Сроки хранения документов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Выделяют сведения о субъектах, сохраняемые в бумажном и электронном виде. Каждый вариант есть свои плюсы, минусы и особенности. Нередко информация дублируется для эффективного выполнения рабочих задач и в целях безопасности.

Важные нюансы, связанные с порядком хранения персональных данных

Для того чтобы гарантировать сохранность и секретность ПДн, необходимо:

1. Четко определить условия хранения персональных данных на бумажных носителях и в электронном виде. Речь идет не только о месте, но и установлении режима доступа туда для разных категорий сотрудников.
2. Выбрать людей, которые будут отвечать за конкретные аспекты, связанные с сохранением информации.
3. Провести разъяснительную работу с персоналом, объяснив степень важности ограничений и правил использования ПДн в рамках профессиональной деятельности, а также дав четкие инструкции, как действовать в той или иной ситуации.
4. Продумать средства защиты для сейфов, шкафов с замками, а также заняться внедрением специализированного программного обеспечения.
5. Если ведется работа с биометрическими данными, то дополнительно продумать механизмы контроля и ограничения доступа в соответствии с Правительственным постановлением № 512, вступившем в силу в 2008 году.

Оперативное хранение и учет

Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.

Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.

Теперь объясним, как организовать систему учета личных дел в отделе кадров. При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.

Хранение сведений о доходах физических лиц

Согласно п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета документ, содержащий сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах налога, исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджетную систему РФ за этот налоговый период по каждому физическому лицу, ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Данные сведения подаются в виде справки о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (далее – Сведения по форме 2-НДФЛ), которая в настоящее время утверждена приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. Этим же документом утверждены порядок заполнения справки 2-НДФЛ и формат ее предоставления в электронной форме.

Сведения по форме 2-НДФЛ представляются налоговыми агентами в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. Представлять указанные сведения и расчет сумм налога на бумажных носителях могут только налоговые агенты при численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 25 человек.

Согласно пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ налоговые агенты обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов (вопрос 6 письма ФНС России от 29.12.2012 № АС-4-2/22690).

Следовательно, минимальный срок хранения сведений о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ установлен четыре года.

При этом НК РФ не предусматривает обязанность хранения на бумажном носителе документов, составленных в электронной форме по форматам, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов (письмо Минфина России от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202).

Например, в отношении хранения счетов-фактур Минфин России разъясняет, что счета-фактуры, выставленные в установленном порядке в электронном виде, хранятся налогоплательщиком в электронном виде без распечатки их на бумажном носителе (письмо от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259).

Полагаем данное утверждение применимо и к Сведениям по форме 2-НДФЛ, представленным в налоговые органы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи.

Таким образом, если учреждение сдает сведения по форме 2-НДФЛ в электронном формате, то оно вправе хранить такие документы в электронном виде без распечатки их на бумажном носителе.

Сроки хранения документов по бухучету

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы Законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. В большинстве случае он равен 5-ти годам, однако имеются некоторые особые моменты по порядку расчета этого срока.

К примеру, по первичной учетной документации, регистрам бухучета, бухгалтерской отчетности, аудиторским заключениям отсчет срока в 5 лет начинается после соответствующего отчетного периода (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Что касается учетной политики и иной документации, которая связана с организацией и ведением бухучета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение электронных документов и проверку подлинности ЭП, то срок в 5 лет отсчитывается с года, в котором они в последний раз применялись для формирования бухотчетности (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Оправдательные документы, которые прошли проверку, например, кассовая документация и книги, банковская документация, ордера, табели, акты о приеме или сдаче, о списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и т.д., также нужно хранить не меньше 5-ти лет. Если же возникли споры или разногласия, то тогда документацию нужно хранить до принятия решения по делу, даже в случае, если его вынесли за пределы указанного срока (ст. 277 Перечня по Приказу № 236).

Что касается времени хранения документов о переоценке основных средств, расчете амортизации, списании основных фондов или нематериальных активов, то этот срок начинается с момента непосредственного выбытия указанных объектов (ст. 323 Перечня по Приказу № 236).

Срок хранения путевых листов — 5 лет, однако этот период увеличивается до 50 лет, когда нет иных документов, которые подтверждали бы вредные или опасные условия труда (ст. 553 Перечня по Приказу № 236).

Важно! Здесь и далее если срок указывается в 50 лет по Перечню из Приказа № 236, то он касается документов, которые созданы после 1 января 2003 года. Эти же документы, сформированные до указанной даты, необходимо хранить не менее 75 лет.

