Расчет и учет удержания платы за неотработанные дни отпуска при увольнении

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расчет и учет удержания платы за неотработанные дни отпуска при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В статье 137 Трудового кодекса говорится, что работодатель может удержать с работника при увольнении излишне выплаченные ему отпускные. Подразумевается, что он увольняется до конца того рабочего года, в счет которого уже получил оплачиваемый отпуск.

Как рассчитать размер излишне выплаченных отпускных при увольнении

Расчет удержания за отпуск при увольнении производится с использованием следующей формулы:

УДНО = (ДФО − ДОС) × ЗСД,

где:

УДНО — удержание за дни неиспользованного отпуска;

ДФО — количество фактически отгулянных отпускных дней;

ДОС — количество положенных в соответствии с отпускным стажем дней отпуска;

ЗСД — среднедневной заработок, рассчитанный на момент выплаты отпускных.

Этапы расчета промежуточных показателей:

1. Для расчета показателя ДОС необходимо разделить на 12 положенное по закону или трудовому договору количество отпускных дней за рабочий год (минимум — 28 дней). Затем получившееся значение следует умножить на количество фактически отработанных месяцев. Если полученное количество дней оказалось дробным числом, то оно округляется в пользу сотрудника (письмо Минздравсоцразвития «О порядке определения количества отпускных дней…» от 07.12.2005 № 4334-17).
2. ЗСД рассчитывается в порядке, определенном ч. 4 ст. 139 кодекса, с учетом поправки на фактически отработанное время, если оно не достигает 12 месяцев (п. 6 положения, утв. правительственным постановлением «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» от 24.12.2007 № 922).

Когда удержание за неотработанный отпуск при увольнении запрещено

В исключительных ситуациях удержания за неотработанные дни отпуска запрещены. Запрет зависит от поводов для увольнения.

Если сотрудник подал заявление на увольнение сам, руководство может компенсировать неотработанные дни отпуска. Но незаконно требовать возврата отпускных, когда увольнение вызвано одной из таких причин:

1. Человека призывают в армию.
2. Увольняющийся больше не справляется с работой по состоянию здоровья, что подтверждается медицинской выпиской, и не переводится на другую позицию.
3. Человек попал под увольнение из-за сокращения, ликвидации компании или закрытия ИП.
4. Сотрудник не согласен продолжать работу после смены руководства.
5. Работник заменял отсутствующего сотрудника, который вернулся к должности.
6. Увольнение случилось из-за чрезвычайных обстоятельств.

Как рассчитать сумму удержания за отпуск авансом при увольнении

Если определили использованные дни, которые человек не отработал перед увольнением, можно вычислить сумму переплаченных отпускных.

Для этого число дней неотработанного отпуска умножают на среднюю дневную зарплату. Для возмещения отпускных ее рассчитывают так же, как и для остальных выплат при увольнении. Считают по формуле:

Выплаты работнику за дни, отработанные в расчетном периоде / Расчетный период

В расчетный период включают 12 месяцев перед выплатой отпускных. Если увольняющийся к тому моменту проработал меньше, то среднедневную зарплату рассчитывают на основании фактически отработанного периода.

Возьмем для примера того же сотрудника Иванова. Допустим, его среднемесячная зарплата — 35000 рублей. Иванов отработал 9 месяцев и получил аванс — стандартный годовой отпуск. Посчитаем, сколько ему выплатили отпускных:

35000 / 29,3 (среднее кол-во дней в месяце) * 28 = 33447 рублей.

Теперь посчитаем, сколько отпускных ему положено из расчета за 21 отработанный день:

35000 / 29,3 * 21 = 25085 рублей

Исключаем время неотработанного отпуска:

33447 — 25085 = 8362 рублей — столько руководство может удержать.

Бухгалтерские проводки

Порядок, как в бухгалтерском учете показывать удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении было раскрыто Минфином в его письме, опубликованном в 2003 году. При этом в нем был показан случай, при котором работник добровольно погашает сумму долга наличными средствами. В документе Минфин советует для выполнения всех корректировок пользоваться методом сторно.

