Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Хранение банковской и кассовой документации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При этом Минфин России обращает внимание, что «информация, содержащаяся в электронных архивах, и средства ее обработки (хранения) подлежат защите от несанкционированного доступа и воздействия с обеспечением необходимой надежности хранения электронных архивов в соответствии с правилами государственного архивного дела». Кроме того, полагаем, что важным является и создание резервных копий, чтобы иметь возможность восстановления информации в случае сбоев в работе оборудования. При этом рекомендуется сохранять резервную копию не только на жестком диске, на котором располагается сама информационная база, но и использовать с этой целью внешние запоминающие устройства (флэшкарты, диски).
на Электронная подписка за 8400 руб.
Документы об аккредитивных операциях: корешки аккредитивов, контрольные листы, заявления клиентов на оплату 5 лет 62 Документы по расчетным и целевым чекам: корешки чеков, оплаченные чеки, заявления клиентов об утрате чеков, подтверждения, гарантийные письма 5 лет 63 Документы об открытии расчетных, текущих, корреспондентских, бюджетных и других счетов, карточки с образцами подписей и оттиска печати 5 лет 64 Лицевые счета по закрытым счетам юридических лиц 5 лет 65 Платежные поручения, чеки, мемориальные ордера и другие документы приходно-расходных операций по счетам юридических лиц 5 лет 66 Подтверждения сальдо по текущим, расчетным, корреспондентским счетам, взаимным расчетам, акты сверки взаимных расчетов и документы к ним 5 лет VIII.
Сколько хранит выписки банк
Традиционно запрошенную выписку банк формирует в 2-х экземплярах. Первый выдают клиенту, а второй хранят в архиве кредитной организации.
При этом все выписки, которые по той или иной причине оказались не востребованы клиентами, банк хранит у себя 4 месяца. Потом оформляют соответствующий акт, и они идут на уничтожение.
В своих электронных реестрах данных банк держит выписки в течение срока хранения банковских выписок – 5 лет. При получении от клиента письменного запроса их находят в архиве, распечатывают и выдают на бумаге.
СОВЕТ При подписании договора на банковское обслуживание, обратите внимание на действующий в этой кредитной организации порядок выдачи банковских выписок. Учтите, что ответственность за получение выписок возложена на клиента банка.
Обязательно нужно хранить платежные поручения
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка)об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам 5 лет Документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним 5 лет Отчеты об исполнении сметы расходов: сводные годовые Постоянно годовые Постоянно квартальные 5 лет При отсутствии годовых -постоянно Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности: Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета 5 лет Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка)о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе,в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.
По общему правилу банковская выписка – это документ финансового характера, который выдаёт клиенту кредитное учреждение. В ней обычно находят отражение:
- состояние счета;
- движение денежных средств по нему за конкретный промежуток времени.
Как доказать факт перевода спустя время?
Документы об аккредитивных операциях: корешки аккредитивов, контрольные листы, заявления клиентов на оплату 5 лет 62 Документы по расчетным и целевым чекам: корешки чеков, оплаченные чеки, заявления клиентов об утрате чеков, подтверждения, гарантийные письма 5 лет 63 Документы об открытии расчетных, текущих, корреспондентских, бюджетных и других счетов, карточки с образцами подписей и оттиска печати 5 лет 64 Лицевые счета по закрытым счетам юридических лиц 5 лет 65 Платежные поручения, чеки, мемориальные ордера и другие документы приходно-расходных операций по счетам юридических лиц 5 лет 66 Подтверждения сальдо по текущим, расчетным, корреспондентским счетам, взаимным расчетам, акты сверки взаимных расчетов и документы к ним 5 лет VIII.
Срок хранения банковских выписок
ЭПК договоры о материальной ответственности 5 лет после увольнения материально-ответственного лица документы (протоколы заседанийинвентаризационных комиссий,ведомости) об инвентаризацииосновных средств, имущества,зданий и сооружений,товарно-материальных ценностей 5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения документы (счета, справки,переписка и др.) по финансовымвопросам благотворительнойдеятельности 5 лет ЭПК По учету кадров, оплаты труда и т.п.
лицевые счета работников 75 лет ЭПК положения о премировании работников 5 лет ЭПК. Эти документы хранятся пять лет после замены новыми документы (сводные расчетные(расчетно-платежные) ведомости(табуляграммы) на выдачузаработной платы, пособий,гонораров, материальной помощи идр.
Порядок ведения кассовых операций
Порядок ведения кассовых операций регламентируется инструкцией ЦБ России от 04.10.93 г. «О порядке ведения кассовый операций в РФ».
Организации могут хранить в своих кассах наличные денежные средства в пределах лимитов остатка кассы, установленных банками по согласованию с руководителями организаций.