Ответственность за нарушение правил хранения документации

Наиболее распространенный случай, при котором нарушение правил хранения документации повлечет за собой штрафные санкции, — непредставление документа по запросу налоговиков.

Этот запрос ИФНС направляет при камеральной или выездной проверке налогоплательщика, при встречной проверке его контрагента, а также вообще без проверки (с. 93, 93.1 НК). Если налогоплательщик не представляет или несвоевременно представляет документацию, ему назначается штраф 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК).

Также отсутствие первичного учетного документа или счета-фактуры влечет за собой налоговую ответственность за грубое нарушение правил учета. Когда это нарушение не приводит к занижению налоговой базы — штраф 10-30 тыс. руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК). Когда это нарушение приводит к занижению налоговой базы — штраф 20% от размера неуплаченного налога, минимум 40 тыс. руб. (п. 3 ст. 120 НК).

Из-за несоблюдения сроков хранения документации компанию и ее сотрудников могут привлечь к административной ответственности. Ответственность за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов регламентированы ст. 13.20 КоАП. По ней предусмотрены предупреждение или штраф 3-5 тыс. руб. для должностных лиц и 5-10 тыс. руб. для юрлиц.

Если АО или ООО не исполняют обязанности по хранению документации в сроки, установленные законодательством, штрафы 2,5-5 тыс. руб. для должностных лиц и 200-300 тыс. руб. для компании (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП).

При несоблюдении сроков хранения документации по валютным операциям штраф составляет 4-5 тыс. руб. для должностных лиц и 40-50 тыс. руб. для компаний (ч. 6 ст. 15.12 КоАП).

При нарушении сроков хранения учетной документации по внешнеэкономическим операциям по товарам, работам, услугам, информации, результатам интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля штраф составляет 1-2 тыс. руб. для должностных лиц и 10-20 тыс. руб. для компаний (ч. 2 ст. 14.20 КоАП).

25. Работники структурных подразделений организаций обязаны:

— знать и выполнять требования настоящего Положения;

— знать Перечень сведений «ДСП» для организации и руководства им в работе;

— не разглашать известные им сведения «ДСП»;

— информировать руководителя подразделения и режимно-секретный орган (спецработника) о фактах нарушения порядка обращения со сведениями «ДСП», о попытках несанкционированного доступа к информации;

— строго соблюдать правила пользования документами, порядок их учета, хранения и уничтожения, обеспечивать в процессе работы сохранность информации, содержащейся в них, от посторонних лиц;

— знакомиться только с теми документами, к которым получен доступ в силу исполнения прямых служебных обязанностей;

— о допущенных нарушениях установленного порядка работы, учета и хранения документов, а также о фактах разглашения сведений «ДСП» представлять письменные объяснения руководителю подразделения, комиссии по проведению служебного расследования.

26. Работникам организаций запрещается:

— использовать сведения «ДСП» при ведении переговоров по незащищенным каналам связи;

— передавать сведения «ДСП» по открытым (незащищенным) каналам связи (факсимильная связь, сеть Интернет и т.д.);

— использовать сведения «ДСП» в открытой переписке, статьях и выступлениях;

— использовать сведения «ДСП» в личных интересах;

— выносить документы и другие носители информации, содержащие сведения «ДСП», из здания организации без разрешения руководства;

— уничтожать документы «ДСП» без оформления акта в установленном порядке.

39. Проверка наличия документов, дел и изданий «ДСП» производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. В состав комиссии обязательно включаются лица, которым поручен учет и хранение этих документов. Результаты проверки оформляются актом.

40. О фактах утраты документов, дел или изданий «ДСП» немедленно ставятся в известность руководитель организации и руководитель службы ДОУ.

41. Для расследования факта утраты документов, дел и изданий с грифом ограничения доступа «ДСП» приказом руководителя организации назначается комиссия по проведению служебного расследования. Заключение комиссии о результатах расследования докладывается руководителю организации.

42. За утрату документов, дел и изданий «ДСП», а также нарушение требований настоящего Положения виновные лица привлекаются к дисциплинарной ответственности.

43. Об утрате документов, дел и изданий «ДСП» составляется акт. Соответствующие отметки вносятся в учетные данные. Акты об утрате документов, дел и изданий передаются в архив организации для постоянного хранения.

44. Дисциплинарную ответственность за разглашение сведений «ДСП» и утрату документов, содержащих такие сведения, несет персонально каждый работник организации, имеющий доступ к сведениям и документам «ДСП».

45. По факту разглашения сведений «ДСП» и утраты документов с грифом ограничения доступа «ДСП» проводится служебное расследование.

