Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли ИП расплачиваться за покупки корпоративной картой». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.
Как ИП обращаться с личной и корпоративной картой, чтобы её не заблокировали
Чтобы корпоративная или личная карта не была заблокирована ИП должен хранить:
-
товарные накладные;
-
акты оказания услуг;
-
товарные и кассовые чеки;
-
приходные кассовые ордены
-
бланк, в котором отображается строгая отчетность.
В документах важно наличие реквизитов:
-
Наименования, порядкового номера, а также указание дня и времени выдачи документа.
-
Фамилия, имя, отчество предпринимателя, его ИНН.
-
Список покупок.
-
Оплаченная сумам.
-
Информация о продавце.
Какие документы нужно собирать?
Это может быть: товарная накладная, акт об оказании услуг, товарный и кассовый чеки, бланк строгой отчётности, приходный кассовый ордер и другие. Зависит от того, что вы получили — товар или услугу.
В документах должны быть реквизиты:
– наименование, порядковый номер и дата выдачи документа;
– название организации или ФИО предпринимателя, ИНН;
– весь перечень и количество услуг или товаров;
– сумма оплаты;
– должность, фамилия и инициалы продавца, его личная подпись и печать компании при наличии.
Если в кассовом чеке будет весь перечень покупок — дополнительно не нужно получать товарный чек. Пример таких чеков вы можете встретить в Ашане, Икее и других крупных магазинах. Попросите поставить печать на таком чеке — тогда он будет полноценным закрывающим документом.
После трат за границей расходы придётся подтвердить дополнительно инвойсами, слипами или квитанциями банкоматов. Бухгалтер попросит дополнительно документы с переводом на русский язык. Перевести нужно каждую строчку, но не обязательно обращаться к профессиональным лингвистическим услугам, достаточно перевести самостоятельно в гугл-переводчике.
Помимо подтверждающих документов о покупке, для бухгалтерии нужно оформлять авансовый отчёт. Это такой документ, который формируется после каждой покупки по корпкарте. Такой отчёт может быть стандартной формы или индивидуальной — можете разработать для компании.
По закону авансовый отчёт должен формировать тот сотрудник, который совершил покупку. Но на практике хороший бухгалтер сделает это самостоятельно — это будет быстрее и поможет избежать ошибок.
Из этой статьи вы узнаете:
- Как выдать деньги с расчетного счета на корпоративные нужды
- Что такое корпоративная карта организации и как она работает
- Как открыть корпоративную карту и куда об этом сообщить
- Как пользоваться корпоративной картой
- Что можно и что нельзя оплачивать корпоративной картой
- Как пополнить корпоративную карту
- Как вернуть деньги с корпоративной карты обратно на расчетный счет
- Как отчитаться в бухгалтерии за покупки и снятие наличных
- Что будет, если не подать отчет о расходах по карте
- Плюсы и минусы: корпоративная карта против налички под отчет и чековой книжки
Что нельзя оплачивать корпоративной картой
Корпоративную карту нельзя использовать со следующими целями:
- покупка товаров в личных целях;
- оплата заработной платы;
- оплата социальных платежей;
- погашение задолженности по обслуживанию расчетного счета.
Корпоративная карта — достаточно удобный инструмент, упрощающий расчеты и операции с наличными. Но при его использовании необходимо быть внимательным. Неправильное или несвоевременное подтверждение целевого использования денег может привести к санкциям вплоть до блокировки счета. Поэтому всегда сохраняйте документы, которые могут подтвердить цель платежа или снятия денег, и своевременно готовьте авансовые отчеты.
Перед оформлением корпоративной карты изучите ее подробные условия и тарифы в выбранном вами банке. Разные организации могут устанавливать свои ограничения для их использования и отдельные правила проведение расчетов. Учитывайте эти правила, чтобы избежать разногласий при оплате картой и дополнительных претензий со стороны контролирующих органов.
Корпоративная карта выпускается с привязкой к расчетному счету в банке. Ее использование от карты физического лица отличается следующими нюансами:
- Карта выпускается к действующему или отдельному расчетному счету
- Карта может быть дебетовой, кредитной или дебетовой с овердрафтом
- Картой можно оплачивать расходы бизнеса, с помощью нее можно вносить выручку и снимать наличные
- Все операции по карте должны быть подтверждены документально и отражены в авансовом отчете
- Оплачивать личные расходы корпоративной карты свободно имеют право ИП на УСН 6%
Есть ли разница между покупкой по бизнес-карте и оплатой, произведенной с расчетного счета практически нет?
