Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Бухгалтерский аутсорсинг или штатный специалист: что лучше и дешевле?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Реалии текущего времени. В 2020 году большое количество компаний и ИП были вынуждены переводить своих бухгалтеров на дистанционную работу. Многие теперь склоняются к решению частично или полностью сохранить такой подход к организации бухгалтерии. Для этого уже есть и законодательная база — внесены соответствующие изменения в ТК РФ.
Бухгалтерия на удалёнке
Частных бухгалтеров можно привлечь и по гражданско-правовому договору. Но здесь много рисков — они общие для всех фрилансеров.
Пока ещё трудно оценить в масштабах всего рынка бухгалтерских услуг, насколько работа дистанционных бухгалтеров эффективнее, чем на рабочем месте в офисе или работа бухгалтерии на аутсорсинге. Оценка делается индивидуально — на уровне конкретного бизнеса. Но использование электронного документооборота позволяет сделать бухгалтерию на удалёнке альтернативой штатной бухгалтерии на базе компании. Может быть она и альтернативой бухгалтерскому аутсорсингу. Однако в данном случае трудно полностью контролировать работу бухгалтеров, всё равно нужен специалист в штате, который бы курировал все вопросы и нёс ответственность за результаты работы, её качество и своевременность.
Самостоятельное ведение бухгалтерии может быть применено только для частных индивидуальных предпринимателей и самозанятых. Данные виды коммерческой деятельности имеют минимальный объем документации и отчетности. Ее можно полностью перевести в электронный режим с использование различных онлайн ресурсов. Следует отметить, что такой «роботизированный» способ ведения бухгалтерии возможен только для стандартных и наиболее распространенных видов коммерции. К примеру, розничная торговля промтоварами и т.п.
Если предприниматель имеет наемных рабочих, несколько направлений деятельности и они подлежат лицензированию или другим типам государственного контроля, то более целесообразно нанять специалиста. Так как разнообразие операций и отчетов возрастает на порядок:
- Составление и сдача налоговой, финансовой отчетности в соответствии с актуальными законодательными актами и требованиями;
- Ведение и документирование кассовых и хозяйственных операций;
- Учет / контроль денежных средств при помощи специализированных бухгалтерских программ.
Если сравнивать штатного бухгалтера на постоянной основе и приходящего фрилансера – специалиста ведущего несколько фирм, то привлечение последнего чревато множеством неприятностей. Начиная с некачественного и несвоевременного исполнения своих обязанностей и заканчивая переманиванием клиентов. Поэтому такая «экономия» может стать довольно затратной.
Виды аутсорсинга бухгалтерских услуг
Существуют различные варианты бухгалтерского аутсорсинга, которые часто зависят от масштаба организации. Они могут отличаться количеством услуг, которые предоставляет исполнитель. В перечень могут входить не только налоговый и бухучет, как наиболее часто встречающиеся услуги для заказа, но и прочие функции главного бухгалтера, а также ведение участков зарплаты или авансов.
Встречаются случаи, когда в выбранную комбинацию клиент хочет включить также и юридическую поддержку, оптимизацию финансовых расходов (например, сменить систему налогообложения для снижения суммы уплачиваемых налогов), а также кадровый учет и прочее.
Также возможны варианты, когда аутсорсинг является дополнением к штатной бухгалтерии, либо компания предпочитает передать все функции полностью на аутсорсинг.
Для осуществления наиболее правильного выбора следует тщательно взвесить возможности организации и выгоды в случае перехода.
Бухгалтерские услуги должны отвечать немалому списку требований и одно из самых важных – соблюдение конфиденциальности. Тут вспоминается словечко «поверенный в делах», в его еще дореволюционном толковании – этот человек не только представлял интересы своего хозяина и был в курсе всех дел, но главное – обладал его доверием.
Тот, кто оказывает вам бухгалтерские услуги, естественно, будет знаком со всеми нюансами вашего бизнеса. Условие о конфиденциальности информации, исходящей от клиента (коммерческой или деловой тайне), должно быть указано в договоре или заключено в виде дополнительного соглашения. Аутсорсер должен гарантировать и то, что ваши данные, полученные в бумажном или электронном формате, будут сохранены в неизменном виде, а получить к ним доступ смогут только доверенные лица.