46. Комиссия по проведению служебного расследования устанавливает:

— обстоятельства разглашения сведений «ДСП» или утраты документов «ДСП»;

— виновных в разглашении сведений «ДСП» или утраты документов «ДСП»;

— причины и условия, способствующие разглашению сведений «ДСП» или утрате документов «ДСП».

47. Служебное расследование проводится в срок не более одного месяца со дня обнаружения факта разглашения или утраты.

48. При выявлении нарушения требований порядка обращения со сведениями «ДСП» или документами с грифом ограничения доступа «ДСП» к лицу, допустившему такие нарушения, применяются меры дисциплинарного воздействия.

49. Руководство организации принимает решение о применении мер дисциплинарного воздействия к виновным лицам по результатам проведенного служебного расследования не позднее одного месяца со дня утверждения заключения, если иное не установлено законодательством Кыргызской Республики.

Выбор облачного архива

Такого рода хранилища считаются самым приемлемым вариантом, который обеспечит необходимый порядок архивного хранения электронных документов. Тем более на рынке представлены сервисы, которые учитывают в работе все требования законодательства. И владельцу не придется волноваться об организации и защите процесса. При выборе «облака» следует учитывать следующие параметры:

1. Функциональность. В перечень опций должны входить базовые обязательные потребности пользователя: быстрый поиск, защищенность, уничтожение в соответствии с установленными сроками и т. д.
2. Приемлемая цена. Услуги должного качества с соблюдением всех норм закона будут стоить соответственно. Важно, чтобы система хранения электронных документов работала бесперебойно и обеспечивала надежную защиту. При выборе поставщика услуг изучить его репутацию, опыт работы.
3. Соответствие нормам закона. При покупке следует внимательно ознакомиться с техническими особенностями сервиса. Так как согласно требованиям ГОСТа документация должна храниться в РФ в двух или более образцах.
4. Как работает программа. На сегодняшний день существует два способа: веб-сервис и интеграция. Второй вариант стоит дороже, так как требует дополнительных настроек, зато позволяет отправлять материалы напрямую из учетной системы.

Что такое персонифицированный учет

Появление данного термина неразрывно связано с решением Правительства РФ от 1998 года создать единую регистрационную базу, предназначенную для сбора, хранения и обработки сведений о страхователях и застрахованных лицах, в частности, тех данных, которые касаются их стажа работы и величины перечисляемых взносов. Более того, постановке на учет в системе подлежат не только официально трудоустроенные лица, но и безработные.
Согласно нормам пенсионного законодательства последние вправе получать социальное пособие на покрытие минимальных расходов, размер выплат устанавливается в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами. Реализация учетных действий осуществляется согласно предписаниям ФЗ № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», датируемого 01.04.1996 годом.

Скачать для просмотра и печати:

Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ (ред. от 28.12.2016) “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования”

Персонифицированный учет в ПФР — это систематизирование и ведение учета данных обо всех работающих и неработающих лицах, подлежащих страхованию в ПФР. Система учета подчиняется положениям, описанным в Федеральном законе от 1996 года N 27-ФЗ «О персонифицированном учете в системе ОПС».

Внимание! СНИЛС уникален — он может принадлежать только одному человеку. Для получения большинства государственных и муниципальных услуг идентификатором служит именно эта зеленая карточка, а не паспорт или иной документ.

На протяжении всей жизни застрахованных в системе ОПС лиц персонифицированный учет в ПФР накапливает данные, необходимые для расчета и выплаты его будущего пенсионного пособия:

• места трудовой деятельности;
• периоды деятельности;
• суммы взносов, перечисленные работодателями;
• накопленные страховые баллы и пр.

Обязанности работодателя перед застрахованным лицом и ПФР

Работодатель в системе ОПС именуется как страхователь, который наделен правами и обязанностями перед остальными участниками.

К основным правам страхователя относят:

• право требовать от работника СНИЛС по приему на работу, а также данные о месте жительства и прочие сведения для передачи в ПФР;
• право корректировать и дополнять сведения о работнике в Пенсионном Фонде;
• право получать информацию об обновлениях в системе ОПС от Фонда;

При этом страхователь должен выполнять некоторые обязанности:

• вовремя передавать в ПФ данные о застрахованном лице;
• получать в органах Фонда СНИЛС для работников;
• предоставлять застрахованным лицам информацию о произведенных страховых взносах;
• обеспечивать реализацию прав застрахованных работников;
• прочие обязанности, предусмотренные законодательством.