По факту деньги идут с одного и того же расчетного счета, здесь разницы нет. Она есть лишь в удобстве расчетов. Дело в том, что при оплате товаров поставщику с расчетного счета вы делаете это онлайн, а бизнес-карта позволяет прийти в любой магазин и совершить в нем покупку.
Если карта именная и деньги зачисляются со счета, она все равно считается корпоративной?
Независимо от того, именная карта или нет, если она привязана к расчетному счету компании, то в любом случае будет числиться на организации, а значит будет корпоративной. Разница лишь в том, что если карта выдана конкретному сотруднику, то только он может производить по ней расчеты. На практике, конечно, оплачивать покупки могут и другие сотрудники, однако все расходы будут закреплены за тем должностным лицом, которому принадлежит карта.
Сколько можно снимать наличных по бизнес-карте ИП на УСН «доходы минус расходы», чтобы не попасть под блокировку счета по 115-ФЗ?
У банков есть такая норма. Если вы производите списание или перевод в сумме от 600 000 рублей и более за один раз, то рискуете попасть под пристальное внимание Службы финансового мониторинга банка. Если она посчитает сумму снятия или платежа несоответствующей вашему основному обороту по расчетным счетам, то может засомневаться в назначение платежа, реквизитах, получателе и прочем.
В этом случае банковская организация вправе заблокировать все движения по счетам до выяснения обстоятельств. Она запросит полный пакет документов. подтверждающих легальность происхождения денежных средств. Если вы оплачиваете партию товара, то необходимо будет предоставить контракт или договор по сделке, счет-фактуру, накладные и т.д.
За что нельзя расплачиваться бизнес-картой
Производить оплату корпоративной картой нельзя в следующих случаях:
- нельзя покупать товары в собственных целях;
- выплачивать зарплату сотрудникам;
- оплачивать социальные платежи;
- погашать задолженность по ведению расчетного счета.
Все, что вы покупаете, отражается в выписке по счету бизнес-карты, и за каждую оплату вам нужно будет предоставить отчет.
Если вы снимаете наличные, также нужно будет объясниться в письменной форме. А если вы взяли деньги с карты и не израсходовали, необходимо их возвратить бухгалтеру.
Нельзя перечислять зарплату работнику с бизнес-карты, так как потом вы не получите чек, а это будет означать, что средства потратились не на нужды организации.
Кратко о личных тратах ИП
Предприниматель может свободно изымать деньги из кассы на собственные нужды, а также без ограничений распоряжаться средствами с расчетного счета. Однако банковские комиссии за снятие наличных и переводы между счетами могут «съесть» вполне ощутимую долю прибыли индивидуального предпринимателя.
Поэтому можно наличную выручку из кассы, если она не требуется для целей бизнеса, забирать себе, а безналичную – тратить на личные нужды со счета. При расчетах банк получает информацию только о назначении платежа, но не проверяет, для каких целей ИП тратит деньги на товары или услуги. Значит, и претензий по использованию расчетного счета банк предъявить не сможет.
Если же вы обналичиваете суммы с расчетного счета, то ограничьтесь небольшими суммами: в этом случае вас не смогут заподозрить в отмывании денег или иных преступлениях, предусмотренных 115-ФЗ.
И последний совет: всегда оставляйте на карте или р/с сумму, необходимую для уплаты налогов, взносов и других обязательных платежей. В противном случае счет могут заморозить, и вы не сможете распоряжаться денежными средствами, пока не погасите все долги и не реабилитируетесь перед ФНС.
Особенности использования
Порядок использования корпоративных карт должен быть утвержден руководством компании. Поэтому рекомендуется создать положение о порядке использование корпоративных карт. Данные положения должны содержать несколько сведений:
Обратите внимание, что правила открытия и использования карточных счетов юридических лиц регламентированы законом, а именно Трудовым кодексом, Налоговым кодексом, Федеральным Законом и положениями Центробанка.