Как выбрать бухгалтера или аутсорсинг – вопросы для теста
Вопросы, ответы на которые позволят Вам принять верное решение о найме бухгалтера:
- Степень конфиденциальности и доступность базы.
Правильный ответ – наличие пункта о неразглашении информации третьим лицам, а также открытый доступ к базе для заказчика.
- Уровень профессиональной подготовки аутсорсеров в компании.
Желательно, чтобы в фирме трудилось несколько опытных специалистов, что гарантирует непрерывность услуг в случае форс-мажорных обстоятельств.
- Как забрать базу в случае прекращения договорных отношений с бухгалтером аутсорсинговой компании.
Идеальное решение – просто забрать по окончанию работы без вопросов и финансовых обязательств.
- Какие программы будут использоваться для ведения бух учета, расчета зарплаты и управления персоналом?
Самый актуальный вариант – 1С.
- Надо ли оплачивать расходы на электронную подпись?
Крупные аутсорсинговые компании не нуждаются в финансировании электронной подписи.
- Как происходит отслеживание рабочего процесса заказчиком при работе с аутсорсингом?
Наиболее правильное решение – контроль отчетности, фиксация поручений и документов через личный кабинет или отдельное приложение. Хороший бухгалтер может сам предложить готовые варианты.
- Как согласовывается налог?
Идеальный специалист – это бухгалтер, который поможет выбрать самый оптимальный (наименьший) налог для Вашей компании в рамках законодательства. Конечно, согласовывать надо все платежи, в том числе налоги и делать это не в последний день, а заранее.
- Кто ответственный за ошибки в бухучете и сопряженной документации?
Это должен быть бухгалтер, как при найме на работу в штат, так и при делегировании полномочий специалисту-аутсорсеру.
Что такое аутсорсинг бухгалтерии
Этот термин активно используется на рынке в последние десять лет. Аутсорсинг – серьезный вид оптимизации.
От традиционных услуг внештатного бухгалтера он отличается тем, что компания-подрядчик включается в бизнес-процессы заказчика.
Фактически речь идет о полноценном подразделении фирмы, которое является отдельным юрлицом. Создавать эту группу нет необходимости, ее можно просто нанять.
Преимущества больших компаний перед работающими дома бухгалтерами-«одиночками» очевидны. Возможности физического лица, пусть даже профессионала с большим опытом, нельзя сравнивать с ресурсами целой организации.
То есть речь идет не просто о сдаче отчетности раз в квартал, но и о соблюдении внутренних регламентов и стандартов, ежедневном сопровождении работы предприятия, консультировании, выстраивании от имени компании отношений с налоговиками.
Попробовать аутсорсинг бесплатно
Многие предприниматели всерьез воспринимают лишь одну причину перехода на услуги аутсорсинга бухгалтерского обслуживания – экономию денег. Но это не совсем правильно. Для малого бизнеса содержать квалифицированных специалистов дорого, но непрофессионалы в этой области обходятся еще дороже. Поэтому обратившись к компании по аутсорсингу бухучета, можно серьезно повысить качество этой работы.
Сравнение аустсорсинга в компании и фриланса
При сравнении сотрудничества с физическими и юридическими лицами учитывают стоимость предоставления услуг, объем и качество работ в рамках договоренностей, а также ответственность сторон при возникновении спорных ситуаций.
