Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инвентаризация при смене руководителя: понятие и процедура». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обнаруженные несоответствия между реальным наличием имущества и данными бухучета фиксируются на учетных бухгалтерских счетах. При этом имущественные излишки зачисляют на результаты (для коммерческой структуры) или увеличение прибыли (для некоммерческой структуры).
Отображение итогов инвентаризационного контроля в бухучете при ротации руководящего состава
Утрату, как и порчу имущества, в рамках норм естественной убыли причисляют к прочим расходам, а сверх норм — на счет виновных нарушителей, если они известны, и на прочие расходы, когда нарушители не определены.
| Наименование операции | Используемые проводки |
| Отображение излишков имущества | ДТ 01 (10, 41,43, 50), КТ 91 |
| Отображение имущественных потерь в рамках норм убыли: | ДТ 94, КТ 10 (41, 43) — выявление потерь, списание цены утраченного имущества,
ДТ 20 (25, 26, 44), КТ 94 — списание утраты в рамках норм |
| Отображение потерь имущества сверх норм естественной прибыли, включая МПЗ, ОС и т. п. | ДТ 94, КТ 01 (10,41, 43, 50) — списание цены утраченного имущества,
ДТ 73, 76, КТ 94 — отнесение цены недостачи на счет виновных нарушителей, ДТ 50 (51, 70), КТ 73 (76) — взыскание размера потерь с виновных, ДТ 91, КТ 94 — перенос потерь имущества сверх норм на прочие расходы |
В чем заключается процедура передачи дел?
Законодательно процедура передачи дел при смене руководителя организации государственного (муниципального) учреждения не регламентирована. Как правило, учредители бюджетных (казенных, автономных) учреждений разрабатывают ее сами и утверждают внутренними локальными актами, чаще всего приказами (в которых приводят определенный перечень организационных моментов).
Как мы уже отметили, учредитель в первую очередь должен создать комиссию, которая будет контролировать передачу хранящихся у прежнего руководителя организации документов и иных ценностей.
Стороны комиссии и правопреемник руководителя должны подписать двусторонний акт, в котором отражаются все существенные моменты, связанные с деятельностью бюджетного учреждения и его прежнего руководителя, описать состояние дел, перечислить передаваемые документы и материальные ценности, в частности:
- учредительные и регистрационные документы организации;
- первичные бухгалтерские документы, в том числе свидетельства в отношении объектов недвижимого имущества, принадлежащих учреждению;
- договоры (контракты, соглашения), связанные с финансово-хозяйственной деятельностью организации;
- лицензии, оформленные на учреждение, если оно осуществляет лицензируемый вид деятельности;
- другие существенные документы, связанные с деятельностью учреждения.
Заметим, что данная процедура не является обязательной, но при возникновении спора (например, об утере каких-либо документов) будут иметься необходимые доказательства (подписанный акт передачи с описью передаваемых документов и ценностей), которые можно будет представить в суд.
Акт передачи дел составляется в произвольной форме, поскольку, как было отмечено, на законодательном уровне данная процедура не регламентирована, следовательно, и форма акта приема-передачи дел при смене руководителя организации законодательно не утверждена.
Создание инвентаризационной комиссии
Реальное наличие имущества и состояние обязательств в организации проверяет инвентаризационная комиссия (постоянно действующая). Если объем работ большой – можно создать несколько рабочих комиссий. Перечень должностных лиц, которые войдут в состав комиссии, утверждает руководитель.
Сам директор не может входить в состав созданной комиссии. Запрещено включать в нее материально-ответственных лиц для проверки активов, за хранение которых они отвечают.
Членами комиссии могут быть: работники бухгалтерской службы, экономисты, инженеры, юристы, работники технической службы и пр. Также в состав комиссии можно включить представителей независимых аудиторских организаций. Если во время инвентаризации отсутствует хоть один член комиссии (и приказом не произведена его замена) – ее результаты признаются недействительными.
В каких случаях проведение инвентаризации является обязательным?
Проведение инвентаризации в учреждениях обязательно (п. 80 СГС «Концептуальные основы»):
-
при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;
-
в случае стихийного бедствия, пожара, аварии или других чрезвычайных ситуаций, в том числе вызванных экстремальными условиями;
-
при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
-
при передаче (возврате) комплекса объектов учета (имущественного комплекса) в аренду, управление, безвозмездное пользование, хранение, а также при выкупе, продаже комплекса объектов учета (имущественного комплекса);
-
в иных случаях, предусмотренных законодательством РФ и нормативными правовыми актами РФ.
Среди основных целей, которые ставятся:
- подготовка и обеспечение проведения в назначенную дату;
- проверка правильности выведения результатов;
- выявление обоснованности предложенных зачетов по пересортице;
- вынесение предложений о порядке урегулирования недостач;
- контроль правильности информации;
- если выявлены нарушения в ходе процесса, инициация повторного осмотра.
