Цель командировки – примеры оформления для водителей, директоров и менеджеров

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Цель командировки – примеры оформления для водителей, директоров и менеджеров». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Для правильного оформления документации по командировочным расходам очень важным является обоснование командировки, правильно поставленная цель рабочей поездки сотрудника. Ее указывают в письменном распоряжении работодателя. Это распоряжение позволяет направить сотрудника на выполнение служебного задания с целью получения предприятием прибыли. За время пребывания в служебной поездке поставленное задание должно быть выполнено. Это требование указано в ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного постановлением правительства №749 от 13.10.2008.
Обоснование зависит от видов деятельности, которыми занимается компания. В ТК РФ и подзаконных актах не указано, с какой целью едут в командировку, на практике это решает руководитель, задание формируется исходя из потребностей предприятия: оформление документации, представительство, выступление, проверочные и контролирующие мероприятия, исследовательская работа, проведение экспериментальных работ и т. д.

Цель командировки — что это такое и где указывается

Заработная плата за время пребывания в служебной командировке

За все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы, за командированным работником сохраняется средний заработок.

Заработная плата за время пребывания в командировке рассчитывается путем умножения среднедневной заработной платы работника на количество рабочих дней командировки (в том числе дней пребывания в пути). Расчет среднего заработка производится независимо от режима работы исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течении которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1 по 30 (31) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28 (29) число включительно).

При расчете среднего заработка из расчетного периода должны быть исключены следующие периоды:

• когда в соответствии с законодательством РФ за работником сохранялся средний заработок, за исключением перерывов для кормления ребенка;

• когда работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

• когда работник не имел возможности выполнять работу из-за простоев по вине работодателя или причинам, не зависящим от него и работодателя, из-за забастовки, но при этом в ней не участвовал;

• когда работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

• в других случаях, при которых работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без нее в соответствии с законодательством.

Прочие расходы на командировку

Кроме основных расходов в период командировки у работника могут быть и прочие расходы. Для того, чтобы бухгалтерия смогла их возместить и принять к учету, работник должен предоставить подтверждающие документы:

• за пользование постелью;

• уплата страховых сборов (вкл. страховой сбор по обязательному и добровольному личному страхованию пассажиров на транспорте);

• оплата регистрационных взносов;

• оплата услуг по оформлению проездных документов;

• возврат билетов, штрафы (при наличии приказа об отмене/изменении/сокращении/продлении командировки);

• счета гостиниц по оказанию дополнительных услуг (страховка, пользование холодильником).

Также у работника могут быть расходы на оплату багажа – при перевозке документов, запчастей и иного оборудования, если данная задача предусмотрена приказом на командировку. Их возмещают командированному работнику в полном объеме на основании подтверждающих документов.

Ситуация №2: «Отправили сотрудника работать за рубеж»

Представим себе ситуацию, что крупный российский холдинг, компании которого занимаются производством пищевой продукции, решили направить одного из своих лучших инженеров на работу за границу, как говорится, «набираться опыта у зарубежных коллег». Инженер устроился в партнерской организации, где предполагает осуществлять свою трудовую деятельность на основании договора с ежемесячной пролонгацией. Ввиду этого, компания, отправившая работника за границу, не имеет четкого представления о том, сколько именно месяцев он будет работать за пределами Российской Федерации. По факту его основным местом работы остается одна из компаний российского холдинга, соответственно, он обязан получать заработную плату на территории России. Здесь снова возникают вопросы:

1. Каким образом необходимо считать его заработную плату, будет ли ему выплачиваться должностной оклад?

2. Как быть с налогообложением, в частности, с НДФЛ?

3. Будет ли его нахождение за пределами РФ считаться командировкой или же это очередная «служебная поездка», о которой шла речь выше?

