименование компании, а строчкой ниже признать предыдущую запись недействительной. После этого повторите запись о приеме со следующим порядковым номером. Запись с неверной должностью тоже нужно признавать недействительной и вносить новые сведения (см. образец).

Ответственность за ошибки в заполнении формуляра

П. 45 Правил указывает на ответственность нанимателя за ведение, учет, хранение и выдачу документов о трудоустройстве. Руководство приказом (или распоряжением) назначает лицо, обязанностью которого будет внесение и изменение записей.

Согласно ст. 5.27 Кодекса РФ «Об административных правонарушениях» № 195-ФЗ от 30 декабря 2001 г. (последняя редакция документа – 3.04.2018 г.), нарушение действующего законодательства влечет за собой штраф в размере:

• для должностных лиц – от 1000 руб. до 5000 руб.;
• для ИП – от 1000 руб. до 5000 руб.;
• для юридического лица – от 30000 руб. до 50000 руб

Как внести пропущенную запись в трудовую книжку

Если пропущено название организации и блок о работе в компании открывает запись о приеме на работу, то это необходимо исправить.

Для этого сначала нужно признать недействительной запись о приеме и записи после нее о работе у данного работодателя. Затем указать наименование организации, а после вновь внести запись о приеме и остальные.

Если пропущена запись о службе в армии, исправлять уже отраженную в трудовой книжке запись о приеме на работу не надо. Законодательство не требует, чтобы период военной службы вносили строго перед записью о трудоустройстве.

Сделать запись о прохождении военной службы работодатель должен так:

В графе 1 проставить порядковый номер записи.

В графе 2 указать дату ее внесения.

В графу 3 внести запись о службе в Вооруженных силах РФ с указанием периода, например: «Служба в Вооруженных силах Российской Федерации с 01.06.2018 по 01.06.2019».

В графе 4 указать наименование и реквизиты документа, на основании которого вносится запись, например «Военный билет НА № 123456».

Если пропущена запись о переводе или присвоении разряда. Пропущенную запись о переводе или новом разряде работника можно внести в любой момент, когда обнаружили ошибку. При этом необходимо внести запись следующим порядковым номером после последней записи — это графа 2 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки.

В самой записи надо указать фактическую дату перевода работника. Это графа 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки. То есть пропущенная запись, внесенная в трудовую книжку сотрудника, должна полностью соответствовать документу, на основании которого она сделана.

Если пропущена запись о переименовании компании, получается, что название компании при приеме отличается от названия в печати при увольнении.

Текущий работодатель вправе самостоятельно исправить оплошность прежнего работодателя, если получит от него документ, который подтверждает переименование организации. Для этого можно направить запрос в компанию либо попросить сотрудника обратиться туда с заявлением о выдаче справки о переименовании.

Сведения вносят в раздел «Сведения о работе» отдельной строкой после последней записи. Порядковый номер в этом случае не присваивают и дату не ставят, то есть графы 1 и 2 будут пустыми.

В графе 3 указывают прежнее и новое название организации и когда произошло переименование. Например, так: «Общество с ограниченной ответственностью „Маяк“ (ООО „Маяк“) с 01.09.2021 переименовано в общество с ограниченной ответственностью „Мост“ (ООО „Мост“)». В графе 4 делают ссылку на дату и номер приказа или иного решения работодателя о переименовании.

Если в трудовой книжке уже нет места. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, оформляют вкладыш. Как я уже сказала, он ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Что не подлежит исправлению?

Важно отметить, что запись об увольнении должна быть заверена печатью организации. Если этого не было сделано вовремя и далее следует информация о приеме на работу в другую организацию, то исправить уже не получится. Достаточно сложно будет уже вписать данные о лице, ответственном за ведение книжки на прежнем месте работы.

Поэтому подтвердить подлинность записи об увольнении возможно при помощи уточняющего документа. Его необходимо запросить в организации, которая допустила ошибку. Иначе подтвердить период работы там не преставится возможным.