| Основные показатели | Бухгалтер-фрилансер | Аутсорсинговая компания |
| Стоимость услуг | Как правило, фрилансеры предлагают услуги по ведению бухгалтерского учета дешевле, чем компании. Сотрудничество с физическим лицом предполагает заключение гражданско-правового договора, что влечет за собой удорожание услуг до 43 % по отношению к первоначальному тарифу (расценок фрилансера). | Сотрудничество с аутсорсинговой компаний осуществляется на договорной основе как с юридическим лицом. Оплата услуг производится через расчетный счет, что позволяет внести такие расходы в статью затрат компании. Общие расходы организации на сотрудничество с аутсорсинговой компанией ниже, чем при работе с фрилансерами. |
| Объем предоставляемых услуг | Один человек физически не в состоянии выполнить объем работ, сопоставимый с услугами, предоставляемыми несколькими специалистами из компании. Если вам попадется ответственный бухгалтер-фрилансер, то он изначально ограничит объем оказываемых услуг в рамках договоренностей, что для большой организации явно неприемлемо – зачем нанимать несколько фрилансеров и делить между ними работу, если можно заключить один договор с аутсорсинговой компанией. | В компании, предоставляющей услуги по аутсорсингу бухгалтерского учета, работает целый штат специалистов – главные бухгалтера, бухгалтера, помощники и т.д. Гарантируется эффективное ведение финансовой деятельности и для небольшого предприятия, и для крупного ООО. Также возможно предоставление дополнительных услуг – сопровождение налоговых проверок, подготовка отчетностей, планирование и т.д. Есть услуги по ведению финансовой деятельности предприятия «под ключ». |
| Ответственность сторон и соблюдение договоренностей | Устные договоренности с фрилансерами – это отсутствие гарантий на качественное и своевременное предоставление услуг. Задержка подготовки и отправки отчетов – значительные штрафные санкции в отношении ООО. Взыскать неустойку с физического лица сложнее, чем с юридического. | Заключение официального договора с аутсорсинговой компанией определяет ответственность сторон по выполнению обязательств в надлежащем объеме и качестве. При возникновении претензий к предоставленным (или не предоставленным) услугам всегда можно обратиться в суд. |
При обращении в аусорсинговую компанию всегда можно рассчитывать на возможность связи с сотрудниками в рабочее время – при возникновении срочных вопросов, консультаций можно связаться по телефону или приехать в офис компании. Если же работа ведется с бухгалтером-фрилансером, который, к тому же, предоставляет услуги удаленно, то не всегда можно рассчитывать на постоянную связь даже в рабочее время для решения экстренных вопросов.
Как видно, обращение к специалистам компании, предоставляющей услуги по аутсорсингу бухгалтерского учета и ведению финансовой деятельности, выгоднее, чем сотрудничество с бухгалтерами-фрилансерами.
Что выбрать: аутсорсинг, штатный или приходящий бухгалтер
Организовать ведение бухучета на предприятии руководство может несколькими способами: с помощью нанятого штата бухгалтеров, привлечь со стороны внешнего специалиста, и заключить договор с фирмой-аутсорсером. Рассмотрим подробнее положительные и отрицательные стороны каждого способа.
| Бухгалтер, работающий по трудовому соглашению | Внешний бухгалтер по договору подряда | Организация-аутсорсер | |
| Качество оказываемых услуг | Зависит от объема знаний каждого бухгалтера, поэтому при приеме обязательно нужно тщательно проводить отбор специалистов. | Довольно высокое, так как договор заключается на основании имеющихся рекомендаций, также зависит от объема знаний. | Высокий уровень оказываемых услуг, так как в штате такой организации работают специалисты различных направлений. |
| Ответственность | Данные специалисты защищены ТК РФ. Поэтому взыскать штрафы с них очень сложно. | Возможно привлечь к ответственности за допущенные ошибки, но если специалист заключил договор как предприниматель. | Организация, оказывающая услуги по аутсорсингу бухгалтерии берет на себя всю ответственность, если из-за нее компанию привлекают к штрафам и возмещению убытков |
| Стоимость услуг | Достаточно высокая, так как в расходы компании входят затраты по организации места работы, зарплата, отчисления ее и т.д. | Стоимость услуг внешнего бухгалтера определяется на основании договоренности. Компания экономит на стоимости организации рабочего места, отчислений и т.д. | Организации-аутсорсеры разрабатывают несколько тарифных планов, и фирма-заказчик выбирает уже в соответствии со своими возможностями. Стоимость варьируется в зависимости от системы налогообложения, количества операций и т.д. |
| Вывод | Данный вариант подходит для компаний среднего и крупного размера, где бухгалтерия должна присутствовать, чтобы не прерывать хозяйственную деятельность. | Хорошо подходит для новых компаний и предпринимателей, а также юрлиц малого бизнеса. Но руководство может столкнуться с ситуацией, когда потребуется бухгалтер, а он будет недоступен. | Очень выгоден для компаний малого и среднего бизнеса. Он позволяет сэкономить не только на затратах, но и получить высокий уровень обслуживания.