На эти вопросы отчасти дает ответ письмо Минфина России от 30 августа 2011 г. № 03­04­06/6­194, где Ведомство недвусмысленно сообщает, что если компания направляет сотрудника за рубеж для выполнения трудовых обязанностей, то эта поездка также не является командировкой. Несмотря на это бухгалтера часто допускают здесь ошибки. Чтобы избежать недоразумений при расчетах с работниками (а ошибки всегда ведут и к нарушениям при налогообложении), следует иметь в виду следующее:

• Если работник едет за рубеж не на определенный срок для выполнения конкретного служебного поручения, а для выполнения своих служебных обязанностей, то это – не командировка;

• Работнику за этот период начисляется зарплата, а не средний заработок, поскольку это вознаграждение за выполнение обязанностей на территории иностранного государства, относящееся к доходам от источников за пределами Российской Федерации;

• Если работник трудится за рубежом в течение длительного времени и по итогам года (налогового периода) теряет статус налогового резидента, то выплаты в его пользу не подлежат обложению НДФЛ (пункт 1 статьи 207 НК РФ).

Цель командировки — что это такое и где указывается

Для правильного оформления документации по командировочным расходам очень важным аспектом является правильно поставленная цель рабочей поездки сотрудника. Ее указывают в письменном распоряжении работодателя. Данное распоряжение позволяет отправить сотрудника для выполнения служебного задания, направленного на получение предприятием прибыли. За время пребывания в служебной поездке поставленное задание должно быть выполнено. Это требование прописано в ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Задание формируется исходя из деловых потребностей предприятия.

Важно отметить, что правильная формулировка цели позволяет избежать лишних рисков в случае, если цель командировки не достигнута. Например, формулировка «для подписания договора с компанией «Рога и копыта»» звучит однозначно, а формулировка «оценить возможность сотрудничества с компанией «Рога и копыта»» подразумевает отрицательный результат как один из вариантов достижения цели.

Примеры правильных формулировок

Чтобы вам было проще определиться с составлением документов, приведем несколько примеров целей командировок с правильной формулировкой. Может быть, вы даже найдете среди них ту, которая хорошо подойдет под конкретно ваш случай:

Администрация и директорат

• Открытие нового структурного подразделения
• Переговоры о заключении долговременного договора на поставки
• Внеплановая кадровая проверка отдаленного филиала
• Расширение деловых связей

Отдел продаж

• Изучение рынка сбыта
• Переговоры с потенциальными оптовыми покупателями
• Сравнительный анализ конкурентной продукции
• Повышение квалификации: тренинги по продажам, обмен знаниями и опытом

Научные сотрудники

• Участие в выездных выставках, конференциях и презентациях
• Сбор информации для исследовательской деятельности
• Проведение полевых исследований
• Изучение первоисточников научных трудов

Сельскохозяйственный сектор

• Посещение выставок, посвященных новым технологиям в сфере сельского хозяйства
• Реализация продукции на ярмарках и подобных мероприятиях
• Закупка аграрной техники
• Закупка удобрений или кормов для животноводства

Выше приведены самые частые причины командировок для названных групп сотрудников. Конечно, некоторые из них универсальны и могут выполняться сотрудниками разных отделов. Так, например, прохождение тренинга может стать целью командировки директора, а представитель отдела продаж может заняться договором о поставках.

Цели командировки — примеры 2020

Рассчитывается заработная плата сотрудника на время его пребывания вне места основной службы. Она составляет среднедневной заработок, помноженный на количество дней деловой поездки. Если время пребывания в командировке приходится частично на выходные или праздничные дни, заработная плата за эти сутки рассчитывается в двойном размере.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов переходит на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.
В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников.

Бухгалтеру, в чьи дополнительные обязанности входит ведение кадрового делопроизводства и рекрутинг персонала хорошо известно, что на рынке труда можно с легкостью найти множество вакансий, предполагающих работу разъездного характера.

Одно из значений слова «санкция» — мера воздействия, обычно запретительная, которая применяется к нарушителю. Мы ежедневно слышим об экономических санкциях, их применении, усилении, последствиях.

