Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Дубликат больничного листа — получение и порядок оформления». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если больничный лист утрачивает работодатель, то на предприятии может быть созвана комиссия, которая выясняет причины потери документа. Если документ утерян вследствие чрезвычайных ситуаций, то организация работодателя вправе обратиться с заявлением в лечебное учреждение и получить документ повторно. Для этого понадобится представить справку о форс-мажорных обстоятельствах. В документе указывается дата и время чрезвычайной ситуации, период ее длительности. Справка должна быть заверена уполномоченным специалистом работодателя. На ее основании медицинская организация принимает решение о выдаче дубликата больничного листа.
Распространенные причины отказа
Учитывается фактическая и юридическая значимость больничного листа. Если документ изначально был получен законными способами, то правовых оснований, позволяющих оформить письменный отказ в предоставлении документов, не предусматривается. Закон не устанавливает лимит на получение дубликата документа. Фактически за ним можно обратиться неограниченное количество раз, но не допускается злоупотребление правом.
Отказать в предоставлении больничного листа могут в следующих ситуациях:
- если не установлены и не подтверждены причины утраты бланка;
- отсутствуют документы, позволяющие восстановить больничный лист, в том числе, когда не предоставлена справка с места работы;
- если неверно указано место работы и информация не может быть подкорректирована работодателем, например, изначально неправильно обозначено название компании;
- если выясняется факт отсутствие между работодателем и сотрудником трудовых отношений. Но получить дубликат больничного листа можно уже после увольнения сотрудника, которому должен своевременно выплачиваться расчет и иные положенные суммы.
Если медицинская организация отказывается выдавать больничный лист, то следует убедиться в ее полномочиях на предоставлении такого документа (наличие лицензии, уполномоченного специалиста).
Выдача больничного при карантине.
Раздел о выдаче листка нетрудоспособности в период карантина изменится в связи с распространением коронавирусной инфекции и введением в России ограничительных мер.
В частности, установлено, что листок нетрудоспособности выдается гражданам, которые должны быть временно отстранены от работы или находиться на самоизоляции в случае введения ограничительных мер (карантина) (п. 48 Порядка № 925н).
Получить больничный лист, в том числе по беременности и родам, можно будет без личного посещения врача, с использованием телемедицинских технологий. В этом случае листок нетрудоспособности формируется только в электронном виде. Его сможет выдавать лечащий врач (фельдшер), если:
-
сведения о нем внесены в Федеральный регистр медицинских работников;
-
медицинская организация зарегистрирована в Федеральном реестре медицинских организаций (п. 50 Порядка № 925н).
Оформление и исправление ошибок.
В отношении бумажного листка нетрудоспособности правила оформления практически не изменились. При этом в Порядке № 925н есть уточнение о том, что если пособие по нетрудоспособности или по беременности и родам лицу напрямую платит ФСС, то работодателю не нужно заполнять строки (поля) «за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации» и «ИТОГО начислено» (п. 73 Порядка № 925н).
Если же работнику оформлен электронный больничный, он сообщает работодателю его номер. По номеру больничного и СНИЛС сотрудника работодатель запрашивает в информационной системе «Соцстрах» сведения о листке нетрудоспособности (п. 72 Порядка № 925н). По полученным данным в программе автоматически рассчитывается пособие.
Если в листке нетрудоспособности выявлены ошибки, то согласно действующему порядку он считается испорченным и вместо него оформляется дубликат.
Пунктом 63 Порядка № 925н установлены случаи, когда дубликат листка нетрудоспособности выдается на бумажном носителе или оформляется в электронном виде:
-
наличие ошибок при заполнении;
-
порча или утрата больничного (до момента выплаты на его основании пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам);
-
изменение причины нетрудоспособности по решению врачебной комиссии.
Возможен ли отказ в выдаче
Согласно требованиям действующего законодательства, дубликат больничного листа выдается только в случаях, если произошла его утеря или порча. То есть получить другой экземпляр листка в остальных ситуациях невозможно. Например, человек прошел полный курс лечения. Врач выдал ему оформленный больничный, который впоследствии пациентом был утерян до того, как труженик представил его по месту работы. В такой ситуации человек имеет полное право обратиться за выдачей дубликата.
В ситуации с порчей все несколько иначе. Если ответственный специалист принял документ на хранение и впоследствии привел его в негодность, то дубликат также будет выдан.