По Дебету	По Кредиту	Описание операции
20,23,25,26,44	70	Сторнирование суммы излишне выплаченных отпускных за период отпуска. При этом в качестве счета затрат выбирается тот, где производится учет отпускных выплат данной категории сотрудников.
96	70	Сторнирование сумм отпускных, которые начислялись из резерва. Эту проводку необходимо делать, если суммы отпускных выплачиваются из резерва, а не сразу списываются на счета затрат.
50	70	В кассу передана сумма излишне выданных отпускных
70	68	Производится сторнирование начисленных налогов и взносов.
20,23,25,26,44	69

Излишние выплаты отпускных: когда наниматель вправе вернуть деньги

Нередкими являются ситуации, когда нанимателю при увольнении приходиться возвращать избыточные выплаты по ранее выданным отпускным. Если работающий гражданин увольняется задолго до окончания рабочего года, за который он уже получал отпускные, у нанимателя возникает право высчитать избыточную сумму, выплаченную по использованному за этот год отпуску. Размер удержания приравнивается к неотработанным дням увольняемого.

Вернуть излишне выплаченную сумму наниматель вправе при увольнении по любой статье, кроме следующих:

• прекращение деятельности организации (ИП);
• штатное сокращение организации (ИП);
• отказ работника от перевода на иную работу по мед. показаниям;
• отсутствие у нанимателя надлежащей работы;
• замена собственника имущества;
• призыв на действительную военную службу работающего;
• восстановление ранее работающего гражданина на работе по решению суда либо трудовой инспекции;
• нетрудоспособность работающего по медицинским показаниям;
• смерть работника либо нанимателя;
• чрезвычайные ситуации.

Таким образом, при увольнении работника по остальным основаниям, к примеру, по собственному желанию либо соглашению сторон и т. д. наниматель вправе удерживать излишне выплаченные отпускные за неотработанное время.

Нужно ли корректировать налоги?

Суммы ранее выплаченных работнику отпускных компания включала в доходы, учитываемые при налогообложении прибыли, удерживала с них НДФЛ и начисляла страховые взносы. А теперь оказывается, что часть отпускных была выплачена работнику излишне. Что же делать с налогами и взносами? Нужно ли их скорректировать?

Долг работника за неотработанные дни отпуска возникает не потому, что отпуск был предоставлен с нарушением закона, а потому, что сотрудник увольняется до конца рабочего года, за который ему был предоставлен отпуск. Следовательно, на момент предоставления отпуска авансом сумма отпускных была выплачена на законных основаниях. Таким образом, нельзя говорить о наличии ошибки. А раз так, то и вносить ­исправления в налоговый учет того периода не нужно.

Зато суммы, удержанные в счет погашения долга (или оплаченных работником сумм), следует включить в налогооблагаемый доход. Такие разъяснения даны в письмах Минфина РФ от 03.12.2009 № 03-03-05/224, УФНС России по г. Москве от 11.01.2007 № 21-08/001467@.

Что касается страховых взносов, то удержанные (возвращенные сотрудником) суммы отпускных должны уменьшить базу по страховым взносам текущего отчетного периода. Ведь начисление отпускных за «авансовый» отпуск не является ошибкой в исчислении базы, относящейся к прошлому отчетному периоду, в котором была авансом начислена сумма указанных отпускных. Поэтому не нужно вносить изменения в расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам за прошлые периоды. И чиновники это подтверждают (см. письмо ­Минздравсоцразвития РФ от 28.05.2010 № 1376-19).

С НДФЛ ситуация обстоит примерно так же. Компании не нужно пересчитывать доход в периоде, когда работнику были выплачены отпускные авансом. Ведь при получении им дохода в виде оплаты труда датой его фактического получения дохода признается последний день месяца, за который доход был начислен (п. 2 ст. 223 НК). Поэтому в момент выплаты отпускных, организация правильно удержала и перечислила в бюджет НДФЛ со всей суммы начисленных и полученных сотрудником в данном отчетном периоде отпускных.

Тем не менее корректировка облагаемого дохода произойдет. Но только не «задним» числом, а в момент увольнения. На сумму НДФЛ, ранее удержанного с неотработанных отпускных, компании нужно уменьшить НДФЛ, исчисленный с выплат при увольнении. То есть уплате в бюджет подлежит разница между НДФЛ, исчисленным с последней зарплаты сотрудника, и НДФЛ, удержанным с суммы излишне выплаченных ­отпускных.

Если «увольнительных» выплат оказалось недостаточно для удержания долга и работник добровольно возмещает задолженность, то он должен внести в кассу сумму долга за минусом приходящегося на него НДФЛ. Рекомендуем в этой ситуации оформить заявление работника на имя ­руководителя организации с согласием возвратить излишне удержанные суммы НДФЛ с не полученного им дохода (п. 1 ст. 231 НК РФ).