Ошибки в виде опечатки в титульном листе исправлять довольно сложно, поскольку есть указания, что исправления и дополнения вносятся на основании документов. Поэтому многими кадровиками решается оставить все, как есть, если ошибка не критична. Но тогда гражданину впоследствии придется доказывать, что документ принадлежит ему. Поэтому ответственное лицо должно максимально внимательно заполнять титульный лист и давать ознакомиться с ним работника.

Обращаем внимание, что трудовая книжка, в которой записи в титульном листе и сведениях о работе исправлены неправильно, считается недействительной.

Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать

В соответствии с разделом III Постановления Правительства № 225, работодатель может исправить:

• фамилию, имя, отчество;
• дату рождения;
• сведения об образовании;
• наименование профессии или специальности сотрудника;
• информацию о награждениях.

Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных сведений — никаких зачеркиваний. Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе. В остальных случаях изменения вносятся путем признания определенных записей неточными и внесения правильных. При этом новые данные должны быть заверены подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.

В п. 1.2 Постановления Минтруда России № 69 уточняется, как именно надо вносить поправки. Вот примерный алгоритм:

1. Указать порядковый номер.
2. Поставить текущую дату (число, месяц, год).
3. В следующей графе написать, какая именно информация не соответствует действительности, и на какую ее надо заменить.
4. В последней колонке указать реквизиты приказа или документа, на основании которого делается исправление.

Обратите внимание: этот алгоритм актуален для корректировки сведений не только трудовых, но и вкладышей к ним.

Можно ли изменить неверные данные?

Порой при уходе работника с занимаемой должности сотрудники отдела кадров, вносящие соответствующую запись в его книжку, могут совершить ошибку, указав неверную дату увольнения.

В данном случае действующее законодательство не запрещает исправлять допущенную неточность. Более того, ошибочные сведения запрещается оставлять без исправления. Они обязательно должны быть скорректированы. Однако важно знать, как это правильно сделать.

Чтобы исправить дату увольнения в книжке можно, следует руководствоваться правилами, прописанными в постановлении Правительства РФ 16.04.2003 года № 225.

Так, к основным условиям, которые должны быть учтены при внесении исправлений в трудовую книжку, включая изменение неправильной даты расторжения трудового договора, относятся следующие (раздел III упомянутого выше постановления):

• при внесении корректировки ни в коем случае не должно производиться зачеркивание неверных сведений;
• изменения должны вноситься по предыдущему месту работы или же у нового работодателя (при наличии официального подтверждения от предыдущего);
• все исправления должны вноситься от руки с использованием черной, фиолетовой или темно-синей пасты;
• неверная информация должна быть исправлена даже в том случае, если трудовая книжка уже закончилась.

Наименования организации в штампе при приеме на работу и в оттиске печати не соответствуют друг другу

На практике встречаются ситуации, когда наименование организации в штампе при приеме на работу не соответствует наименованию организации, указанному в оттиске печати. Например, в графе 3 проставлен штамп, в котором указано сокращенное наименование организации — ЗАО «БРЕНД», а в печати присутствует полное наименование — Закрытое акционерное общество «БРЕНД» (пример 8). В этом случае возникает вопрос об обоснованности включения периода работы сотрудника в компании в страховой стаж. По сути это две разные организации.

Мы можем только предполагать, что ЗАО расшифровывается как «закрытое акционерное общество», но под этой аббревиатурой может скрываться совершенно иное. Поэтому необходимо, чтобы работник для подтверждения стажа представил документы о его работе в данной организации.

Пример 8. Обратите внимание, что в этом примере работодатель допустил сразу несколько ошибок:

• наименования организаций не совпадают (в штампе при приеме на работу указано только краткое наименование, на печати — полное);
• использовано сокращение «специалист ОК», правильно надо было бы написать полностью — «специалист отдела кадров»;
• не указаны имя и отчество специалиста отдела кадров.