Кроме основных целей и задач, те, кто входит в комиссию по инвентаризации, должны быть осведомлены и о других обязанностях, входящих в компетенцию проверяющих:
- инициатива о внеплановых ревизиях, в случае необходимости ложится на членов постоянной группы;
- принятие мер по обеспечению сохранности и целостности активов, также их зона ответственности;
- инструктаж работников.
Среди требований следует выделять:
- получение документации, необходимой для контроля, в том числе последних расходных и приходных бумаг;
- обеспечение точности и всей полноты внесенных данных в описи;
- проверка на наличие неточностей и ошибок перед завершением процедуры.
Перед началом работ комиссия должны выяснить, есть ли на предприятиях сигнализация или помещения под охраной, проконтролировать расположение всех сейфов и других шкафов для ценностей, узнать соответствует ли хранение материальных активов соответствующим постановлениям и законодательству.
При проведении описей обязательно вносить данные в полной мере, не допуская ошибок, опечаток или любых неточностей. В том числе следует проверить это при завершении. Также важно присутствовать на всех этапах, участвовать в подготовке итогового отчета и поставить подпись в соответствующей графе результата проверки.
Образец приказа о создании инвентаризационной комиссии
Чтобы провести контроль активов и обязательств компании, необходимо не только инициировать инвентаризацию по установленной законом форме ИНВ-22, но и отдельным распоряжением назначить проверяющих. Документ о назначении должен быть создан одновременно или незадолго до распоряжения о проведении. Он заносится в журнал в соответствии с порядковым номером. Придется прописывать, будут ли эти лица на постоянной основе осуществлять контрольные мероприятия финансово-хозяйственной деятельности или разово.
Форма данной бумаги в законодательстве не установлена, поэтому ее разработка целиком ложится на плечи компании. За основу можно взять уже готовые шаблоны, один из примеров которых мы прикрепим ниже.
Инвентаризационная комиссия, созданная на основании приказа директора, состав и порядок ее формирования законодательством практически не регулируются. В документе лишь нужно указать:
- название и форма собственности предприятия;
- порядковый номер распоряжения;
- нормативная база, в соответствии с которой назначаются ответственные;
- срок деятельности комиссии (на постоянной основе или на конкретную дату);
- список работников;
- обязанности;
- должность и инициалы лица, ответственного за исполнение;
- Ф. И. О. и подпись инициатора.
Когда документ составлен, необходимо, чтобы сотрудники с ним ознакомились и подписали. После занесения в журнал хранить в бухгалтерии вместе с распоряжением о проведении проверки.
Задачи инвентаризации основных фондов
В соответствии с законодательством в определенных случаях предприятие обязано производить пересчет своего имущества: средств и их источников. В ходе инвентаризации может быть установлено несоответствие указанного количества имущества в бухгалтерском учете предприятия фактическому наличию его на местах хранения и эксплуатации. Рассмотрим, как считаются излишки при инвентаризации основных средств, порядок отражения основных фондов, выявленных инвентаризацией.
Периодичность и последовательность инвентаризации основных фондов на предприятии закреплена в его учетной политике. Она осуществляется специально назначенной руководителем предприятия инвентаризационной комиссией. В ходе ее должны быть реализованы следующие цели:
- контроль правильности составления первичной документации по движению основных фондов;
- установление присутствия имущества организации по местам эксплуатации и хранения, а также его состояния;
- обнаружение неиспользуемых, недостающих или неучтенных объектов;
- контроль правильности определения стоимости имущества в бухгалтерском учете и отражения их в балансе организации.
Перед тем, как приступить к инвентаризации, нужно убедиться в том, что имеются:
- все регистры аналитического учета основных фондов;
- технические документы;
- документация на арендованные или взятые в аренду основные фонды.
Проводят ли инвентаризацию при смене руководителя
Можно ли выборочно проводить инвентаризацию при замене руководителя? В единичных случаях, когда ротация руководящих кадров приходится на начало года, можно. То есть бывший руководитель уволился в самом начале года, а новый в это время вступил в должность. Получается, только что прошла годовая инвентаризация, соответственно, сведения по прошлому году уже имеются. Поэтому допускается инвентаризировать только материальные запасы с денежными средствами. Вопрос №4. Можно ли вносить исправления в инвентаризационный список учитываемого имущества? Можно. Ошибку перечеркивают, рядом пишут правильный вариант, заранее оговоренный уполномоченными ответственными лицами. Затем внесенное изменение заверяют подписями члены комиссии. Только тогда исправление будет считаться действительным. Вопрос №5.
Какие документы нужны?