В каких случаях удержание за неотработанные дни отпуска невозможно

Ситуации, когда удержание за неотработанный отпуск не производится, перечислены в абз. 4 ч. 2 ст. 137 ТК РФ. Это увольнение в результате:

• отказа работника от перевода на другую работу, которая предоставляется ему работодателем по причине ухудшения здоровья;
• отсутствия у работодателя работы, соответствующей требованиям медзаключения, для перевода на нее работника;
• ликвидации ИП, организации;
• проведения штатных мероприятий по сокращению численности персонала;
• смены собственника предприятия (эта норма действует только в отношении исполнительного органа и главного бухгалтера);
• призыва работника на срочную службу;
• восстановления на данную должность прежнего работника по решению Роструда или суда;
• признания медкомиссией полной нетрудоспособности работника;
• смерти работника либо работодателя — ИП или иного физического лица;
• произошедшей катастрофы, стихийного бедствия или другой чрезвычайной ситуации.

Как рассчитать число неотработанных дней

За месяц работы человек, которому предоставляется 28 дней отпускного периода, увеличивает заслуженный отдых на 2,33 дня. Если при вычислении отпускного стажа осталось меньше 15 дней, остаток отбрасывают, больше — принимают за целый месяц.

Для определения можно использовать формулу:

Д = И – (О:12*С)

где:

Д – число неотработанных дней;

И – число дней использованного отпуска;

О – длительность предоставляемого отпуска;

С – стаж для отпуска, выраженный в месяцах.

Получившееся дробное можно уменьшить до целого в пользу работника (письмо Минздравсоцразвития России от 07.12.2005).

Пример

Кудряшов Н.Т. принят 15.11.2017. С 23 июля по 19 августа 2018 он находился в отпуске продолжительностью 28 дней. Увольняется 10.09.2018.

С 15.11.2017 по 14.08.2018 – 9 месяцев, с 15 августа по 10 сентября 2018 – 27 дней. Округляем 27 дней до целого месяца. Стаж для отпуска составит 10 месяцев.

Вычисляем неотработанные дни:

28 – (28:12*10) = 4,67 дня, округляем до 4 (с 16 по 19 августа 2018).

Порядок расчета удержания:

1. Рассчитать число дней, использованных авансом.
2. Уточнить среднедневной заработок.
3. Уточнить не было ли повышения заработной платы во время отсутствия работника.
4. Вычислить число использованных дней до, после повышения зарплаты.
5. Вычислить среднедневной заработок после повышения зарплаты.
6. Вычислить удерживаемую сумму.

Бухгалтеру обязательно нужно проверить: повышалась ли во время отсутствия сотрудника зарплата на предприятии.

Расчет удобно производить, используя таблицу.

Повышалась ли заработная платы во время отсутствия сотрудника	Формула расчета
Нет	У = Д*З
Да	У = Д*З + Д1*З1

В каких ситуациях можно выполнять удержание за эти дни, а когда нет

В ТК закреплено право администрации компании выполнить удержание, если работник получил отпуск авансом, а затем решил увольняться. Однако есть ситуации, при которых удерживать с работника такие суммы запрещается.

К ним относятся:

• Если на предприятии проводится процедура сокращения;
• Если работник увольняется по причине ликвидации организации;
• Если заключение медосмотра требует перевода сотрудника на место с более легким трудом, и производится увольнение по причине отсутствия необходимых вакансий либо отказа самого работника от перевода.
• Происходит увольнение директора либо главного бухгалтера из-за смены собственников компании;
• Работнику приходится увольняться в связи с призывом на армейскую службу;
• Расторжение контракта производится по причине кончины работника;
• Сотруднику выдано медицинское заключение о невозможности дальнейшего исполнения трудовых обязанностей;
• Трудовое соглашение расторгается из-за форс-мажорных обстоятельств (катастроф, стихийных бедствий, эпидемии, аварии и т.д.)

Пример расчета авансовых отпускных

Менеджер ООО «Бриз» Гаврилов Р. Н. увольняется, использовав в текущем году отпуск стандартной продолжительности (28 дней). На момент разрыва трудовых отношений с работником бухгалтер ООО «Бриз» располагал следующей информацией:

• количество полученных от работодателя авансом дней отпуска — 12;
• среднедневной заработок для расчета отпускных — 1 120 руб.