Однако в ситуации, если на основании больничного в отчетную документацию внесены сведения или произведена оплата, медицинская инстанция имеет полное право отказать в замене больничного. В этом случае виновный специалист понесет все расходы, связанные с утратой. Такое правило применимо и к случаям, когда происходит порча документа по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, например, кража или пожар. Если на основании документа проводились выплаты или другие юридически значимые действия – дубликат невозможно будет получить.
То есть условием замены больничного является его фактическая утрата и отсутствие проведенных на его основании финансовых операций. Также выдача дубликата не производится в случаях его нецелевого назначения, например, личного хранения в качестве памятного документа.
Как сотрудник должен информировать работодателя о том, что ему выдали электронный больничный?
После закрытия медицинской организацией листка нетрудоспособности в форме электронного документа (ЭЛН) гражданин сообщает его номер своему работодателю, который запрашивает в информационной системе Фонда социального страхования РФ (ЕИИС «Соцстрах») ЭЛН по его номеру и СНИЛС работника, заполняет сведения о работнике, работодателе, сведения о стаже и заработке и направляет их в ЕИИС «Соцстрах» с квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера, руководителя и самого работодателя-юридического лица.
Стоит отметить, что с ЭЛН нет необходимости ехать по месту работу и «сдавать» его в бухгалтерию или кадры – работник может сообщить работодателю номер ЭЛН любым удобным для него способом — посредством предоставления талона с номером ЭЛН, телефонной связи или информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
При этом, талон с номером ЭЛН, выдаваемый медицинской организацией застрахованному лицу, не является основанием для назначения страховых выплат и предназначен для информирования гражданина о сформированном ЭЛН.
Алгоритм получения дубликата
- Справка от нанимателя о непредоставлении больничного (сейчас процедуру получения дубликата упростили, поэтому справка может и не потребоваться). Она стандартна с двумя печатями – прямоугольной и гербовой. На ней указывается полное название компании, правовая форма, ставятся визы руководителя и главбуха предприятия.
- Заявление на имя главврача клиники, которое содержит персональные данные пациента, номер и число оформления оригинала бюллетеня, причину исчезновения или непредставления нанимателю больничного. Если он просто испорчен/поврежден, то прикладывается и оригинал документа.
- В больнице создаётся врачебная комиссия, решающая вопрос удовлетворения просьбы о восстановлении документа. Решение оформляется письменно, с указанием номера листа, подлежащего дублированию.
- На основании решения комиссии лечащий доктор оформляет дублет.
- Комиссия проверяет дубликат и подписывает, вносит вновь выданный бюллетень в журнал регистрации.
Больничный лист и его назначение
Как уже было сказано ранее, лист нетрудоспособности (он же больничный лист) – официальный документ, свидетельствующий о наличии временных ограничений по здоровью, не позволяющих осуществлять деятельность по договору с работодателем.
На основании листка гражданин имеет право на определенные выплаты, производимые в соответствии с Трудовым кодексом РФ (далее по тексту – ТК РФ), конкретизирующим его положения законом о социальном страховании населения страны, иными правовыми актами. Таковыми начислениями являются:
- Компенсация заболевшему, травмированному, отравившемуся, а также по иным внешним причинам утратившему трудоспособность работнику средней зарплаты.
- Выплаты для тех, кто находится на карантине или проходит процедуру протезирования по медицинским показателям.
- Пособие по беременности и родам.
- Пособие, предназначенное для ухаживающих за новорожденными детьми.
Потеря работником или работодателем
Никто не застрахован от всякого рода случайностей, и полученный в медицинском учреждении документ может быть утерян любой из сторон трудовых отношений. Если это случится до того, как листок будет принесен работодателю (то есть по вине сотрудника), то закон предусматривает обязательную выдачу дубликата больничного листа. Для этого сам гражданин должен написать обращение (запрос) в соответствующую больницу или поликлинику на имя главного врача с просьбой выдать копию, сопровождаемый указанием на причину отсутствия первого экземпляра и максимально полными сведениями о его реквизитах (лучший вариант – наличие фото). Это поможет установить фактические обстоятельства утраты и сведения, подлежащие внесению в новый документ.
Если вина лежит на администрации организации (работнике кадровой службы, самом директоре или еще ком-то), то выдавший больничный лист субъект не обязан удовлетворять заявление о выдаче взамен нового документа, оставляя за собой право выбора. Кроме того, в этом случае заставить наемного сотрудника проходить процедуру нельзя, об этом можно лишь попросить.