Несмотря на то, что тема командировок уже описана не один раз, некоторые вопросы по работе с командировками остаются актуальными В нашей статье мы расскажем о нюансах организации командировок и оформлении командировочных.

Более того, первый вариант описанной нами поездки будет квалифицирован не в качестве командировки, а в качестве служебной поездки, что автоматически освобождает работодателя от дополнительных финансовых расходов.

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Более того, первый вариант описанной нами поездки будет квалифицирован не в качестве командировки, а в качестве служебной поездки, что автоматически освобождает работодателя от дополнительных финансовых расходов.

В отчете, кроме целей поездки командируемого и их результатов, могут отражаться иные важные сведения. Изучим их.

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ, командировка — это направление человека по заданию на определенный срок вне места постоянной работы. Соответственно, если у сотрудника в трудовом договоре в качестве такого места указан конкретный адрес компании, в принципе любую поездку можно считать командировкой, и срок ее определяет работодатель.

Нанимателю может понадобиться направить работника для исполнения трудовой функции за пределы места постоянной работы. В таком случае нужно оформить этому работнику служебную командировку (далее — командировка).

Затраты на рекламу собственной продукции (товаров, работ, услуг), в том числе на участие в выставках, ярмарках, экспозициях, связаны с реализацией.

Законодательные требования и регулирование

К поездкам, оформленным в качестве деловых, предъявляются определенные требования со стороны законодательства. Регулируются командировки ТК РФ и НК РФ. В Трудовом кодексе регламент относительно этих рабочих процессов описывается в статьях 166, 167, 168. В них раскрывается целый ряд вопросов, которые могут возникнуть при оформлении данной процедуры: что можно считать командировкой, гарантии для сотрудника, а также вопросы о возмещении расходов в поездке.

В Налоговом кодексе описана информация, как отразить командировочные расходы в учете, что можно списать, с каких сумм осуществляются выплаты в фонды социального страхования граждан. Также существуют отдельные постановления, содержащие максимально полную информацию о внесенных коррективах в законодательные акты, новшествах учета и обеспечении требований регулирующих органов. Найти всю эту информацию можно в следующих документах: Постановления №749, 729, 812, 64.

Иногда в поездки направляют главного бухгалтера. Стоит отметить, что бухгалтер на любом предприятии – это финансово ответственное лицо. Ведь именно этот человек ведет отчет по финансам, денежным и имущественным делам. Поэтому можно сказать, что сотрудник просто привязан к своему месту работу. Если же его отправляют в командировку, то оформляется трудовой договор по совместительству. Особенно это важно сделать в том случае, если работник уезжает более чем на один месяц.

Цели для такой рабочей поездки главного бухгалтера предприятия могут быть следующие:

• Проверка отчетности и бухгалтерии в филиале предприятия;
• Создание новой базы данных на предприятии, которое открылось совсем недавно;
• Принятие дел. Такое происходит в том случае, если бухгалтера переводят на новую должность в другой город. Первое время ему потребуется поездить на предприятие, чтобы перенять все документы и вникнуть в курс дела;
• Повышение квалификации. Обучение или поездка на конференцию может в значительной мере поднять профессионализм бухгалтера, что в дальнейшем поможет ему грамотно вести отчетность.

Для того, чтобы человек был направлен в командировку, необходимо учитывать некоторые нюансы:

• Причина поездки должна быть четко изложена в приказе, а затем прописана в командировочном удостоверении. Вы можете посмотреть образец заполнения в интернете;
• Фирма должна помнить, что поездка не может длиться более 40 дней. Сроки прописываются заранее. Человек не может отправляться в деловую поездку на неопределенный срок;
• Если командировка длится более одного месяца, то по просьбе сотрудника ему перенаправляется его заработанная плата. Делается это за счет организации;
• Компания возмещает своему работнику все расходы, которые связанны с проездом и съемом жилья. В некоторых случаях оплачиваются траты, связанные с тем, что работник находится не по своему месту жительства;
• Командировкой считается та поездка, где сотрудник уезжает в другой регион относительно своей постоянной работы, а не места жительства. То есть, если вы живете в Санкт-Петербурге, но работаете при этом в Москве, поездка в Петербург будет считаться командировкой, несмотря на то, что по факту вы едете домой.