Руководитель в этом случае будет освобожден от многих вопросов, связанных с учетом и налогообложением. |
Система ценообразования услуг аутсорсинга функций бухгалтерии, на сегодняшний день, остаётся малопонятной и непрозрачной не только для потенциальных клиентов, но и для большинства поставщиков профессиональных услуг. И это является одним из основных сдерживающих факторов для роста рынка услуг аутсорсинга бухгалтерии в России в целом. Несмотря на то, что в сфере аутсорсинга давно известны как минимум пять классических моделей ценообразования, большинство из поставщиков услуг до сих пор не знают их и, как следствие, не могут в доступном виде представить потенциальным клиентам. Что порождает в большинстве случаев проблему недопонимания во взаимоотношениях клиент — аутсорсер. Ниже указаны несколько типичных проблем ценообразования услуг аутсорсинга на Российском рынке.
Что выбрать: аутсорсинг, штатный или приходящий бухгалтер
Организовать ведение бухучета на предприятии руководство может несколькими способами: с помощью нанятого штата бухгалтеров, привлечь со стороны внешнего специалиста, и заключить договор с фирмой-аутсорсером. Рассмотрим подробнее положительные и отрицательные стороны каждого способа.
| Бухгалтер, работающий по трудовому соглашению | Внешний бухгалтер по договору подряда | Организация-аутсорсер | |
| Качество оказываемых услуг | Зависит от объема знаний каждого бухгалтера, поэтому при приеме обязательно нужно тщательно проводить отбор специалистов. | Довольно высокое, так как договор заключается на основании имеющихся рекомендаций, также зависит от объема знаний. | Высокий уровень оказываемых услуг, так как в штате такой организации работают специалисты различных направлений. |
| Ответственность | Данные специалисты защищены ТК РФ. Поэтому взыскать штрафы с них очень сложно. | Возможно привлечь к ответственности за допущенные ошибки, но если специалист заключил договор как предприниматель. | Организация, оказывающая услуги по аутсорсингу бухгалтерии берет на себя всю ответственность, если из-за нее компанию привлекают к штрафам и возмещению убытков |
| Стоимость услуг | Достаточно высокая, так как в расходы компании входят затраты по организации места работы, зарплата, отчисления ее и т.д. | Стоимость услуг внешнего бухгалтера определяется на основании договоренности. Компания экономит на стоимости организации рабочего места, отчислений и т.д. | Организации-аутсорсеры разрабатывают несколько тарифных планов, и фирма-заказчик выбирает уже в соответствии со своими возможностями. Стоимость варьируется в зависимости от системы налогообложения, количества операций и т.д. |
| Вывод | Данный вариант подходит для компаний среднего и крупного размера, где бухгалтерия должна присутствовать, чтобы не прерывать хозяйственную деятельность. | Хорошо подходит для новых компаний и предпринимателей, а также юрлиц малого бизнеса. Но руководство может столкнуться с ситуацией, когда потребуется бухгалтер, а он будет недоступен. | Очень выгоден для компаний малого и среднего бизнеса. Он позволяет сэкономить не только на затратах, но и получить высокий уровень обслуживания.
Руководитель в этом случае будет освобожден от многих вопросов, связанных с учетом и налогообложением. |
Аутсорсинг бухгалтерии
Аутсорсинг – это делегирование стороннему исполнителю всего объема бухгалтерских функций, полномочий. При этом признается, что аутсорсер принимает на себя возложенные обязанности и несет полную ответственность за их исполнение.
Исходя из организационно-правовой формы, степени деловой активности компании аутсорс может включать различные аспекты бухгалтерского сопровождения, касающиеся
организации и ведениях бух. учета, подготовки и сдачи налоговой документации, обеспечения кадрового делопроизводства, консультирования по профильным вопросам. Однако, независимо от масштабов участия исполнителя, аутсорсинг бухгалтерии всегда представляет собой партнерское взаимодействие, основанное на принципах профессионализма, ответственности и взаимовыгоды.
Заказчик должен оценивать важность раскрытия реальных сведений о компании, точно представлять пагубные последствия, которые повлечет за собой сокрытие данных и несвоевременное информирование о возникающих проблемах. Предоставляя аутсорс услуг организациям, компания-исполнитель, в свою очередь, обязана полностью следовать требованиям закона в области налогообложения и ведения отчетности, работать только в интересах Клиента.