Приведем пример, при открытии карточного счета на предприятии представитель правления должен издать приказ, на основании которого определенный перечень должностных лиц будет пользоваться платежной картой по долгу службы. С данным приказом должны ознакомиться сотрудники компании, которые, в свою очередь, должны подать на имя руководства заявление на выдачу пластиковые карты для осуществления тех или иных расходов. Кроме того, бухгалтер должен вести журнал, в котором будет вести учет по приему и выдачи платежных карт тем или иным сотрудникам с указанием суммы расходов и назначением платежей.
Нельзя не отметить тот факт, что банк по итогам месяца обязан предоставлять держателям карточек отчет по движению средств, то есть по приходным и расходным операциям.
И, наконец, особое внимание обратить на то, что сотрудники компании обязаны предоставлять полный отчет о произведенных расходах. К учетным документам можно отнести накладные, кассовые чеки, товарные чеки, документы, которые будут свидетельствовать о целевом использовании денежных средств. Кстати, с платежной карты не запрещено снимать наличные единственный нюанс в том, что за использование этих средств также нужно предоставить полный отчет в виде платежных поручений, кассовых и товарных чеков. Те сотрудники, который ненадлежащим образом использовали денежные средства должны быть наказаны следующим образом, сумма средств, за которые не поступил отчет в бухгалтерию будет удержана из заработной платы сотрудника.
Комиссия за перевод денег на карту
К сожалению, некоторые банки, не желая терять деньги, вместо комиссии за снятие наличных взимают с клиента комиссию за перевод в адрес физического лица. При этом далеко не всегда из перечня этих физических лиц исключают ИП при переводе денег с р/с на свою карту, даже если карта оформлена в этом же банке.
С учетом этого советуем при выборе банка для ИП учитывать не только стоимость тарифного плана, но и размер этой комиссии. В таблице ниже мы приводим данные о комиссии за перевод на личную карту ИП по некоторым крупным банкам.
|
Банк |
Размер комиссии |
|---|---|
|
Сбербанк |
Бесплатно до 150 тысяч руб. в месяц, далее от 1% |
|
Банк ВТБ |
1% от суммы до 600 тысяч руб. в месяц, далее от 3% |
|
Россельхозбанк |
1% от суммы, но не менее 100 руб. |
|
Альфа-банк |
Бесплатно до 150 тысяч руб. в месяц, далее 1%, но не менее 100 руб. |
|
Тинькофф |
Бесплатно, ограничения по переводимым суммам зависят от тарифа |
|
Модуль-банк |
От 0,75%, минимум 90 р. |
|
Промсвязьбанк |
Бесплатно до 150 тысяч руб. в месяц, далее от 1,5% |
|
Банк Открытие |
Бесплатно до 150 тысяч руб. в месяц, далее 1% |
Можно ли привязать свою карту к расчетному счету?
Привязать личную банковскую карту к открытому счету юридического лица — невозможно.
Как физическое лицо, лично на свою карту оплату за товары, произведенные услуги получать можно, с возможность перевода денежных средств на счет ООО или ИП.
Со стороны налогового законодательства такие манипуляции не являются нарушением.
Проблемы могут возникнуть с банком, в котором происходит обслуживание карты. При выдаче банковской карты физическому лицу, в договоре указывается, что карта выдается не для ведения предпринимательской деятельности, в таком случае в одностороннем порядке банк может расторгнуть договор.
В данном видео, вы найдете для себя полезную информацию по осуществлению вывода средств из бизнеса на карту.
Ограничения по бизнес-карте для ИП и ООО
Правила использования пластика зависят от правовой формы компании и режима налогообложения. Индивидуальный предприниматель может тратить деньги с карточки на любые цели, в том числе на личные нужды. Если он применяет налоговый режим УСН «Доходы», то расходы по счетам не интересуют ФНС. К тому же коммерсант не обязан вести бухгалтерский учет.
При общей системе налогообложения или УСН «Доходы-расходы» предпринимателю нужно раздельно учитывать персональные и хозяйственные траты по карте, так как стоимость покупок личного характера не уменьшает базу при расчете налогов. Все операции по списанию средств с пластика необходимо подтверждать в ФНС документами.
ООО не может использовать корпоративные банковские карты для совершения покупок в личных целях, выдачи зарплаты или социальных пособий сотрудникам. Организация вправе оплачивать с карточки только товары и услуги, необходимые для обеспечения финансово-хозяйственной деятельности.