Важно помнить, что когда вы устраиваетесь на работу, вы автоматически соглашаетесь на то, что вас могут отправить в деловую поездку в другой город или даже страну.

Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Они носят различный характер и условно разделяются на универсальные и специальные:

1. Универсальные направлены на развитие бизнеса компании и включают в себя поиск клиентов или привлечение инвесторов, расширение рынка сбыта.
2. Специальные цели могут иметь различный характер и отражать необходимость предприятия в конкретный момент времени, например участие в судебном деле.

Рекомендуется делать формулировку конкретной и включать в нее полную информацию о задании.

Самые распространенные примеры цели командировки в приказе:

• участие представителя компании в переговорах (обязательно указывается контрагент) по вопросам (указывается предмет переговоров);
• представительство в судебном заседании арбитражного суда (полное наименование суда) по делу (номер дела);
• проведение инспекции филиала (адрес филиала).

• Цель, с которой работник направляется в командировку, должна быть значимой для финансово-хозяйственной деятельности, осуществляемой работодателем. Это позволит учесть затраты на поездку в расходах при определении базы по налогу на прибыль. Формулировка цели должна быть краткой, но отражающей суть задания и те его характеристики, которые однозначно привяжут это задание к тому или иному событию.
• Для каждой категории персонала существуют свои доминирующие цели, для достижения которых сотрудников этой категории направляют в командировку. Но есть и темы, общие для всех работников.
• Указать цель поездки необходимо в единственном обязательном для оформления документе — приказе (распоряжении) о ней. Также она будет приводится во всех иных документах, оформляемых у работодателя в связи со служебной поездкой.

Что такое служебная поездка

Понятие служебной поездки касается работников, рабочие обязанности которых связаны с постоянным или сезонным движением. Например, выезд курьера, экспедитора или отправление на полевые работы служащих аграрных компаний, исследовательских институтов и ремонтных бригад — это служебная поездка. В таком случае работодатель в том же самом порядке компенсирует все затраты рабочих, связанные с проживанием, питанием и приобретением всего необходимого для выполнения поручений. Однако служебная поездка оценивается в пределах трудового договора, без дополнительных начислений и налогообложения.

Формально, служебная поездка — это заранее прописанный в документах, статутных актах и договорах найма пункт, который входит в обязанности сотрудника и не оплачивается дополнительно.

План и цель командировки: примеры

В соответствии с постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749 в редакции от 16.10.2014 работодателям, направлявшим сотрудников в командировки, предписывалось обязывать сотрудников, которые возвращались из командировок, составлять в течение 3 дней отчет о проведенной работе. Отчет составлялся по унифицированной форме № Т-10а.

В текущей редакции постановления 749 от 29.07.2015 отсутствуют нормы, регламентирующие применение командировочного отчета. Таким образом, данный документ перестал быть обязательным для работодателей.

Однако во многих фирмах обязанность по составлению подобных отчетов установлена для работников на уровне локальных нормативов. Это может быть связано, в частности, с тем, что в таких организациях успели сформироваться привычные сотрудникам механизмы документооборота и внутренней отчетности, предусматривающие составление командировочных отчетов как источников исключительно значимых для руководства и бухгалтерии предприятия данных.

В качестве формы, на основе которой может составляться отчет, фирма вправе утвердить и унифицированный документ № Т-10а. Например, как приложение к Положению о служебных командировках организации.

Изучим теперь, какие именно сведения могут отражаться в рассматриваемом отчете.