 Сведения о работе
ТК N 8604301 (10 разворотов)

 N 
записи

 Дата 

 Сведения о приеме на 
 работу, переводе на 
 другую постоянную 
 работу, квалификации, 
увольнении (с указанием
 причин и ссылкой на 
 статью, пункт закона) 

 Наименование, 
 дата и номер 
 документа, на 
 основании 
 которого 
 внесена 
 запись 

число

месяц

 год

 1 

 2 

 3 

 4 

 ЗАО "БРЕНД" 

 01 

 14 

 06 

2012

Принят специалистом по 

Приказ от 

контрактам в 

14.06.2011 

департамент маркетинга 

N 315-лс 

 02 

 26 

 04 

2012

Уволен по соглашению 

Приказ от 

сторон, согласно 

26.04.2012 

пункту 3 части первой

N 21-лс 

статьи 77 Трудового 

кодекса Российской 

Федерации 

Специалист ОК 

Измайлова Измайлова

Подпись Печать

Отсутствуют записи о военной службе

В соответствии с п. 21 Правил в трудовую книжку по месту работы вносится с указанием соответствующих документов запись:

1. о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе»;
2. о времени службы:

• в органах внутренних дел;
• в Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий;
• в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы;
• в органах налоговой полиции;
• в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах.

Поскольку правилами не оговаривается, когда должна быть внесена запись о военной службе, ее можно сделать в любой момент, когда ее отсутствие будет обнаружено (пример 11).

Пример 11.

 Сведения о работе
ТК N 8604301 (10 разворотов)

 N 
записи

 Дата 

 Сведения о приеме на 
 работу, переводе на 
 другую постоянную 
 работу, квалификации, 
увольнении (с указанием
 причин и ссылкой на 
 статью, пункт закона) 

 Наименование, 
 дата и номер 
 документа, на 
 основании 
 которого 
 внесена 
 запись 

число

месяц

 год

 1 

 2 

 3 

 4 

 Федеральное 

 государственное 

 унитарное предприятие 

 (ФГУП "Авиалинии") 

 5 

 16 

 01 

2012

Принят в порядке 

Приказ от 

перевода в отдел 

16.01.2012 N 12 

управления 

документацией на 

должность начальника 

отдела 

 6 

 25 

 01 

2012

Служба в Вооруженных 

Военный билет 

силах Российской 

АВ N 1234567 

Федерации с 31.07.1984 

по 29.03.1999 

Неправильное первичное заполнение

Чаще всего при первичном оформлении трудовой или вкладыша допускают ошибки в фамилии, имени, отчестве или в иной персональной информации владельца документа. Пример, как исправить ошибку в трудовой книжке в имени, покажем позже. Но все изменения должны вноситься в новый бланк, а испорченный подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта (см. пункт 42 Правил). При этом, как гласит пункт 48 Правил, в случае неверного заполнения трудовой или вкладыша в нее стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем. За счет работодателя оплачивается и бланк при его порче не по вине работника.

Если при оформлении вкладыша произошла ошибка первичного заполнения, когда в трудовую уже вписаны серия и номер вкладыша, он тоже подлежит замене. А сведения надо исправить следующим образом: на внутренней стороне обложки под штампом «Выдан вкладыш» необходимо написать, что запись о выдаче вкладыша за таким-то номером недействительна. После этого ставится дата, подпись, расшифровка и печать. Затем надо указать сведения с корректными реквизитами вкладыша.

Как исправить фамилию?

Как исправить фамилию в трудовой книжке? Смена фамилии в девяноста процентах случаев является следствием вступления в брак. Но также иногда основаниями для смены фамилии являются многие факторы, которые в первую очередь касаются разных жизненных ситуаций.

Для чего это необходимо? В первую очередь для того, чтобы не допустить внесение записи, которая бы не соответствовала действительности.

Смена фамилии должна быть правильно оформлена. Для этого используется синяя или же черная ручка в зависимости от того каким цветом была вписана старая фамилия. Запись перечеркивается и сверху пишется новая.

Также следует помнить о том, что необходимо на противоположной части разворота написать следующую фразу: «Сменена на фамилию такую-то». Такая запись должна иметь соответствующие приписки. Так под записью ставится дата ее написания, а также печать и подпись работодателя или сотрудника отдела кадров.