Дополнительные условия:

• во время нахождения работника в отпуске в компании повысились оклады — повышение произошло 20 мая и затронуло весь рабочий коллектив;
• окончание отпуска Гаврилова Р. Н.пришлось на 30 мая;
• оклад работника до и после повышения составил 25 000 и 28 000 руб. соответственно.

Расчет специалист бухгалтерии начал с определения неотработанных отпускных дней, приходящихся на период после повышения окладов. Из 12 авансированных отпускных дней на период после повышения пришлось 11 дней (с 20 по 30 мая), на неотработанные дни отдыха, оплачиваемые без учета повышающего коэффициента, приходится 1 день (12 – 11).

Порядок удержания отпускных при увольнении

Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении? Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении должно производиться работодателем с учетом ограничений, установленных ст. 138 ТК РФ. Согласно ч. 1 статьи, их размер не должен превышать 20% суммы выплачиваемой заработной платы, даже если сам сотрудник не возражает против вычета большей суммы.

Это тоже важно знать:
Значение 33 статьи Трудового Кодекса при увольнении: официальный текст, что изменилось

В том случае, если размер переплаты отпускных при произведении окончательного расчета с сотрудником при увольнении превысит максимально допустимую сумму, тот может в добровольном порядке погасить возникшую задолженность. Возврат может быть сделан путем внесения наличности через кассу предприятия или перечисления на его текущий счет в банке.

Если уволенный сотрудник этого не сделает, работодатель сможет востребовать с него образовавшийся долг только через суд. Судебная же практика по вопросу взыскания с сотрудника долга из-за невозможности произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении очень противоречива.

Так, одни судьи считают, что удержание за неотработанный отпуск при увольнении не может быть поставлено в зависимость от того, имеется ли у сотрудника достаточный для покрытия такой задолженности доход в виде выплачиваемой перед увольнением зарплаты (апелляционное определение Верховного суда Республики Карелия от 11.01.2013 № 33-111/2013).

Другие — уверены, что если при увольнении нет возможности удержать всю сумму, выплаченную за неотработанный отпуск, то работодатель не может требовать погашения такого долга от уволенного сотрудника. Если, конечно, речь не идет о счетной ошибке при расчете либо недобросовестности самого работника — в этих случаях такое право у работодателя есть в силу ч. 2 ст. 137 ТК (постановление Президиума Ростовского областного суда от 15.09.2011 № 44г-109).

Срок, который сотрудник «переотдыхал»

Для того чтобы правильно определить размер удержания, прежде всего нужно вычислить, сколько оплаченных работодателем дней сотрудник использовал в качестве отпуска и не успел отработать.

Алгоритм расчетов достаточно прост:

1. Сначала нужно определить рабочий стаж у данного работодателя. Для этого учитывается временной промежуток между принятием на работу и увольнением в полных месяцах и дополнительных днях. Неполные месяцы округляются в ту или другую сторону, если количество отработанных дней, соответственно, больше или меньше 15. Например, сотрудник трудился 6 месяцев и 10 дней, значит, стаж будет засчитан только за 6 месяцев. А если он проработал 6 месяцев и 16 дней, ему засчитают 7 месяцев стажа.

ВАЖНО! В расчет берется не календарный год, а рабочий, начинающийся с момента заключение трудового договора.

2. Вторым этапом является исчисление отпускных дней, которые работник успел отработать до увольнения. Для этого применяется формула:
   Од = 28 / 12 х Мс

   где:

   • Од – число отработанных дней отпуска;

   Мс – количество месяцев, отработанных для достижения отпускного стажа.

Например, для 7 отработанных работником месяцев количество дней отплаченного отпуска, не требующего удержаний, составит 28 / 12 х 7 = 16 дней.

3. Далее простым вычитанием выясняется, за сколько дней отпуска правомерно удержание оплаты. Из полного количества «отгулянных» работником дней вычитается число, найденное в результате формулы, приведенной выше.

Например, для стандартного отпуска в 28 дней, предоставленного авансом, в случае отработки в течение 7 месяцев с работника нужно будет удержать плату за 28 – 16 = 12 дней.

Если работник не согласен возвращать деньги, использованные авансом

Если суммы для удержания из заработной платы желающего уволиться недостаточно, тогда можно просить работника внести недостающие деньги на добровольной основе. В случае несогласия последнего возвращать выплаченные ему средства за неотработанный период можно обратиться в суд. Однако тут мнения юристов расходятся.