Передача бухгалтерско-финансовых функций компетентному стороннему исполнителю – один из самых часто встречающихся примеров эффективного делегирования полномочий в бизнесе. Полноценный аутсорс не сопоставим с привлечением внештатного специалиста или с разовым обращением за услугами. Профессиональная компания располагает значительно большими ресурсами – человеческими, техническими, программными – все они одновременно призваны решать комплекс задач Клиента. Зачастую одиночный бухгалтер на аутсорсинге ценой может не отличаться от контракта с профильной компанией.
Основы заключения договора на предоставление услуг персонала
На примере IT-организации рассмотрим, как заключать договор на возмездное оказание услуг.
Руководитель IT-компании желает повысить эффективность своей организации, поэтому он решил обратиться к HR-аутсорсингу. Он хочет, чтобы HR-специалист подобрал сотрудников в отдел связи и технической поддержки, рассчитал зарплаты персонала, а также занялся их мотивацией и обучением.
Встречаются руководители IT-компании и аутсорса, садятся за стол переговоров. Им нужно решить и прописать в договоре следующие моменты:
- Перечень оказываемых услуг. Тут четко прописывается, что сотрудник компании-исполнителя должен провести конкурс кандидатов в отдел связи и технической поддержки, затем отобрать соискателей, провести собеседование и выбрать конкретных работников. Сотрудник должен рассчитать зарплаты нанятого штата, а также обучить новых работников и мотивировать их: тут подробно описывается, какие мероприятия будут проведены.
- Сроки исполнения обязательств. Руководители договариваются и четко прописывают: подбор кадров должен быть завершен 11.04.2020 года; зарплаты должны быть рассчитаны не позднее 25.04.2020 года; мероприятия по обучению и мотивации сотрудников должны быть завершены до 10.08.2020 года. Также прописывается, что срок действия договора до 10.08.2020 года.
- Ответственность сторон. В договоре руководители прописывают конкретные суммы пени за дни просрочки, суммы штрафа, а также ссылаются на общие нормы закона.
- Условия расторжения договора аутсорсинга.
Многие предприниматели вообще не хотят работать с цифрами и браться за расчеты. Кроме того, некоторые из них изначально рассчитывают на большие обороты и планируют нанимать много сотрудников. В их случае лучше сразу привлечь к работе бухгалтера, который поддержит это развитие и будет разбираться в тонкостях бизнеса и отслеживать законодательные изменения, связанные с системами налогообложения.
Таким предпринимателям неважно, сколько стоит делегирование бухгалтерской функции, главное для них — самим не заниматься бухгалтерией. Закрыть эту потребность они могут двумя способами:
- нанять бухгалтера в штат или привлечь удаленного бухгалтера;
- воспользоваться аутсорсингом бухгалтерских услуг.
Этапы работы при передаче бухгалтерии на аутсорсинг
Если вы передаете бухгалтерию сторонней компании, базовая схема работы будет следующей (возможны дополнения)
1 этап — заключение договора на оказание услуг
Между сторонами заключается договор, в котором обязательно должно быть прописано следующее:
- обязанности и ответственность сторон;
- распределение зон ответственности сторон;
- список услуг и их стоимость;
- перечень документов, необходимых для всех видов операций;
- порядок и сроки передачи документации;
- доступ к информации;
- гарантия соблюдения безопасности и конфиденциальности информации;
- порядок передачи базы данных при расторжении договора.
При этом, в договоре обязательно прописываются и обязанности клиента, которые он должен соблюдать. Если компания-заказчик не выполняет свои обязательства, то компания-аутсорсер не сможет обеспечить полноту учета и не будет нести финансовую ответственность по штрафным санкциям от контролирующих органов.
2 этап — непосредственная работа по бухгалтерскому аутсорсингу
Клиент обязан своевременно предоставлять документы, чтобы компания-аутсорсер могла правильно сдавать отчетность и корректно рассчитывать уплату по налогам. Документация может быть:
- для работников – трудовой договор, приказы на командировки, отпуск или больничные и т. д.;
- для партнеров – счета, накладные, акты;
- проекты договоров с замечаниями и предложениями.
3 этап – расторжение договора
Если вы по какой-либо причине решили расторгнуть договор с компанией-аутсорсером, необходимо:
- Получить доступ к базе данных, в которой хранятся все операции, проведенные в ходе бухгалтерского аутсорсинга.
- Подать запрос в налоговую службу для того, чтобы убедиться в отсутствии долговых обязательств.
- Забрать документацию и актуальную копию базы данных.