Прием наличных денег при расчетах с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.
Кассовые операции оформляются с использованием форм бланков кассовых документов, утвержденных Министерством Финансов РФ, и проводятся в следующем порядке:
- оформление первичных кассовых документов. Поступление наличных денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером. Выдача наличных денежных средств из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером;
- регистрация сформированных документов в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов;
- регистрация кассовых операций в кассовой книге и ежедневное выведение остатка по кассовой книге. Записи в книгу делаются в двух экземплярах;
- сдача в бухгалтерию отчета кассира с приходными и расходными кассовыми документами.
В случаях оплаты труда, выдачи депонированных сумм, выплаты пособий по социальному страхованию и т.п. кассовые операции могут оформляться платежными ведомостями без составления кассового ордера для каждого получателя. В таком случае, на основании платежной ведомости, формируется один расходный кассовый ордер на общую сумму выданных по ведомости денежных средств.
Документальное оформление кассовых операций
При поступлении наличности используются кассовые ордера, заполняемые по ф. 0310001; при расходе — расходные ордера по ф. 0310002. При этом ИП могут не оформлять кассовые документы (ордера) и регистры (кассовую книгу), как упомянуто в пп. 4.1, 4.6 Указания.
Оформление кассовых документов возлагается на главбуха, а также на бухгалтера, кассира, иное лицо (должностное или физлицо, которому доверено ведение бухучета), в обязанности которого входит ведение кассовых операций. Руководитель оформляет кассовые документы в том случае, если нет в штате (на рабочем месте) главбуха, кассира или другого уполномоченного на ведение кассовых операций лица (п. 4.2 Указания).
Документы по кассе подписывают главбух или уполномоченный бухгалтер и кассир, при их отсутствии — руководитель предприятия. У кассира должна быть своя печать с реквизитами, подтверждающими проведение операций по кассе, и образцы подписей уполномоченных на подписание кассовых документов должностных лиц.
Если в штате имеется старший кассир, то факт передачи/принятия им денег кассиру/от кассира отражается в книге учета денежных средств по ф. 0310005. Каждая запись по движению средств между старшим кассиром и кассирами подтверждается их подписями.
Под кассу отводится специальное место (помещение), в котором бы можно было обеспечить сохранность как денежных средств, так и кассовых документов.
В обязанности кассира входит не только подсчет поступающей в кассу наличности, но и проверка кассового документа на соответствие образцу, наличие достоверных подписей и точность указанной суммы. Кроме того, проверяется наличие перечисленной в ордере подтверждающей документации. Наличные принимаются путем пересчета, при этом лицо, вносящее денежные средства в кассу, должно наблюдать процесс подсчета.
Учет поступающей в кассу наличности ведется в кассовой книге, оформляемой по ф. 0310004. При этом каждая запись в данном регистре делается кассиром на основании каждого кассового ордера (ф. 0310001 и 0310002). Кассир должен вывести остаток в кассе денежных средств на конец каждого рабочего дня — итоговая запись делается в ф. 0310004 и заверяется его подписью. Если на протяжении дня операций по кассе не было, то и записи в книгу не делаются.
В конце своего рабочего дня кассир должен сверить все записи, сделанные в ф. 0310004, с имеющимися кассовыми документами, вывести остаток и проставить свою подпись. Также сверку должен провести и проставить свою подпись в книге главбух или ответственный бухгалтер.
Кассовые документы и регистры могут быть оформлены в бумажной или в электронной форме. При этом на бумажном носителе документы могут быть составлены при помощи машинописи или же заполнены от руки. Подписи на бумажных документах должны проставляться собственноручно.
В кассовые документы нельзя вносить исправления. В регистрах исправления допустимы, но необходимо, чтобы была проставлена дата исправления, а также инициалы и подпись сотрудника, вносящего исправления.
Для оформления кассовых документов и регистров в электронном формате используются специальные технические средства для обеспечения защиты записей от несанкционированных исправлений и искажений информации, а также для идентификации ответственного лица. После проставления на таких документах цифровой подписи их исправление уже недопустимо.
Сроки хранения бухгалтерских документов
Как было указано выше, сроки хранения установлены Федеральным законом №402. Для большинства видов бухгалтерских документов он составляет 5 лет. Есть несколько нюансов, связанных с порядком расчета этого срока.
Согласно закону №402, для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, аудиторских заключений отсчет пятилетнего периода начинается с момента соответствующего отчетного года. Что касается учетной политики компании и другой документации, связанной с организацией и ведением бухгалтерского учета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение документов в электронной форме и проверку подлинности электронной подписи, 5 лет отсчитывается с года, в котором документы в последний раз использовались для составления отчетности.