Инвентаризация при смене головы проводится после оформления соответствующего приказа (можно использовать форму ИНВ-22). В приказе об описи необходимо указать: место осмотра, конкретные даты, основание для проверки описи, состав комиссии.
В ходе проверки членами комиссии оформляется ряд документов, в том числе.:
-
Инвентарные списки ОС (№ ИНВ-1), нематериальных активов (№ ИНВ-1а), товаров и материальных ценностей (№ ИНВ-3) и т.д.,
-
Отчеты расчетной инвентаризации (№ ИНВ-17),
-
При обнаружении расхождений между реальным состоянием и данными бухгалтерского учета составляются сравнительные таблицы (например, № ИНВ-18 для нематериальных активов, № ИНВ-19 для ТМЦ).
Итоговым документом является «Отчет о результатах инвентаризации», который можно заполнить по форме №. ИНВ-26.
Приказ о проведении инвентаризации
Активы и обязательства организации подлежат инвентаризации (ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ).
Инвентаризация имущества и обязательств – это процесс проверки и документального подтверждения их наличия, состояния и оценки (п. 26 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н).
Инвентаризация бывает обязательной и добровольной. Проведение инвентаризации обязательно, в частности (п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н):
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
- при смене материально ответственных лиц;
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации.
Когда инвентаризация не является обязательной, случаи ее проведения, сроки, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются организацией самостоятельно (ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ). Это может быть закреплено, например, в Положении о порядке проведения инвентаризации.
Для проведения инвентаризации в организации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия (п. 2.2 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49). О том, как составить приказ о создании инвентаризационной комиссии, мы рассказывали здесь. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.
В каждом конкретном случае основанием для проведения инвентаризации является соответствующий организационно-распорядительный документ, изданный руководителем. Обычно это приказ о проведении инвентаризации. Как составить такой приказ, расскажем в нашей консультации и приведем образец заполнения соответствующей формы.
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Реорганизация учреждений преследует цель повышения их эффективности. Еще одним вариантом оптимизации деятельности учреждения может быть изменение его подведомственности.
При смене руководителя организации передача документов, до того находящихся в распоряжении предыдущего директора, — типичная процедура, проистекающая из логики корпоративных правоотношений. Как правило, речь идет об оригиналах соответствующих документов, и если предыдущий руководитель не передаст их новому — восстановить их во многих случаях крайне сложно.
Кроме того, Арбитражный суд Свердловской области в решении от 21.01.2014 № А60-34604/2013 обязал ответчика — бывшего руководителя фирмы передать вверенные ему документы новому директору организации.
Фактическое наличие денег в кассе организации определяют путем обязательного подсчета всех имеющихся в кассе банкнот и монет. При подсчете фактического наличия денежных знаков в кассе принимаются к учету все имеющиеся в ней наличные деньги, в том числе и в иностранной валюте.
Подсчет денег осуществляется в обязательном присутствии всех членов инвентаризационной комиссии и кассира. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения данных о фактических остатках денежных средств в кассе, а также правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Получившуюся в результате подсчета денежную сумму сравнивают с остатками денег по данным кассовой книги (бухгалтерской учетной программы). По итогам сравнения (сверки) комиссия может прийти к следующим выводам:
- полное соответствие фактического наличия денежных средств данным учета;
- выявление недостачи денежных средств;
- обнаружение в кассе излишка денежных средств.
Когда проводят проверку
Приказ на инвентаризацию (образец 2019 года) обычно составляют по распоряжению руководителя в плановом или внеплановом порядке. Ответственный за это главный бухгалтер либо иной работник бухгалтерии, а если он заболел или отсутствует, — лицо, уполномоченное на ведение бухгалтерской документации.
Инвентаризация обязательна в нескольких случаях (п. 27 Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н):
- перед составлением годовой отчетности;
- при смене материально ответственных лиц, в том числе связанных с передачей имущества третьим лицам;
- после чрезвычайных ситуаций — пожаров, наводнений, иных бедствий;
- при выявлении хищений или порчи имущества.
Проводят ли инвентаризацию при смене руководителя
Можно ли выборочно проводить инвентаризацию при замене руководителя? В единичных случаях, когда ротация руководящих кадров приходится на начало года, можно. То есть бывший руководитель уволился в самом начале года, а новый в это время вступил в должность. Получается, только что прошла годовая инвентаризация, соответственно, сведения по прошлому году уже имеются. Поэтому допускается инвентаризировать только материальные запасы с денежными средствами. Вопрос №4. Можно ли вносить исправления в инвентаризационный список учитываемого имущества? Можно. Ошибку перечеркивают, рядом пишут правильный вариант, заранее оговоренный уполномоченными ответственными лицами. Затем внесенное изменение заверяют подписями члены комиссии. Только тогда исправление будет считаться действительным. Вопрос №5.