Нормативно-правовое регулирование

Порядок хранения, архивации и уничтожения различных видов документов регламентируется достаточно большим количеством нормативных правовых актов. В их числе и федеральные законы, и постановления Правительства РФ, и ГОСТы, и приказы различных ведомств. Основными законодательными актами являются:

— Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ);

— Основные правила работы архивов организаций, одобренные Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила работы архивов);

— приказы Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — Перечень), от 31.07.2007 N 1182 «Об утверждении перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;

— Постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

Составление акта к уничтожению

После выделения документов к уничтожению составленный акт рассматривается и утверждается Экспертной комиссией(ЭК) или экспертно проверочной комиссии(ЭПК), соответствующего учреждения, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт. По утвержденным актам документы с истекшими сроками хранения, вывозится и утилизируются.

Неважно на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами — в любом случае выделение документов к уничтожению и работа с документами не подлежащим хранением осуществляется по установленным правилам:

Порядок уничтожения бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения

Рассмотрим более подробно порядок уничтожения бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения. Он предусматривает следующую последовательность действий:

1. Руководитель организации издает приказ, который регламентирует порядок формирования экспертной комиссии.
2. Экспертная комиссия формирует список бумаг и распределяет их по группам исходя из срока их хранения.
3. Члены экспертной комиссии и привлеченные эксперты (при их наличии) составляют акт на уничтожение бумаг, а руководитель фирмы подписывает его.
4. Бухгалтерские бумаги передаются на уничтожение в предусмотренном порядке. Способов ликвидации существует несколько. Каждая компания сама выбирает, к каким из них прибегнуть в каждом конкретном случае.
5. Экспертная комиссия фиксирует факт уничтожения бумаг в установленном законом порядке. Наличие актов, подтверждающих проведение процедуры ликвидации, позволит предприятию в будущем избежать претензий со стороны надзорных органов.

Что такое персонифицированный учет

Действующее законодательство устанавливает, что каждый работающий гражданин должен быть застрахован в системе ОПС. Это требование является общеобязательным. Без соответствующей регистрации начисление пенсионных денег не производится.

В данной системе правоотношений следует выделить следующие категории лиц:

1. Страховщик. Им выступает государственный пенсионный фонд или негосударственные организации (НПФ). Страховая пенсия формируется путем перечисления соответствующих взносов в ПФР, совокупная сумма которых конвертируется в значение индивидуального пенсионного коэффициента, отражающего объем сформированных прав.
2. Страхователь. Организация или индивидуальный предприниматель, осуществляющий перечисления страховых взносов за своих работников. Взносы не выражены в фиксированной денежной сумме, а их размер привязан к заработной плате, составляя 22% от суммы оплаты труда. Однако взносы уплачиваются не с зарплаты сотрудника, а со средств работодателя.
3. Застрахованные лица. Преимущественно, работники организаций, за которых осуществляется перечисление страховых взносов. Однако законодательство об ОПС распространяется не только на лиц, имеющих трудовые отношения с работодателями, но и на граждан, осуществляющих оказание услуг по гражданским договорам.

Инструкция – как зарегистрировать работника в системе

Обязанность по регистрации вновь принятого работника в системе пенсионного учета, если ранее он зарегистрирован не был, в полной мере лежит на работодателе, который подает соответствующие сведения в пенсионный фонд. Для этого работодателю необходимо выполнить несколько простых шагов:

1. Заполнение анкеты. Для регистрации сотрудника в системе необходимо заполнить соответствующую анкету на работника. Не допускается произвольное ее составление. Для подачи в ПФР существует специальная форма АДВ-1. В данный документ вносятся следующие сведения: ФИО; пол; дата рождения; место рождения (населенный пункт); адрес регистрации; паспортные данные; гражданство лица; контакты, по которым можно связаться с застрахованным лицом. Документ подписывается самим сотрудником.
2. Подача документов. Сведения подаются в пенсионный фонд. Кроме анкеты, подается и специальная опись по форме АДВ-6-1. В ней указывается перечень поданных документов, а также основные сведения (реквизиты) об организации-страхователе. Подача документов возможна как на бумажных носителях, так и в электронной форме. Электронные документы должны быть заверены цифровой подписью.
3. Получение подтверждения регистрации. Государственный пенсионный фонд обязан зарегистрировать лицо в системе учета в течение 5 рабочих дней. После этого в адрес страхователя приходит документ, подтверждающий регистрацию работника в данной системе. Работодатель, в свою очередь, передает его своему сотруднику, предварительно сняв копию с бумаги, которую необходимо хранить в его личном деле.

Похожие записи:

• Единые сроки уплаты налогов и сдачи деклараций с 2023 года
• В каком возрасте дети летают на самолете бесплатно?
• 2023. Изменения в сфере недвижимости, вступающие в силу в новом году