Кассовые книги, корешки чековых книжек, табели, ордера, переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и другие оправдательные документы, которые прошли проверку, необходимо хранить не менее пяти лет. При возникновении разногласий срок может быть продлен до момента принятия решения по делу, если оно вынесено за пределами указанного срока.
Срок хранения таких документов как справки, акты, протоколы, ведомости, заключения об определении амортизации, переоценке, списании НА и ОС отсчитывается с момента выбытия активов.
Путевые листы хранят 5 лет, но срок может быть увеличен до 50 лет, в случае отсутствия других подтверждающих документов вредных и опасных условий труда.
Обратите внимание. Срок хранения, приравненный к 50 годам, распространяется исключительно на документы, созданные после 1 января 2003 года. Ранее этот срок составлял 75 лет.
Сроки хранения кадровых документов
В Федеральном законе №125 указано, что документы по личному составу, которые были закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, подлежат хранению на срок 50 лет. Действие закона распространяется на трудовые договора, дополнительные соглашения, включая соглашения о расторжении, личные дела и карточки работников.
Аналогичные требования к хранению распространяются на следующие категории документов:
- приказы и распоряжения по личному составу – о приеме, перемещении, переводе, совместительстве, оплате труда, увольнении, повышении квалификации, награждении, изменении данных в анкете, об отпуске по уходу за ребенком, отпуске без сохранения заработной платы;
- докладные записки;
- справки;
- заявления;
- дипломы, трудовые книжки, аттестаты, свидетельства, удостоверения, не востребованные сотрудниками при увольнении.
Обратите внимание. В течение 50 лет также нужно хранить гражданско-правовые договора с физическими лицами и акты по ним.
Но и из этого правила есть исключения. Документы, связанные с дисциплинарными взысканиями, могут быть уничтожены через 3 года. Это правило указано в Перечне №236. Аналогичный срок хранения предусмотрен и для графиков отпусков, а также согласия на обработку персональных данных. Но в последнем случае трехлетний период отсчитывается после истечения срока действия согласия или его отзыва. Это условие не распространяется на основные документы по обработке персональных данных, включая инструкции или положения. Они подлежат постоянному хранению.
Также на постоянной основе нужно хранит такие кадровые документы по основной деятельности как распоряжения и приказы:
- об утверждении структуры организации;
- о создании подразделений;
- о вступлении в должность;
- о возложении обязанностей главного бухгалтера на руководителя;
- о досрочном сложении полномочий;
- об утверждении и введении в действие локально-нормативных актов;
- о назначении ответственных лиц.
Пятилетний срок хранения также распространяется и на документы по административно-хозяйственным вопросам (приказам, распоряжениям), табель учета рабочего времени. Срок может быть увеличен в 10 раз, если условия труда признаны опасными или вредными. Такой же срок отводится для хранения приказов о предоставлении отпусков – ежегодных и учебных, и приказов о направлении в командировку работников, деятельность которых не связана с вредными и опасными условиями труда. Приказы о командировке работников во «вредных» условиях должны храниться в течение 50 лет.
На протяжении пяти лет подлежат хранению копии заявлений, отчетов, списки работников, выписки из протоколов, переписка, заключения и другие документы о выдаче материальной помощи, выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности. На год дольше (шесть лет) должны храниться:
- платежные ведомости и документы к ним;
- расчетные листы на выдачу заработной платы, гонораров, пособий и материальной помощи.
Печатать выписки или можно хранить их в электронном виде? Однозначного ответа до сих пор нет, как и нет закона, который запрещал бы компаниям хранить сведения по счету в электронном виде.
В законе «О Бухгалтерском учете» наоборот указано, что первичные документы можно хранить на компьютере.
Но что лучше: электронная или бумажная выписка
? В пользу электронного документа свидетельствуют некоторые тенденции:
- некоторые банки оказывают услуги дистанционно и могут направлять информацию по счету через интернет;
- компаниям с несколькими счетами проще систематизировать информацию и хранить ее на компьютере, чем размножать кипы бумаг в архиве;
- для хранения бумажных отчетов потребуется их сшить и подготовить опись, а электронный документ только сохранить в папке.
Срок хранения банковских документов в организации
Переписка о финансово-хозяйственной деятельности(об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.) Переписка о выдаче и возврате ссуд 5 лет Документы (справки, акты, обязательства, переписка)о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях 5 лет Гарантийные письма 5 лет Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения)о переоценке основных фондов, определении износа основных средств,оценке стоимости имущества организации Постоянно Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене,приеме-передаче векселей Постоянно Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные),договоры имущественного страхования, с аудиторами (аудиторскими фирмами) 5 лет после истечения срока действия договора (соглашения).