Предположим, что в кратком отчете (отчетах нескольких сотрудников) приведены цели участия работника в командировке, что рассмотрены нами выше. В этом случае в документе могут содержаться формулировки:

1. Если цель поездки — участие в переговорах с контрагентом (инвестором, кредитором):

«По итогам переговоров подписан договор поставки крепежа № 1 от 18.02.2020. Копия договора прилагается к настоящему отчету».

2. Если цель поездки — участие в деловой конференции:

«Командированный выступил с докладом «Энергоэффективность в текстильной промышленности» и стал лауреатом премии «Лучший спикер» от организаторов конференции».

3. Если цель поездки — проверка деятельности филиала:

«Командированным проверена бухгалтерская отчетность филиала в Нижнем Новгороде за 2019 год, а также ряд первичных документов (по перечню, указанному в Приложении № 1 к настоящему отчету). По итогам проверки в адрес руководства филиала вынесен ряд предписаний».

4. Если цель поездки — участие в судебном заседании:

«Командированным даны показания по делу № А111222333, позволившие суду открыть ряд новых существенных обстоятельств спора. По причине обнаружения данных обстоятельств и необходимости их детального изучения сторонами суд назначил новое слушание на 18.04.2020».

В отчете, кроме целей поездки командируемого и их результатов, могут отражаться иные важные сведения. Изучим их.

В отчете по форме № Т-10а, не считая целей и результатов поездки, предполагается указание следующих сведений:

1. Названия фирмы-работодателя и фирмы, оплатившей командировку (как правило, это один хозяйствующий субъект).

2. Наименования документа (оно может быть тем же, что приведено в унифицированной форме — «Служебное задание для командировки и отчет о его выполнении»);

3. Ф. И. О., табельного номера работника, его должности, структурного подразделения, в котором он работает.

4. Сведений о поездке:

• места назначения (государство, город, хозяйствующий субъект);
• даты начала и окончания командировки;
• длительности командировки в днях (не считая времени в пути);
• документа — основания направления работника в командировку.

Документ подписывается:

• командированным работником;
• его непосредственным руководителем;
• директором фирмы-работодателя.

В отчете также может присутствовать заключение непосредственного руководителя сотрудника о выполнении служебного задания. В случае успешного достижения целей здесь можно написать «Задание выполнено в полном объеме». Если составление отчета — одно из условий назначения сотруднику премии, то можно добавить формулировку «По итогам командировки работник заслуживает материального поощрения в виде премии».

Если сотруднику не удалось достичь поставленных целей командировки, то в таком случае его руководитель может отразить в отчете:

• факт невыполнения служебного задания;
• адресованное командированному сотруднику предписание составить докладную записку с разъяснениями.

Докладная записка при этом обычно направляется директору.

Зачем нужны командировки

Когда сотрудник отправляется в деловую поездку, руководство определяет для него четкое задание, которое он должен выполнить в ее процессе. Задание может касаться различных сфер хозяйственной деятельности организации. Примеры целей командировок можно привести следующие:

• заключение договорных отношений по поставкам или продажам с контрагентами;
• переговоры о сотрудничестве;
• разрешение споров, конфликтов и других вопросов, касающихся юридической стороны деятельности;
• закупка оборудования, сырья и материалов;
• деловые конференции, участие в сборах и выставках, касающихся направления деятельности компании;
• продвижение товара на новых рынках сбыта, расширение клиентской базы;
• участие в исследовательских проектах, связанных с деятельностью фирмы;
• повышение квалификации сотрудников;
• исследование рынков сбыта, конкурирующих организаций и других вопросов маркетинга;
• настройка оборудования, программного обеспечения и работа с другими техническими вопросами в дочерних компаниях или подразделениях;
• проведение проверок работы филиальной сети и подразделений.

Похожие записи:

• Чем отличается электронный больничный от бумажного
• В Югре приняли новые меры социальной поддержки для семей с детьми
• Как узнать задолженность по ЖКХ?