Трудовой кодекс не предусматривает взыскания излишне выплаченных отпускных в судовом порядке.При этом некоторые специалисты утверждают, что если имеется возможность доказать неправомерные действия уволившегося, можно взыскать ущерб, причиненный предпринимателю согласно статьям 248, 391 Трудового кодекса.

Также работодатель имеет право отказаться от удержания неотработанных средств, если работник уволился и отказался добровольно оплачивать долг.

Отказ от удержания должен быть обоснован руководителем в случае налоговых проверок. Обоснованием может стать недостаток суммы для возврата из зарплаты.

Когда работодатель не вправе произвести удержание

Законом предусмотрены особые случаи, запрещающие работодателю удерживать при увольнении «перерасходованные» сотрудником отпускные суммы. Это напрямую связано с причиной увольнения. Инициатива сотрудника, как и большинство других оснований увольнения, полностью «развязывает руки» работодателю в отношении удержания. Но есть поводы, при которых эту процедуру производить нельзя. Средства, выплаченные за отпуск, останутся при увольняемом, если он покидает работу в связи с:

• призывом в ряды Вооруженных сил или на альтернативную службу;
• невозможностью продолжать работу из-за состояния здоровья (на основании медицинского заключения);
• сокращением численности или штата;
• ликвидацией предприятия или прекращением деятельности индивидуального предпринимателя­-нанимателя;
• переменой владельца организации, если увольняется директор, его заместитель или главбух;
• необходимостью уступить место вышедшему на эту должность основному сотруднику, занимавшему ее ранее;
• чрезвычайными ситуациями, катастрофами, катаклизмами и другими форс-мажорами;
• тем, что одной из сторон договора более нет в живых.

Когда действует запрет на удержание отпускных?

Излишне выплаченные отпускные за полученный авансом отпуск работодатель может удержать из заработной платы увольняющегося сотрудника, за исключением нескольких случаев. Так, согласно абз. 4 ч. 2 ст. 137 кодекса о труде, удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск не может быть произведено, если сотрудник увольняется по причине:

• отказа от перевода на другую работу по медпоказаниям либо из-за отсутствия такой возможности у работодателя;
• сокращения штата у работодателя либо его ликвидации, а также смены собственника, которая привела к увольнению руководства компании;
• восстановления по решению суда (трудинспекции) работавшего ранее на этой должности сотрудника;
• призыва на воинскую службу (в т. ч. альтернативную);
• признания сотрудника по медпоказаниям нетрудоспособным;
• наступления форс-мажора, признанного российским правительством таковым и не позволяющим далее продолжать трудовую деятельность;
• смерти ИП-работодателя.

Если имеет место хотя бы одно из указанных выше оснований, работодатель не вправе удержать за отпуск при увольнении. Если же сотрудник увольняется по другим причинам, то у работодателя есть все основания произвести при увольнении удержание за использованный отпуск из его заработной платы. Удержание, согласно ч. 3 ст. 137 кодекса, должно быть произведено в течение месяца после завершения срока, определенного для погашения сотрудником возникшей задолженности в виде переплаченных отпускных.

Не допускается также удержание компенсации за неиспользованный отпускпри увольнении, например, в случае последующего восстановления сотрудника в должности, поскольку ни ТК, ни любой другой нормативный акт подобных оснований для вычета из зарплаты не содержит. Более того, выплаченная ранее компенсация не дает работодателю права отказать восстановленному работнику в предоставлении отпуска.

Компенсация при увольнении

При увольнении работника возникает большинство недоразумений и конфликтов, в том числе в связи с расчётом компенсации за неиспользованный отпуск. Кратко этот вопрос регулируется ст. 127 Трудового кодекса, но её применение требует некоторых специфических знаний.

Так, например, нельзя забывать, что ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются всем работникам без исключения – в том числе временным, сезонным, совместителям и т. п. (ст. 114).

Также важно, что все суммы, какие полагаются работнику, включая компенсацию за неиспользованный отпуск, должны быть выплачены в последний день работы (он же – день увольнения).

Работнику стоит проверить, чтобы бухгалтерия ничего не забыла. При несогласии с размером выплачиваемой суммы и получении отказа в перерасчёте, работнику всё же следует получить компенсацию в неоспариваемой части, а также справку о заработной плате.

Похожие записи:

• Какое повышение социальной пенсии ожидается в 2023 году
• Как найти свободный земельный участок на кадастровой карте?
• Продление отпуска в связи с болезнью