Важно знать! Правовым последствием потери листа нетрудоспособности станет отказ Фонда социального страхования (далее по тексту – ФСС) компенсировать организации те денежные суммы, которые она выплачивает гражданину. При этом у последнего право на получение выплат не прекращается.
Когда оформляется дубликат листка о временной нетрудоспособности
Правила оформления больничных листов, их дубликатов установлены приказом №624н от 2011 года. Существенных поправок с того времени не внесено. Дублирующий документ взамен оригинала выдают по причине его утери или порчи.
Оригинал больничного на руки больному выдается в момент обращения в медицинское учреждение или по завершении лечения. Пациент несет ответственность за хранение листа нетрудоспособности, если он находится у него. При утере пациент имеет право обратиться в медицинскую организацию за получением дубликата.
После того, как человек отдал свой больничный в бухгалтерию компании, он не несет за него ответственность. Если утеря документа произошла по вине работодателя, он сам делает запрос в медицинскую организацию, чтобы получить дубликат.
Утеря документа самим работником
Как получить дубликат больничного листа при утере сотрудником? Все процедуры, связанные с медицинскими работниками, установлены на законодательном уровне. Восстановление документов регулируется приказом Минздрава и учреждению по Социальному Развитию.
Как восстановить утерянный больничный лист сотруднику? Для восстановления листка нетрудоспособности вам необходимо прийти в медицинское учреждение к вашему терапевту или узкоспециализированному врачу, который выдавал первичный документ.
С собой вам нужно взять паспорт, справка с места комиссии. После этого собирается медицинская комиссия и выносится решение о выдаче дубликата. Все это записывается на акте, который также предоставляется лечащему врачу.
Итак, что делать если потерял больничный лист? Для начала соберите необходимую документацию с места работы, ведь к ней есть специальные требования. Например, справка обязана быть стандартной и на бланке установленного образца, иметь печати как гербовую, так и прямоугольную.
На ней должно быть полное наименование организации, с правовой формой и подписями руководителя и главного бухгалтера. В ней же указывается, что бланк строгой отчетности им не предъявлялся.
На комиссии определяют номер вашего утерянного листка нетрудоспособности, дабы выдать дубликат. Дело в том, что все документы имеют уникализированный номер, который отражается в единой базе данных и не может повторяться. Именно для этого врач записывает его не только в амбулаторную карту, но и в свои записи, а далее в регистратуре.
На основании акта-протокола, созданного медицинской комиссией, вам обязаны выдать дубликат, в котором отразятся все те же периоды обращения, не включая данный день. Этот документ считается таким же правовым, что и первичный, поэтому оплата по нему начисляется стандартная. Все компенсации по нему проводятся в полном объеме и согласно действующему законодательству.
Как восстановить больничный лист в случае потери в медицинском учреждении? Дубликат можно получить в поликлинике в случае утери или неправильного заполнения самим медицинским работником. Последнее позволяет выдать приказ Минздрава «О порядке заполнения больничного листа».
Справка о выдаче дубликата листка нетрудоспособности
Некоторые пациенты, считают, что дубликат больничного сопровождается справкой. Закон не предусматривает выдачу справок при оформлении дубликата. Единственное исключение
— длительная болезнь, в течение которой выдано несколько листков нетрудоспособности. Это связано с тем, что каждый бланк имеет собственный
уникальный номер
. При восстановлении документа изменится и номер больничного, который должен быть указан в продолжении.
Также для многих работников важно знать, как быстро выдадут дубликат больничного листа? Чтобы не менять все бланки, выдается справка, подтверждающая факт замены
документа. Об этом говорится в
п.3 Письма ФСС от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956
:
«В случае, если за период временной нетрудоспособности работнику было выдано несколько листков нетрудоспособности и один из них был испорчен с испорченного листка снимается копия
, в которой медицинская организация указывает № нового листка нетрудоспособности, выданного взамен старого, или медицинской организацией выдается справка, подтверждающая факт замены листка нетрудоспособности с указанием № заменяемого листка нетрудоспособности».
Справка, содержащая в себе период болезни, может быть выдана работодателю, потерявшему больничный лист, в качестве замены дубликату.