Хранение выписок банка и платежных поручений
При этом Минфин России обращает внимание, что «информация, содержащаяся в электронных архивах, и средства ее обработки (хранения) подлежат защите от несанкционированного доступа и воздействия с обеспечением необходимой надежности хранения электронных архивов в соответствии с правилами государственного архивного дела». Кроме того, полагаем, что важным является и создание резервных копий, чтобы иметь возможность восстановления информации в случае сбоев в работе оборудования. При этом рекомендуется сохранять резервную копию не только на жестком диске, на котором располагается сама информационная база, но и использовать с этой целью внешние запоминающие устройства (флэшкарты, диски). на Электронная подписка за 8400 руб. Документы об аккредитивных операциях: корешки аккредитивов, контрольные листы, заявления клиентов на оплату 5 лет 62 Документы по расчетным и целевым чекам: корешки чеков, оплаченные чеки, заявления клиентов об утрате чеков, подтверждения, гарантийные письма 5 лет 63 Документы об открытии расчетных, текущих, корреспондентских, бюджетных и других счетов, карточки с образцами подписей и оттиска печати 5 лет 64 Лицевые счета по закрытым счетам юридических лиц 5 лет 65 Платежные поручения, чеки, мемориальные ордера и другие документы приходно-расходных операций по счетам юридических лиц 5 лет 66 Подтверждения сальдо по текущим, расчетным, корреспондентским счетам, взаимным расчетам, акты сверки взаимных расчетов и документы к ним 5 лет VIII.
Срок хранения платежных поручений в организации
ВажноВ течение этого срока будьте готовы в любой момент предъявить их проверяющим. Также см. «Сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2021 года: что изменилось». Банковская выписка – это первичка? Обычно срок хранения документа зависит от его правового статуса. ИнфоНапример, первичка это или нет. Вот недавнее мнение Верховного Суда РФ по поводу банковских выписок по движению денежных средств по счетам (определение от 30.01.2017 № 307-ЭС16-19374 по делу № А56-73410/2015): Банковские выписки не являются первичной бухгалтерской документацией по смыслу Закона о бухучете, поэтому на общество не возложена обязанность по их хранению. Эти выписки общество не составляет, руководитель и главный бухгалтер организации не подписывают. Указанные выписки предоставляют банки. Они содержат информацию, предоставляемую кредитными организациями.
Долгосрочная сохранность в Диадоке
Так называется многофункциональный сервер, который предусматривает все потребности компании. Программное обеспечение поможет организовать комфортную работу, нормализует документооборот высокого качества. Ресурс предоставляет следующие возможности хранения документов в электронной форме:
- позволяет распределить обязанности и дает право подписания определенным отделам и их сотрудникам;
- переданные через Диадок сведения имеют юридическую силу, не вызывая сомнений у контролирующих органов и партнеров сомнений;
- есть функция простого и расширенного поиск с использованием фильтров;
- сохраняет в трех экземплярах на разных серверах;
- предоставляет возможность отправлять файлы непосредственно контрагентам для согласования;
- обеспечивает бессрочную сохранность документов.
Сервер также позволяет создать структурированное хранение данных в электронном виде на локальном ПК. Пользователь индивидуально под себя сделает понятную структуру файлов с определенными наименованиями и расположением, чтобы комфортно работать с архивными материалами. Когда оплачиваемый период завершается, у покупателя остается доступ к хранилищу с высоким уровнем защищенности, подтвержденным соответствующим сертификатом.
Выбор облачного архива
Такого рода хранилища считаются самым приемлемым вариантом, который обеспечит необходимый порядок архивного хранения электронных документов. Тем более на рынке представлены сервисы, которые учитывают в работе все требования законодательства. И владельцу не придется волноваться об организации и защите процесса. При выборе «облака» следует учитывать следующие параметры:
- Функциональность. В перечень опций должны входить базовые обязательные потребности пользователя: быстрый поиск, защищенность, уничтожение в соответствии с установленными сроками и т. д.
- Приемлемая цена. Услуги должного качества с соблюдением всех норм закона будут стоить соответственно. Важно, чтобы система хранения электронных документов работала бесперебойно и обеспечивала надежную защиту. При выборе поставщика услуг изучить его репутацию, опыт работы.
- Соответствие нормам закона. При покупке следует внимательно ознакомиться с техническими особенностями сервиса. Так как согласно требованиям ГОСТа документация должна храниться в РФ в двух или более образцах.
- Как работает программа. На сегодняшний день существует два способа: веб-сервис и интеграция. Второй вариант стоит дороже, так как требует дополнительных настроек, зато позволяет отправлять материалы напрямую из учетной системы.