На этом заканчивается оформление смены фамилии в трудовой книжке.

Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать

В соответствии с разделом III Постановления Правительства № 225, работодатель может исправить:

Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных сведений — никаких зачеркиваний. Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе. В остальных случаях изменения вносятся путем признания определенных записей неточными и внесения правильных. При этом новые данные должны быть заверены подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.

В п. 1.2 Постановления Минтруда России № 69 уточняется, как именно надо вносить поправки. Вот примерный алгоритм:

Обратите внимание: этот алгоритм актуален для корректировки сведений не только трудовых, но и вкладышей к ним.

Изменилось название организации

Иногда встречаются ситуации, когда у сотрудника отсутствует запись об изменении наименования организации, в которой он работал. В дальнейшем это может создать немало проблем при подсчете пенсии, а также потребуется документальное подтверждение, что гражданин работал в конкретной организации и увольнялся из нее же (после смены формы или названия).

Учитывая все сказанное, сведения о переименовании компании должны вноситься сразу же после оформления данного факта. Прописывать это в трудовой книжке нужно особым образом:

• в первой и во второй графе ничего писать не нужно;
• в третьей графе следует прописать новое наименование организации (или указать измененную организационно-правовую форму);
• в четвертой графе должен быть указан документ, который является основанием для смены наименования или правовой формы предприятия (наименование, номер, дата).

Исправления во вкладыше

Как исправить ошибочную запись в трудовой книжке, мы выяснили. Теперь рассмотрим, как быть со вкладышем в бланк трудовой.

У некоторых граждан довольно часто меняются места работы, соответственно, возникает необходимость в бланке вкладыша. Данный документ является продолжением трудовой книжки и, естественно, без него не действует.

На вкладыш распространяются те же правила, что и на трудовую книжку. Поэтому:

• в случае когда запись сделана неверно в самом начале оформления нового вкладыша, нужно составить специальный акт о данном факте и уничтожить испорченный бланк;
• если на главной странице трудовой книжки сотрудник уже проставил серию и номер испорченного бланка вкладыша, то реквизиты нового бланка тоже необходимо прописать;
• в случае обнаружения ошибочных записей в основных разделах, порядок их исправления аналогичен тому порядку, который установлен для трудовых книжек: проставляется порядковый номер записи, текущая дата, делается запись о недействительности ошибочной записи и прописывается верная информация, указывается наименование документа, который является основанием для внесения изменений в документ.

Важно помнить, что отсутствие печати и подписи уполномоченного лица сделают указанную информацию недействительной. Данные требования актуальны и для тех ситуаций, когда сотруднику приходится обращаться к бывшему работодателю за подтверждающими документами или для оформления ошибочной записи.

Некорректная запись, оставленная без внимания, повлечет за собой штрафные санкции для работодателя.

Если работодатель отказывается исправлять данные об увольнении, работник может обратиться в суд для решения данной проблемы. И уже на основании судебного решения некорректные данные будут исправлены. А руководитель организации обязан будет уплатить штраф, компенсации и восстановить сотрудника на рабочем месте.

Существуют два нормативных акта, в которых содержатся требования, как исправить неверную запись в трудовой книжке: Правила, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (третий раздел), и Инструкция, утвержденная Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (первый раздел).
Учтите: корректное ведение и изменение записей в документах сотрудников — обязанность работодателя. Поскольку трудовая хранит всю историю о рабочем стаже человека, то на основании сведений из нее государственные органы выносят решение о назначении пенсии. Если книжка ведется некорректно, записи неточные или неправильные, формулировки не соответствуют утвержденным стандартам, то не исключено, что их посчитают недействительными. Кроме того, если работник или проверяющие органы обнаружат, что кадровик нарушает установленные законом правила, его привлекут к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ и оштрафуют на сумму от 1000 до 5000 рублей.

Похожие записи:

• Выплаты матерям-одиночкам в Москве в 2023 году
• Порядок увольнения по сокращению штата и выплаты компенсации
• Платежное поручение: скачать образец заполнения-2022