С ним сотруднику организации необходимо явиться в медицинское учреждение для получения дубликата. Что делать при утере больничного листа сотрудника Важно Главная/Больничный/Оформление дубликата На основании больничного листа начисляются и выплачиваются пособия по причине нахождения человека на лечении из-за болезни, за весь срок ее протекания. В нем помимо диагноза указывается длительность нахождения больного человека дома или в медицинском учреждении, и все дни нетрудоспособности при предъявлении листка будут оплачены работодателем. Внимание Это важный документ, выдаваемый медицинскими организациями в соответствии с законодательством РФ о социальном страховании. Иногда случается, что больничный лист утерян или не действителен по другим причинам. Тогда возникает необходимость в получении его дубликата.
Порядок восстановления
Если больничный лист был утерян работником до предоставления в отдел кадров предприятия, восстановление документа происходит в следующем порядке:
- Работник получает в отделе кадров справку в том, что больничный лист при выходе на работу не был предоставлен.
- Работник обращается в поликлинику с заявлением о восстановлении больничного листа.
- Заявление рассматривается комиссией, состоящей из лечащего врача, заведующего отделением и работника регистратуры.
- Заявителю выдается дубликат больничного листа.
К заявлению нужно приложить паспорт, медицинский страховой полис, а также справку, полученную в отделе кадров.
В тексте заявления излагается следующая информация:
- ФИО, адрес и паспортные данные заявителя;
- наименование медицинского учреждения и ФИО заведующего отделением, на имя которого пишется заявление;
- дата выдачи больничного листа;
- период болезни;
- дата и обстоятельства потери или порчи документа;
- просьба о выдаче дубликата;
- дата и подпись.
Оформление дубликата бюллетеня
Сотрудник полгода сохраняет право на получение компенсации по болезни после закрытия листка нетрудоспособности, признания инвалидности, завершения декретного отпуска. В ситуации превышения периода местное отделение ФСС будет самостоятельно решать вопрос о назначении компенсации. На согласие можно рассчитывать, если есть уважительные причины. Поэтому 6-месячный срок – это по общим правилам то время, когда работник может заменить испорченный первоначальный экземпляр на второй. Он имеет такую же юридическую силу, что и оригинал. Порядок выдачи второго экземпляра зафиксирован в приказе Минздравсоцразвития № 624н от 29 июня 2011 года. Выдача дублирующего листка необходима в следующих случаях:
- пропаже или краже оригинала;
- допущенных доктором ошибках (неправильно указаны паспортные данные, этапы заболевания, правовой статус работника и т.д. ), при этом техническим недочеты таковыми не считаются (выход букв за границы, лишние пробелы);
- правках в документе;
- неверно заполненном бюллетене;
- повреждении работником.
Выдача электронного больничного
Закон о выдаче электронных бюллетеней действует с июля прошлого года. На май 2018-ого в стране выдали уже более миллиона электронных листов, подтверждающих нетрудоспособность. Лидируют в этой области в основном регионы европейской части России — Белгородская, Липецкая области, Мордовия и Чечня, а также зауральский Кузбасс. Полностью на электронные больничные перешли в Ненецком автономном округе. Цифровые больничные не только нельзя подделать, но их и проще заполнять, невозможно потерять, что избавляет предпринимателей от волокиты и судов с государственными органами, а данные о всех выданных листках нетрудоспособности хранятся в едином реестре. При этом бумажный экземпляр по-прежнему имеет юридическую силу. Какой документ получать – электронный или распечатанный – решает сам пациент, но стоит отметить, что не все медицинские организации работают с электронной системой выдачи больничных.
Какой бланк изначально подлежит замене
Выплату компенсации по больничным листам также регулирует Закон № 255-ФЗ. Часть 5 статьи 13
говорит:
«Назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам осуществляются на основании листка нетрудоспособности, выданного медицинской организацией в форме документа на бумажном носителе…».
На место работы сотрудник должен принести оригинал документа
.
Правила его заполнения четко регламентированы и установлены «Порядком выдачи листков нетрудоспособности» (утв. Приказом № 624-н от 29.06.2011
). Бюллетень делится на две части, верхняя заполняется медицинским работником, нижняя – работодателем. Запрещены любые исправления в части документа, заполняемого врачом. Также не допускаются ошибки. То есть должен быть выдан дубликат больничного при исправлении мед организацией в основном документе. При этом старый бланк признается недействительным (
п.56 Порядка
).
Внимание
! Ошибки, допущенные работодателем, разрешено исправлять. При этом неверная запись зачеркивается, на оборотней стороне делается
правильная запись
с пометкой «Исправленному верить», заверяется подписями руководителя, главного бухгалтера и печатью.